excel数据分析自学：自学Excel之92数据有效性

excel数据分析自学：自学Excel之92数据有效性2、出错警告：设置“输入信息”后，选中单元格便会出现设置的输入提示信息。选择“输入信息”选项卡，在“标题”下面的文本框中输入提示信息的标题，在“输入信息”下面的文本框中输入提示信息的内容；例如：A1单元格设置了只能输入20至60之间的整数（年龄），标题输入“年龄”，提示内容输入“请输入正确年龄（20至60之间）”。设置完成后单击【确定】按钮。

二、设置输入信息和出错警告：

1、输入信息：

可以对设置了数据有效性的单元格预先设置提示信息，以提示应该输入符合什么条件的内容。

选中要设置输入信息的单元格或单元格区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的【数据验证】下拉按钮，在下拉菜单中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框；

选择“输入信息”选项卡，在“标题”下面的文本框中输入提示信息的标题，在“输入信息”下面的文本框中输入提示信息的内容；

例如：A1单元格设置了只能输入20至60之间的整数（年龄），标题输入“年龄”，提示内容输入“请输入正确年龄（20至60之间）”。

设置完成后单击【确定】按钮。

设置“输入信息”后，选中单元格便会出现设置的输入提示信息。

2、出错警告：

在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的内容，会弹出警告信息，以提示输入错误的原因。

选中要设置出错警告的单元格或单元格区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的【数据验证】下拉按钮，在下拉菜单中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框；

选择“出错警告”选项卡，在“标题”下面的文本框中输入警告信息的标题，在“错误信息”下面的文本框中输入错误信息的内容；

例如：标题输入“年龄输入错误”，错误作息内容输入“应该输入20至60之间的整数”。

点击“样式”后面的下拉按钮，选择一种样式（一般选择“停止”）；

“停止”样式表示禁止非法数据的输入、“警告”样式允许选择是否输入非法数据、“信息” 样式仅对输入的非法数据进行提示。

设置完成后单击【确定】按钮。

设置“出错警告”后，在单元格内输入非法数据时便会弹出“出错警告”提示框。

三、删除数据有效性：

选中要删除数据有效性的单元格或单元格区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的【数据验证】下拉按钮，在下拉菜单中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框；

单击【全部清除】按钮，即可删除已设置的数据有效性，包括输入信息和出错警告；

完成后单击【确定】按钮保存设置。

如果仅设置了数据有效性，未设置输入信息和出错警告时，可以在“允许”下拉列表中选择“任何值”，点击【确定】按钮来删除数据有效性。

四、圈释无效数据：

数据有效性可以限制错误数据录入，但不能阻止错误数据被复制粘贴。对于错误数据的检查， 可以采用圈释无效数据的方法。

选中要检查数据的单元格或单元格区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的【数据验证】下拉按钮，在下拉菜单中选择“圈释无效数据”选项，不符合条件的错误数据立即被圈释出来。

例如：在单元格A1至A8中设置了只能输入20至60之间的整数，但是通过复制粘贴了错误的数据，利用圈释无效数据的方法，可以快速找到不符合条件的数据。

单击“数据”选项卡“数据工具”组中的【数据验证】下拉按钮，在下拉菜单中选择“清除验证标识圈”选项，即可删除错误数据上面的标识圈。

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