公文写作的格式基本要求（公文写作理论基础）

公文写作的格式基本要求（公文写作理论基础）有几种特定公文，标志略有不同:信函只标发文机关全称或规范化简称，命令(令)为发文机关全称加“命令”或“令”，纪要标志由“xxxx纪要”组成。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。级一般顶格编排在版心左上角第二行的位置，保密期限标注于密级之后，其间用黑色体五角星隔开，如“机密★1年”。密级和保密期限一般使用3号黑体字。《党政机关公文处理工作条例》规定，需紧急送达和办理的公文，应注明紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”和“加急”，紧急电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度应顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

党政机关公文一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等20项要素。《党政机关公文格式》国家标准将公文版心内的格式要素划分为版头、主体和版记三部分。本文主要介绍版头格式。

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，约占全页的1/3。上报的公文，版头约占1/2，上端留空较多，为的是便于上级机关领导人签批意见。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素，在发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线将版头与主体分隔开来。

(1)份号

为了便于对保密公文进行登记、查询和归档，须将印制若干份的同一公文依次编号，叫作份数序号，简称份号。《党政机关公文处理工作条例》规定，涉密公文应标明份号。份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行的位置。

(2)密级和保密期限

《党政机关公文处理工作条例》规定，涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

级一般顶格编排在版心左上角第二行的位置，保密期限标注于密级之后，其间用黑色体五角星隔开，如“机密★1年”。密级和保密期限一般使用3号黑体字。

(3)紧急程度

《党政机关公文处理工作条例》规定，需紧急送达和办理的公文，应注明紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”和“加急”，紧急电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

紧急程度应顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(4)发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

有几种特定公文，标志略有不同:信函只标发文机关全称或规范化简称，命令(令)为发文机关全称加“命令”或“令”，纪要标志由“xxxx纪要”组成。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

(5)发文字号

发文字号又称文号，是制发机关按顺序编列的公文代号，主要作用是便于统计、查询和引用。发文字号由机关代字、年份、发文顺序号三部分组成。如“京政[2013]14号”，“京政”是北京市人民政府的机关代字，[2013]”是年份14号”是发文顺序号

除标注签发人的情况外，通常文号应编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，只标明主办机关的发文字号。

编制发文字号应注意以下几点:一是机关代字要规范，尽量选用能反映职能特征且与本地区其他机关不相重复的代字，长期固定使用，字数不宜过多;二是机关代字、年份、序号三者顺序不可随意更换;三是年份不能省写，六角括号不要写成圆括号或中括号，年份、序号应使用阿拉伯数字，序号不编虚位(如1不编为001)，不加“第”字。如“(2012]经46号”x教成广字(12)第055号都与上述规范要求不相符合。

(6)签发人

签发人是指审阅核准并签发公文的机关负责人。《党政机关公文处理工作条例》规定，上行文应当标注签发人的姓名。在上行文中注明签发人，是为了督促各级领导严肃地履行职责，确保公文质量，同时也为直接联系工作，迅速有效地询答问题提供方便。

标注方法是由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。为使文面显得对称，发文字号应移至红色反线左上相应位置(前空一字)。

如果是联合发文，需标注多个会签人姓名，应将主办机关签发人置于最上，再按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐最后一个会签人姓名与发文字县对齐。