时间四象限矩阵（你了解的时间四象限矩阵）
时间四象限矩阵（你了解的时间四象限矩阵）2.三四象限划分存在的意义不明显一件事具体怎样算是重要？怎样算是不重要？什么程度算紧急？什么程度算不紧急？划分的界限很模糊，无法量化，导致在做分类的时候就要耗费大量精力，无法快速进行确认。时间管理四象限法则，又名时间管理优先矩阵、要事第一法则、艾森豪威尔法则等。核心内容是将事项按重要和紧急程度划分为四个象限，然后按照顺序来处理。大部分的文章会对四象限的划分进行说明。但经过多年的实践，我发现这个理论在实践中存在两个问题：1.难以快速确认事情的重要和紧急与否
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四象限矩阵存在哪些问题？
时间管理四象限法则，又名时间管理优先矩阵、要事第一法则、艾森豪威尔法则等。核心内容是将事项按重要和紧急程度划分为四个象限，然后按照顺序来处理。
大部分的文章会对四象限的划分进行说明。但经过多年的实践，我发现这个理论在实践中存在两个问题：
1.难以快速确认事情的重要和紧急与否
一件事具体怎样算是重要？怎样算是不重要？什么程度算紧急？什么程度算不紧急？划分的界限很模糊，无法量化，导致在做分类的时候就要耗费大量精力，无法快速进行确认。
2.三四象限划分存在的意义不明显
按照四象限原则，第四象限的事情是一定要避免去做，第三象限的事情是要委派给别人去做。那么第四象限存在的意义是什么？第三象限的事情我没人可以指派该怎么办？
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这些问题是怎么造成的？
为了搞清楚这两个问题，我从这个理论的源头入手，通过维基百科、百度百科、MBA智库、知乎等网站，查询关于时间管理四象限、《高效能人士的七个习惯》、史蒂芬·柯维、艾森豪威尔的资料。
最后我得出的结论是，现在的四象限理论在传播过程中出现了曲解，已经偏离了原来的核心本质。
具体有两点：
1.这个法则并不是艾森豪威尔本人提出来的，与原话存在偏差。
根据维基百科资料显示，1954年，德怀特·D·艾森豪威尔（Dwight D. Eisenhower）参观了位于伊利诺伊州埃文斯顿的西北大学校园，并在第二届世界教会理事会大会上致辞。他说了一句格言，但他将这句格言归因于一位未命名的“前大学校长”。原文如下：
我用机器翻译了一下：
现在，我的这次聚会的朋友们，我们可以希望从您与我们的合作中学到另一件事。我通过引用一位前大学校长的话来说明这一点，我可以像他那样理解他发言的原因。我相信米勒校长也可以。
校长说：“我有两个问题，紧急和重要。紧急不重要，重要不紧急。”
我认为，这代表了现代人的两难境地。您在这里可以将重要的事情摆在我们面前，甚至可能使重要的事情变得紧迫。您可以增强我们的信念，即善意的人们可以共同解决他们面临的问题。
从这段话里可以看到，重要和紧急的说法是艾森豪威尔引自美国西北大学的一位不知名的前校长，但后面在传播的过程中逐渐演变成了是引自艾森豪威尔本人了。
原话里面只提到了两个问题，紧急的事和重要的事，而且强调紧急的事情不重要，重要的事情不紧急，而不是四类问题。
2.史蒂芬·柯维的四象限并没有强调任务划分
史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》这本书里面，确实提到了四象限，但他的目的是强调要事第一的原则，而不是强调把任务划分到四个象限。
原书第178页提到，高效能人士总是避免三四象限事宜，通过在二象限投入更多时间减少第一象限事宜的数量。
第179页，强调偏重第二象限事务。
原书的目的是让我们重视要事第一的原则，而不是花大量的精力去区分事情所属的象限。
但因为书没有给出具体的执行步骤，所以很多人在将事情划分了四象限后，具体操作上就会遇到很多问题。
通过上面两点我们可以看到，艾森豪威尔引用了两个概念，重要的事情不紧急，紧急的事情不重要。而史蒂芬·柯维强调重要而不紧急的事情，但到了具体执行层面，以及怎么处理和琐碎事宜的关系上，都没有给出可执行的步骤。
当事情比较少的时候这个原则执行没有太大问题。但一旦事情增多了，就会出现两个极端情况，一种只处理重要的，而不顾紧急的，到最后还是不得不去处理，另一种是只处理紧急的，而不想做重要的，因为重要的事情往往见效慢，难以起到激励的作用，时间久了就会产生抵触情绪，重要的事情反而越来越多。
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四象限矩阵的改进和实践
经过摸索之后，我总结了一套可执行的方法，具体步骤如下：
1.简化分类，快速确定事情属性
为了快速的定义事项性质，按照艾森豪威尔引用的法则，在四象限的基础上我做了简化，只留下重要和不重要。一件事要么是重要的，要么是不重要的。
那么怎么区分重要和不重要呢，区分的原则我称之为百次原则：即假设你把这件事做一百次，对你的人有没有帮助，个人会不会成长？
- 写一百篇时间管理的文章？对我而言这是我的兴趣爱好，所以我认为是重要的事情。
- 交一百次电费？对我没有任何帮助，只是必须做而已。
- 报销一百次电话费？对我同样没有帮助，只是一个例行的工作。
- 一百次阅读书籍？读书肯定对我有帮助，所以我也认为是重要的事情。
- 处理一百次工作上的问题？根据实际情况分开来看，如果这个工作正好能给你带来提升，那就是重要的事情，反之则是不重要的事情。
2.安排计划，以周为维度来制定计划
在各类事情进行了重要和不重要的区分之后，就要对这些事情进行计划安排。
我想提一个大家耳熟能详的理论，学名帕累托原则，又名8020原则。我们生活中面对的事情也是这样，你会发现80%的事情都是不重要的，而那剩下的20%的事情才是重要的。
我们要做的，就是合理安排这80%不重要的事情，从而创造出更多的时间投入到20%重要的事情上。
具体安排的时候，对于不重要的事情，很多人会提到委派原则，即让别人去做。我非常反对这一条，一是因为大多数人没有能力去把这些事情安排给别人去做，二是大家都互相委派，这事还有人做么？最好的方法还是在自己身上下功夫。
首先，以周为维度来计划事项，这样的好处是有足够的时间应对突发情况，每周我在日历上只安排了40%左右的时间，剩下的60%的时间没有安排计划，就是用来应对突发情况和临时调整。
然后，在你精力较好的整块时间里处理重要的事情。我整块的时间一般是早上6点到7点，晚上8点到9点。
其他时间段只要出现整块时间，就优先处理重要的事情。
最后，剩余的时间以及碎片时间处理不重要的事情。
3.执行处理，以天为维度进行调整
计划安排妥当了以后，就该具体去做这些事情了。
按计划执行的目的是为了将干扰减到最低，从而提高事情的完成机率。
尽量按照制定好的计划去执行，不要轻易去修改日历上的安排，因为这都是你站在一周的视角上，花了时间和精力制定的计划，调整就意味着你得再花额外的时间和精力。
兰迪波许教授在弗吉尼亚大学关于时间管理的讲座中提到一个概念，每张纸仅碰一次，意思指的就是待办清单上的事情，最好只碰一次就完成它。
但计划被打乱是常有的事，那么该怎样应对？
首先从心态上要坦然面对这种变化，同时为了减少变化带来的不利影响，在制定计划的时候，将截止日期提前，一般提前7-10天甚至更早，给自己留足时间调整。
比如车辆年检我一般会提前两个月提醒，如果在计划日期的那一天计划被打乱，我就调整到那一周的某一天，或者干脆下一周。
这样我的计划从一周或者一个月的角度来看，仍然还是在按计划执行中。
需要注意的是，调整的日期最好还是在本周范围内，特殊情况可以推迟到下一周，但尽量不要出现再次调整的情况，因为一个任务推迟多次而完不成会给人带来强烈的挫败感。
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写在最后
通过以上方法，相信你对一周内自己能完成的任务，以及哪些时间自己可以掌控，哪些时间自己不能掌控，都会有一个整体而清晰的认识。
重要的事情和不重要的事情你都能从容应对，你对时间的感觉以及自身执行力的信心就会越来越强。
朋友你可以尝试上面的方法，看看对自己有没有效果，欢迎与我沟通探讨。
参考资料：
1.维基百科：时间管理
https://zh.wikipedia.org/wiki/时间管理
2.维基百科：德怀特·艾森豪威尔
https://zh.wikipedia.org/wiki/德怀特·艾森豪威尔
3.维基百科：史蒂芬·柯维
https://zh.wikipedia.org/wiki/史蒂芬·柯维
4.维基百科：《高效能人士的七个习惯》
https://en.wanweibaike.com/wiki-The Seven Habits of Highly Effective People
5.考究名言出处网站：艾森豪威尔什么时候说过重要和紧急
https://quoteinvestigator.com/2014/05/09/urgent/
6. MBA智库：时间“四象限”法则
https://wiki.mbalib.com/wiki/时间“四象限”法
7.知乎：时间四象限
https://www.zhihu.com/search?q=时间管理四象限&utm_content=search_suggestion&type=content
8.腾讯视频：兰迪·波许教授的最后一课
https://v.qq.com/detail/3/3nblj0i3uzlfcm2.html
