如何做好业务汇报：如何做业务进展汇报
如何做好业务汇报：如何做业务进展汇报Made by Helen是不是感觉上面说得很清楚？但实际的开始是这样的。不就是开个会嘛，应该没问题，以前经常开。一张纸画画写写理清思路大概要介绍成就、过去的行动，未来的计划。尽量在一页上汇总所有汇报内容。一些指标数字可以插入EXCEL。这个习惯好像是受制作简历影响，以为一页制作很完美。01目的与背景这次汇报大概会有25个STAKEHOLDERS到场，02从初稿到修改后
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你会经常进行业务汇报吗？对于毕业就进入外企的海伦来说，一直以来都是利用模板汇报。外企一般在GLOGAL端会要求统一的公司幻灯片格式，LOGO或者颜色。在公司待久了，自然也就了解这些汇报格式、习惯与要求，更重要是汇报的内容与角度也心理清楚。
但是到了新公司，有些模板类就开始不适用，需要自己制作。周汇报相对简单，也比较随意。但是月汇报有亚太的老板们在场，无论是PPT的格式，还是内容，特别是其中的逻辑都要想得周到，否则一点漏洞一旦被各个与会者各种问，就没有办法收场了。
中国的同事习惯在会上只谈合与信息类内容，尽量避免针锋相对或者激烈的讨论，只要私下商量好能解决问题即可，但是国外同事的风格却迥然不同，只要他们看到了疑问点，张嘴就问。所以做好充分的准备是非常必要的。
01目的与背景
这次汇报大概会有25个STAKEHOLDERS到场，
- 给我时间为15分钟，尽量把PPT演示控制在10分钟以内，5分钟问答时间。如果一张PPT为1分钟左右，那么10分钟大概需要5-6张PPT.
- 演示目的是使STAKEHOLDER了解团队介入的两个月内帮助他们完成指标的程度；使他们了解这些指标是如何提高的、哪些因素是可实现短期目标（QUICK-WIN）的？哪些需要长期解决的，需要他们接下来做的？中长期沟通计划未来的更长久、更深度的战略，谁来掌舵。
02从初稿到修改后
是不是感觉上面说得很清楚？但实际的开始是这样的。不就是开个会嘛，应该没问题，以前经常开。一张纸画画写写理清思路大概要介绍成就、过去的行动，未来的计划。尽量在一页上汇总所有汇报内容。一些指标数字可以插入EXCEL。这个习惯好像是受制作简历影响，以为一页制作很完美。
Made by Helen
起初的设想就是这样一页，四个维度，每个维度再具体介绍，但是后来感觉它过于死板，而且左右的分项输入过多内容时，扇形的大小会发生不规则改变。所以变成了下面这样的。
Made by Helen
这样逻辑是自上而下，所办事项有先有后，呈现一定逻辑关系。实际中两边的内容要比上面示例多，正好铺满两边。每一个维度都插入了一个带有具体数据的EXCEL进行进一步讲解。结果与一位新加坡同事探讨后变成这样的：
同事: 这一页里信息太多，看不出层次，一般人可能习惯从左看到右，开始端在哪啊?
我: 按照中间关系chart从上往下啊。
同事: 你要不用ANIMATION，让开头先出来，让内容随着你的present一点点出来。你介不介意我帮你改改。
我: 可以。
同事: 你的那个plan哪里去了？
我: 在inserted Excel里，我习惯性用one page凝练并呈现所有内容。
同事: 我以前也用one page，但是不行，一是字数太多，密密麻麻的，听众觉无头续感，二是一共就15分钟，搞不好leadership要提问，估计你只有10分钟，Excel打不开，打得慢怎么办。而且大家都看PPT去了，就不听你present了。
同事: 我要不要跟XX说每月会上给你留10分钟。
我: 我可以先观察一下，经过俩月的整合，问题不大了。
同事: 不一定每个月都有大事，但是秀出平稳数据也是必要的，如果基本没有challenge和new things，数据为0，那也要明明白白写出来，这代表你关注了。
同事: 你的PPT上为何写上" objective reasons" ，这个objective看起来很奇怪哦。
我: 这是抛开主观原因，解决客观问题嘛。
同事: 英语里很少这么说，大家会自己判断那是主观原因还是客观原因。而且你其它的wording需要再改一下，XX可以不要，有些可以细一点，简洁一点，短语短句，
比如XX。这句话如果是我的话，我会这么说: "我与所有XX开会培训了"。因为对方会challenge你说: 哪有看到什么会。我这么写，再兜一句"希望你们配合参加"，潜台词是你没来参加开会与培训是你的事。
修改后一张PPT变成了五张、加主页共六张，按照上面介绍的逻辑，将内容重点呈现出来，更改后的PPT内容更具体饱满、更有逻辑性、呈现效果更加突出。顺序变更如下：
Achievement &Results
（成就一定是第一位，会上重点报喜，问题弱化）
KeyContributors
Successful Case
LONG-TERM
Challenges/Holistuc Plan
Regular Meeting (Monthly/Weekly)
一张过去Action的Overview，其实也是第一、二、三页的汇总。几句带过，无需赘述。未来需要大家从战略层面思考与着手的事。
上面的PPT从第一页变成了倒数第二页 (逻辑顺序)并设置了动画，（逻辑重点）而且弧形右边的内容分别使用一个矩形轮廓以突出重点。（视觉突出）
加了自上而下的动画和文字边框
对于主题突出，此处再举一个例子，是从网上搜集的模板。一是为了按逻辑分类，另外是每个主题都用这种一个框一个框圈起来并设有背景，以便突出重点。
03演练演示
写完了PPT，可以准备直接上场了吧？这是不可能的。提前练习很重要，演练一遍，大概每页要说多长时间、说什么，需要写在一张纸上，特别是英语演示，写在纸上的优势，一是演说思维更加清晰顺畅，二是减少“嗯……啊……这样的口头禅”，这样说出的每句都是有效规范的一句。演示的言语逻辑要与PPT的逻辑相匹配.
其次、要以一位观众的角度，询问自己几个问题，如何回答，需要什么资料信息补充，如果信息不明确需要立马查询写下来。
最后，将PPT最终版给组织者分享一份，自己备一份，以便正式演说时一个人的电脑突然不好用。
04正式上场
若是准备充分，正式演说问题不会太大，但需要灵机应变。若是演说期间有人问的问题回答不上，可以说：it is a good question. Thanks but I have no knowledge of it. Let me check and go back you offline.以上就是演说的全套准备。两个能力需要培养与练习——PPT制作和PRESENTATION的能力。
技术是为视觉呈现
能力是为语言呈现
思维逻辑是呈现的灵魂与根基。
