程序文件四个层级（浅谈程序文件的多和少）

程序文件四个层级（浅谈程序文件的多和少）比如报表的建立。一种情况是公司将所有的经营活动事无巨细全部定义在程序文件中。程序文件的编制有两种极端。一种是公司就写的大概，大致的程序文件。这种情况下，很容易会出现不符合某个体系的要求或者不满足客户的要求，导致的的结果呢是拿不到体系或者客户的认证，进而影响公司的业务。

公司的程序文件是越多越好呢，还是越少越好。我们来浅谈一下。

什么是程序文件。

一般情况下，从外而言，程序文件是符合某种体系或者客户的要求建立的。

从内而言，为了标准化和规范公司的经营活动而设立的。

所以，无论如何，对于一个成熟的企业，程序文件是必须的。

程序文件的两种极端

程序文件的编制有两种极端。

一种是公司就写的大概，大致的程序文件。

这种情况下，很容易会出现不符合某个体系的要求或者不满足客户的要求，导致的的结果呢是拿不到体系或者客户的认证，进而影响公司的业务。

一种情况是公司将所有的经营活动事无巨细全部定义在程序文件中。

比如报表的建立。

这种情况下，一般不会出现体系认证机构或者客户处的质问了。

但是会对企业的运营带来一定的负担。

1）程序文件的运行要求留存必要的记录和追溯。

2）程序文件的执行难度越来越高！

3）程序文件的维护成本会升高。

4）很大程度限制了公司的灵活性。

那到底程序文件应该怎么来规划呢？

首先先确保程序文件的范围符合体系或者客户的要求，确保不遗漏要求。

所以，合规性已经规定了程序文件的最少数量。

其次，要根据目前的程序文件的实施情况来确定。

1）评估目前程序文件的执行情况

如果普遍存在程序文件的执行率低的情况，一般建议是不再额外增加程序文件，而是转而去评估和改善现有程序文件的执行率。

2）在某些特殊要求(比如客户要求，比如经营需要）需要新增内容，如已经有相关程序文件，不建议新增新的程序文件，而是在之前的程序文件中做增补。

3）除了以上情况下，一般会给与公司一定的灵活性。相关行为仅作为规范行为，而非加入到程序文件的行列。