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excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)想到至少有两种办法可以帮他实现查重的功能。条件格式突出显示重复值判断是否有重复表哥的最初想法是利用数据库进行比对查重。而数据库需要随着新记录的输入而更新,解决了一个麻烦又造出了新的,并没有帮朋友减负。这个问题一直到最近,表哥换了新公司之后,偶然发现了解决之道。

本文将涉及: 1.条件格式——用法多样。可通过设置条件,标亮符合条件的单元格 2.COUNTIF()——返回符合条件的记录个数

表哥有一位做财务工作的朋友,他的工作内容之一是登记报销单和发票。

他的公司每天业务量很大,通常每天手头的单据还没有录入完成,又来了一批新的单据。有时候如果没有做好记号,一张票可能会重复录入了两次。若是没有及时检查出来,很容易为今后造成隐患。为此,他十分苦恼。

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查重很苦恼

有何办法,不必通过后期检查,而是在前期录入时,就可以及时发现是否有重复呢?

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)(2)

判断是否有重复

表哥的最初想法是利用数据库进行比对查重。而数据库需要随着新记录的输入而更新,解决了一个麻烦又造出了新的,并没有帮朋友减负。

这个问题一直到最近,表哥换了新公司之后,偶然发现了解决之道。

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)(3)

条件格式突出显示重复值

想到至少有两种办法可以帮他实现查重的功能。

一是使用条件格式,二是使用公式。

方法一:条件格式中的突出显示重复值

第1步:选中待查重整列。在"开始"菜单栏中,有一项"条件格式"功能按钮;选中弹出下拉菜单,选中"突出显示单元格规则";在右侧弹出菜单选择"重复值";

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)(4)

条件格式突出显示重复值

第2步:保持默认设置——选择"重复",单击确定;

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)(5)

确认之后,如果确实有重复值,则会被标亮;

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)(6)

条件格式突出显示重复值

如上图,序号2与序号8的报销凭证号有重复,说明录入有重,财务可据此再进一步查明是否需要被删除重复项目。

举一反三,除了报销凭证号码外,其他具备唯一性的列也可按照此法查重。

表哥Tips:

(1)多列查重时,注意要一列一列,进行设置。否则会被系统认为是多列之间进行检查,而不是某一列内进行检查;

(2)尽管此功能不会增加文件大小,但会影响到文件打开与计算速度,故不宜设置多列,仅选择具备关键字的列进行设置即可。

由于使用条件格式查重,每一条都要与其他进行比对。

若目前有N条记录 每次插入/删除/保存等操作都会进行查重运算,运算次数为N×N,且随着记录的增加,运算次数会呈指数增加,严重影响文件的运行速度。

(尤其在使用筛选时,仅3000条记录就能卡到哭)。

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因此表哥建议将其改为公式与条件格式结合使用的办法。

具体思路如下:

第1步:加一列辅助列,使用公式判断是否重复

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公式与条件格式标色结合查重

加辅助列G列,以单元格G2为例,公式为

G2=IF(COUNTIF(C:C C2)>1 "重复" "ok")

G2= IF(COUNTIF(C:C C2)>=2 "重复" "ok")

在实际操作中,无论是新输入或是以前的记录,但凡C列的号码有重复项,COUNTIF函数的结果至少等于2(公式一中所以使用大于1,是为了少写一个等号,表哥偷个懒哈)

第2步:设置条件格式,如果辅助列提示重复则标亮

选中单元格G2,进入条件格式设置如下:

excel数据重复值检查方法(人工肉眼检查Excel重复值)(9)

条件格式特定文本标色

最后单击确认;

第3步:以G2单元格为首行,下拉填充,不但复制了公式,同时复制了条件格式。

之后每次输入时,检查辅助列是否被标红,就可知是否有重复项了。

表哥Tips:

由于公式的计算速度超过条件格式,因此使用公式代替条件格式判断,效率会高很多。

你学会了吗?

如果你觉得方法还不错,请分享给更多的人看到。

这是对表哥的肯定与鼓励,谢谢↖(^ω^)↗

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