档案工作中的电子档案怎么做（档案知识之档案篇）
档案工作中的电子档案怎么做（档案知识之档案篇）（二）要遵循科技档案的自然形成规律集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部，科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理，而不能分散保存在各业务技术部门，这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础。集中统一管理，是做好科技档案收集工作的根本指导原则，也是检验科技档案收集工作的首要标准。档案管理基层档案部门在进行科技档案的收集时，应该注意以下几个问题：（一）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则
编辑：胥伟档案
科技档案的收集，就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和社会具有保存和利用价值的科技文件资料集中到档案部门的工作。它是整个科技档案管理工作的基础。
科技档案的收集工作包括：基层档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作。
一、科技档案收集工作的要求
档案管理
基层档案部门在进行科技档案的收集时，应该注意以下几个问题：
（一）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则
集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部，科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理，而不能分散保存在各业务技术部门，这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础。集中统一管理，是做好科技档案收集工作的根本指导原则，也是检验科技档案收集工作的首要标准。
（二）要遵循科技档案的自然形成规律
科技档案是在各项科技、生产活动中，伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。而科技档案的收集工作是一个承前启后的环节，对于基层科技档案部门的收集和接收归档来说，它衔接着科技、生产活动和科技档案工作活动，因此各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研生产建设活动的规律，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能既做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用。
（三）要保证科技档案的完整、准确
完整、准确，是保证科技档案质量的关键。不完整，特别是不准确的科技档案，其价值不仅会大打折扣，而且在许多情况下，会影响其凭证、查考作用的发挥，有时甚至会起相反的作用，给工作造成损失。所以，科技档案的收集工作，必须高度重视科技档案的完整性和准确性。这是保证科技档案收集的关键。
二、基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施
档案管理
基层档案部门开展科技档案收集工作时，应注意掌握以下方法和措施：
（一）按照归档制度的规定接收科技文件材料归档
按照本单位归档制度的有关规定，接收科技文件材料归档，是基层档案部门收集科技档案的基本方法。科技业务部门在一项科技活动结束或告一段落后，应按照科技程序和归档制度的有关规定，对科技文件进行科学筛选和系统整理，并向档案部门归档。档案部门要对归档的材料进行认真清点，核实无误，再办理交接手续。这是正常情况下，科技档案的收集形式和主要方法。
（二）纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法
经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是科技人员的职责。因为科技文件材料是在科技活动中形成的，是科技活动成果的组成部分，所以科技业务部门以及科技人员对形成和积累科技文件材料有着不可推卸的责任。
首先，要把科技文件材料的形成积累、整理、归档工作纳入本单位的相关管理制度，实行“三纳入”管理。即把科技文件的形成积累工作纳入科技工作程序；纳入科技部门的工作计划；纳入科技人员的职责范围。这是被实践证明，行之有效的管理方法。纳入科技工作程序，就是在相关的科技管理制度中，明确规定每一阶段应形成和积累的科技文件的名称，从管理制度上予以规定；纳入科技工作计划，要求科技文件的形成与积累工作和科技生产活动同步进行；纳入有关人员的职责范围，要求把科技文件的形成与积累纳入有关科技人员及管理人员的岗位责任制，并与考核职责挂钩，从而把搞好档案工作变成科技业务部门和科技人员的自觉行动，使其尽职尽责地把好档案文件材料的收集和质量关口。
其次，是把科技文件材料的形成、积累、整理、归档和归档后的修改补充工作纳入科研、生产、建设等计划。这样，才能实现科技文件材料跟踪收集，避免遗漏；纳入有关计划可使科技档案工作任务目标明确，完成有保证。
各单位除了将科技档案收集工作纳入计划管理，还要实行多种方式相结合的收集方式。
1.接收归档与现场收集相结合。基层档案部门的收集工作，主要是通过接收科技文件材料归档实现的。为了保证科技档案的完整、系统，档案部门还应深入有关部门，深入到工地现场、竣工验收现场收集等。
2.随时收集和集中收集相结合。档案收集同日常工作相配合，随时发现问题，随时进行收集，这种收集方式及时、灵活、简便。
3.对内收集和对外收集相结合。一个单位的科技档案部门，不仅要做好本单位内部科技文件的收集工作，而且当某些涉及到外单位的科技文件不够齐全完整时，还应做好对外收集工作。
（三）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集
科技档案及其前身科技文件，总的说来，是在科技业务部门的科技、生产活动中产生的。因此，科技档案的收集方向是明确的。但是，科技、生产活动是按照专业分别进行的，每个专业内的科技、生产活动又是按照项目在一定的责任分工的基础上进行的。为了建立有效的收集工作，档案部门应该确定明确、具体的收集渠道，并切实保证收集渠道的畅通。对每条收集渠道进行定向、定内容的收集工作。
（四）抓住重要环节和关键阶段进行收集
在科技、生产活动中，科技文件是按照一定的科学程序，有规律地形成的。档案部门应该掌握科技、生产活动的规律，抓住重要的环节和关键的阶段，不失时机地做好收集工作。各单位应明确规定档案部门参加有关生产技术会议和产品试制、鉴定、验收会议，科研成果或技改项目鉴定验收会议，设备开箱验收，基建工程竣工验收等活动。
1.对于产品档案的收集工作，关键要抓住样机鉴定阶段，抓住产品小批试制鉴定或产品定型阶段。
2.对于工程设计档案的收集工作，关键要抓好初步设计完成阶段，抓住设计结束和总结阶段。
3.对于基建档案的收集工作，关键要抓住工程竣工验收阶段。
4.对于设备档案的收集工作，关键要抓住设备开箱验收、安装和调试完毕阶段。
5.对于科研档案的收集工作，关键要抓住年度总结和成果鉴定阶段。
目前，一些企、事业单位结合IS09000系列质量体系认证工作，控制科技文件的流向，这对于科技档案的收集工作也起到了积极的促进作用。
总之，对于科技档案收集的方法和措施，需要档案工作者根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的正常使用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到档案部门，实现科技档案的集中统一管理。
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