office中审阅怎么用（必备技能MicrosoftWord审阅功能使用攻略）

office中审阅怎么用（必备技能MicrosoftWord审阅功能使用攻略）语言功能是审阅视图中容易忽视的功能。翻译专业的学生经常借助百度翻译、有道翻译等第三方翻译软件，但Microsoft Word作为“外来”软件，其用词和语法表达更加地道，并且可以实现多语言翻译。2.1 语言审阅功能区分为校对、语言、批注、修订、更改、比较等8个大类。由于计算机软件安装和使用习惯不同，该功能区会自行增添一些功能。本文所展示的翻译功能仅为Microsoft Word中所包含的功能。2. 图文教程为了方便翻译专业的同学更好地利用翻译技术，提高翻译质量和速度，本文主要以Microsoft Word 2010为例，介绍语言、批注、修订、更改、比较这5大功能。

1. 工具简介

Microsoft Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。它最初是由Richard Brodie在1983年编写的。经过多年的发展，Microsoft Word逐步成为主流的文字处理应用，一般为预装软件，无需用户自行安装。作为Microsoft Office套件的核心程序，Microsoft Word不仅能够进行批量的文字处理，同时也能够对图片、表格等内容进行美化。目前，最常见的版本为Microsoft Word 2010和Microsoft Word 2013。

Microsoft Word拥有多样的功能，能够帮助用户进行各式各样的文字处理，常见功能如图所示：

原始功能为文件、开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图。图上其他功能可根据需要自行添加。本文主要介绍其中的审阅功能。如图2所示：

审阅功能区分为校对、语言、批注、修订、更改、比较等8个大类。由于计算机软件安装和使用习惯不同，该功能区会自行增添一些功能。本文所展示的翻译功能仅为Microsoft Word中所包含的功能。

2. 图文教程

为了方便翻译专业的同学更好地利用翻译技术，提高翻译质量和速度，本文主要以Microsoft Word 2010为例，介绍语言、批注、修订、更改、比较这5大功能。

2.1 语言

语言功能是审阅视图中容易忽视的功能。翻译专业的学生经常借助百度翻译、有道翻译等第三方翻译软件，但Microsoft Word作为“外来”软件，其用词和语法表达更加地道，并且可以实现多语言翻译。

在翻译选项下，译者可以选择翻译文档、翻译所选文字、翻译屏幕提示。由于网络限制，译者暂不能使用“翻译文档”功能，但“翻译所选文字”能够帮助译者进行词语或段落翻译，弥补了“翻译文档”功能的空缺，如图所示：

具体步骤如下：选中所要翻译的词语或段落，点击翻译，选择“翻译所选文字”选项，翻译结果将在右侧任务窗格中呈现，再点击插入或复制即可。

“翻译屏幕提示”选项能够帮助译者查看指定词汇或短语的翻译，如图所示：

具体步骤如下：在翻译选项卡下单击“翻译屏幕提示”选项（该选项颜色变为黄色，说明当前功能已启用），将鼠标放置于词汇或者短语处，电脑自动显示翻译内容。

此外，译者可以在该功能区进行语言设置，包括校对语言和语言首选项。校对语言设置主要应用于译者利用校对功能中的“拼写和语法”选项检测翻译结果是否符合目的语的使用规范。例如将校对语言设置为英语，则自动检测英语拼写和语法，如图所示。

语言首选项是对输入字体的设置，优先使用某种文字。使用者需提前在电脑设置中安装相应的语言包，如下列组图所示。

2.2 批注

批注功能可以帮助译者查看和修改一些不确定或者待定的内容。该区域共有4个按钮。“新建批注”按钮为常亮按钮，其他按钮只有在添加批注后可用。

具体操作如下：选中需要批注的内容，单击新建批注按钮（每次单击只能添加一条批注）。批注框出现后，可在其中进行添加文字、项目编号等操作。其后，译者可以根据需要利用其余按钮。如下列组图所示：

2.3 修订 更改

修订和更改功能一般搭配使用。修订功能往往用于翻译审校阶段，尤其是他人审校，更好地呈现出修改内容。审校人员单击修订按钮，进入修订模式（按钮变为黄色），之后的每处修改皆有标记。修订完毕后，再次单击修订按钮，退出该模式。如图所示：

审校人员可根据使用习惯设置不同的修订选项，具体操作如下列组图所示：

审校人员修订完成后，译者再根据修订内容修改翻译可以逐条修订，单击上一条或下一条按钮；也可接受全部修订。拒绝修订也是同理。如图所示：

2.4 比较

该功能在Microsoft Word中的使用率较低。笔者认为该功能适用于翻译审校或反思阶段，能够直观地呈现出翻译初稿和终稿的差别，快速合并多人协同文档，节省翻译时间。

比较功能包括两个功能。其一，比较文档的两个版本。首先，在文档中单击比较按钮，选择需要比对的两个文档，设置对比内容和显示位置，点击确定。生成的对比文档包括左侧的修订结果、中间的比较文档、右侧的原文档，所有任务窗格可以随意关闭，如下列组图所示：

其二，将多位作者的修订合并到同一文档中，适用于篇幅较长的文档，可以节省复制、粘贴的时间，操作方法与文档对比相同，如下列组图所示：

3. 学习心得

翻译是一项文字处理工作。在要保证翻译质量的前提下，译者也必须熟练地应对语言转化过程中的任何问题。此时，译者可以借助计算机技术，提高文字处理的速度。Microsoft Word是翻译不可缺少的工具。一方面，审阅功能能够帮助译者处理译前、译中、译后出现的各种翻译问题，帮助译者及时地反思翻译实践，提高翻译效率。另一方面，Microsoft Word为电脑预装软件，自身功能强大，学习成本极低，熟练的应用审阅等功能也能够提升译者的学习能力。

本文转自翻译学习共同体