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企业档案管理知识(你了解如何做好企业档案管理吗)

企业档案管理知识(你了解如何做好企业档案管理吗)(2)浏览正文但也有一些标题不能正确表达文件的中心内容,所以,标题不能作为分类标引的唯一根据。档案分类标引的程序一般分为以下几个阶段:(1)分析标题文件的标题是作者对文件中心内容的概括,一般都能够正确地反映文件的内容和性质。仔细、认真地研究标题对于分类标引有很大的作用。

在档案管理工作表中,我们经常听到“分类标引”这样的表述。那么,什么是档案的分类标引?如何做好档案的分类标引?这两个问题,你了解吗?

企业档案管理知识(你了解如何做好企业档案管理吗)(1)

从狭义上来看,分类标引是指对主题分析的结果赋予信息资源相应的类号,和相关的辅助号码而形成分类检索标识的过程,也就是将主题概念转化为分类检索语言的过程,不包括对主题的分析。

而广义上的分类标引,则包含了对主题进行分析,并将分析结果转化为分类检索语言的过程。

概括地说,分类标引工作是对信息资源进行分类组织的基础,对于档案的开发利用具有重要意义。

档案分类标引的程序一般分为以下几个阶段:

(1)分析标题

文件的标题是作者对文件中心内容的概括,一般都能够正确地反映文件的内容和性质。仔细、认真地研究标题对于分类标引有很大的作用。

但也有一些标题不能正确表达文件的中心内容,所以,标题不能作为分类标引的唯一根据。

(2)浏览正文

就是将正文粗略地浏览一遍,目的在于了解撰写目的、中心内容,确定文件论述和研究的主题,判断应归入什么类目,提供哪些检索途径。

(3)查阅文件版头和附加标记

党政机关的正式文件都有固定的版头,标明作者、收文机关、文件字号、时间、密级等,有助于明确文件的具体内容、使用范围及参考价值。

(4)归类

根据文件分析确定的主题,查阅分类表,找到与其确切相符的类目,标引分类号。

(5)审校

复核文件分类标引是否正确。它是保证标引质量的措施,一般不许采用抽样的方法。

标引人员所掌握的知识是有限的,不可能掌握各个职能部门的所有工作情况,因此,在档案分类时,往往会遇到有些不懂或一个人无法解决的情况,这就要通过查找工具书,集体讨论或请教专家的办法来解决。

总之,标引人员要善于学习,在分类工作中要不断总结经验,探索科学方法,逐步地熟悉标引规则。

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