办公文档处理小技巧（如何高效地管理办公文档）
办公文档处理小技巧（如何高效地管理办公文档）一、合理分类是高效的基础首先要解决的就是“做好存储”然后才能让图纸文档“好用”才能实现“好用”的目的。……对于经常要跟文件打交道的职员和团队，上述情况总都会遇到。因为现在的聊天软件，基本上都有发送文件的功能，所以，大多团队工作时，已经习惯于使用聊天工具进行文件的收发，如果文件存储位置比较随性，图纸文档因修改产生多个版本时，那么团队将会花大量的时间在查找和确认文件上。现在想的是如何将公司的图纸文档集中规范管理，以此来打破这种低效的文件管理方式，提高员工、团队乃至整个公司的效率呢？管理文档已经不能停留在简单单一文件夹存储，要用的时候再查找了。图纸文档的管理要贯穿文件的整个生命周期，在保障使用安全的情况下，让各人员能方便地使用。
规范企业图纸文档
某项目的图纸文档是否分散隐匿在各用户电脑里的众多文件中？
在每天的工作中，是否总是要花掉了三分之二的时间花了在找文件和收发文件？
匆匆出差的你是否在为忘记拷贝某些文件而懊恼？
……
对于经常要跟文件打交道的职员和团队，上述情况总都会遇到。因为现在的聊天软件，基本上都有发送文件的功能，所以，大多团队工作时，已经习惯于使用聊天工具进行文件的收发，如果文件存储位置比较随性，图纸文档因修改产生多个版本时，那么团队将会花大量的时间在查找和确认文件上。
现在想的是如何将公司的图纸文档集中规范管理，以此来打破这种低效的文件管理方式，提高员工、团队乃至整个公司的效率呢？管理文档已经不能停留在简单单一文件夹存储，要用的时候再查找了。图纸文档的管理要贯穿文件的整个生命周期，在保障使用安全的情况下，让各人员能方便地使用。
首先要解决的就是“做好存储”然后才能让图纸文档“好用”才能实现“好用”的目的。
一、合理分类是高效的基础
把我们办公的文件都集中起来存放在共同的公司平台，进行分类存档，按照不同的类别将文件存储到不同的文件夹中，分类原则：
不能只是单纯的属性类型进行分类，比如“jpg”文件夹下面存储图片文件，“doc”文件夹下面存储word文档，这种基础分类方法对于办公来说其实是低效的。
我们可以根据文档间彼此的联系和隶属关系进行分类，比如：某某部门-某时间-某项目文件夹，另外文件夹的层次最好不要超过3层，尽量扁平化，以方便后期查找。
二、高效的根本-规范的文件命名。
没有统一规范的命名，分类都难以完成。
相信在没有统一命名标准时，命名会变得很随性，即使同一个人在不同的时间段命名也会不同，为了图方便，会选择默认的文件名“文档1”“文档2”，或者胡乱敲几个字母，先存上。这只能得一时的方便，时间一长就逐渐会忘记文件的内容，你就必须一个个打开看里面的内容。所以为了以后的高效查找和使用，标准命名规范是硬性条件。
办公文档命名规则：符合行业准则 遵循逻辑性
不同的行业，有不同的命名方式，各公司也有区别。可以参考：
时间 项目 文件类型 编号/识别号/关键词。
有了这些文件属性，方便我们记忆和确认的同时还能配合高速搜索工具实现快速查找。
三、 如何才能快速地找到目标文件？
说到找文件，现在很多的图纸文档管理软件都能进行快速的查询。
图纸文档管理软件的诞生，解决我们日常办公所面临的各种文件操作问题，市面上已经有很多成熟的产品，彩虹EDM图纸文档管理软件是在企业使用较多的，所以我以彩虹EDM为例，来讲讲如何提升我们的工作效率的。
彩虹EDM的功能非常人性化的，对于图纸文档的查找，除了按名称、项目、文件类型、编号、关键词进行外，还可以通过文件大小、尺寸、作者、创建/修改时间段等进行查找。可按设定好的属性条件进行查找外，用户也可自定义搜索条件。能够大大地提高我们进行文件处理的效率。容易上手，只需要付出一定的学习时间成本，就会节省许多工作时间。
四、怎么快速分享图纸文件
彩虹EDM来管理我们的工作文件时，文件的存储，搜索，分发都能在系统中快速完成。如：彩虹EDM提供便捷文件搜索和分享功能，可以帮助我们快速地找到文件，便捷的右键文件分享机制和收发功能，实现重要文件在公司内部的快速发送和接收，同时配备有即时通讯模块，同事之间的图纸文件交流传输也变得简单了。我们再在也不用文件堆中找图纸文件，找到后再复制文件到通讯工具中完成发送。
五、实现移动快速办公
彩虹EDM把我们办公的文件都集中起来存放管理，软件部署在云端服务器时候，无论在哪办公，只要打开彩虹EDM客户端就可以使用系统里的图纸文件资料，不必再使用移动U盘做复制粘贴了。再也不怕忘记带文件情况了。给不同办公地点或出差办公的用户带来了很大的便利。同时线上即可进行工作流程办公，特别是在外地文件审核，直接线上完成，不用特地再跑公司走人工流程。
六、文件的历史版本的数据追溯
版本管理一直是图纸文件管理中的一个难题，彩虹EDM能帮助记录和管理各文件的版本信息。历史版本可做数据参考，也可重新启用。
另外，彩虹EDM可自定义预设文件模板，可方便用户创建文件。而受控的图纸文档，可调用本地应用进行编辑（有编辑权限的情况下），并实时存储于软件系统中，不必先保存在本地桌面再上传系统。
总的来说，彩虹EDM对图纸文件进行全生命周期管理，从图纸文档的收集/创建、处理/编辑修改、归档、发布回收到最后的销毁，将管理和使用整合为一体，以此提高办公效率，软件可部署在局域网也能部署在云端，高效办公的利器。
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