会计信息系统应用操作内容及流程（会计软件---账务处理模块的应用）
会计信息系统应用操作内容及流程（会计软件---账务处理模块的应用）在系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级科目自动汇总生成上级科目的期初余额。如果科目设置了数量核算，用户还应该输入相应的数量和单价。如果科目设置了外币核算，用户应该先录入本币金额，再录入外币余额。如果科目设置了辅助核算，用户应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总生成会计科目的期初余额。1.录入科目期初余额（二）录入会计科目初始数据会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。如果是在年初时建账，则期初余额就是年初余额，可直接录入各账户的年初余额。如果是年中启用账务处理系统，则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来，多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。
账务处理模块也叫总账模块，系统的任务就是利用企业应用平台建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账的工作，处理流程如图2-1所示。
总账初始设置是应用总账系统的基础工作，是由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，包括制单控制、账簿打印控制、凭证打印、权限控制、会计日历、金额权限设置和分配、数据权限设置和分配、总账套打设置、账簿清理等。
（一）设置控制参数
在会计软件运行之前，企业应该根据会计制度和内部控制制度来选择相应的运行控制参数，以符合企业核算的要求。在账务处理模块中，常见的参数设置包括：凭证编号方式、是否允许操作人员修改他人凭证、凭证是否必须输入结算方式和结算号、现金流量科目是否必须输入现金流量项目、出纳凭证是否必须经过出纳签字、是否对资金及往来科目实行赤字提示等。
（二）录入会计科目初始数据
会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。
如果是在年初时建账，则期初余额就是年初余额，可直接录入各账户的年初余额。如果是年中启用账务处理系统，则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来，多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。
1.录入科目期初余额
在系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级科目自动汇总生成上级科目的期初余额。如果科目设置了数量核算，用户还应该输入相应的数量和单价。如果科目设置了外币核算，用户应该先录入本币金额，再录入外币余额。如果科目设置了辅助核算，用户应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总生成会计科目的期初余额。
如果科目有辅助核算，还应输入各辅助账的期初余额。
如果系统在启用账务处理模块外还启用了往来账模块核算时，还应当在往来账模块录入客户、供应商类科目的明细期初余额。在账务处理模块，只能录入这些科目的总余额，而且结账时需要账务处理模块与往来模块进行账账核对。
在期初余额录入完毕后，用户应当进行试算平衡，以检查期初余额是否输入正确。一般情况下，由于初始化工作的工作量较大，在日常业务发生时可能初始化工作仍然没有完成，因此即使试算报告提示有误，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。
期初余额试算不平衡，是指全部科目的借方期初余额合计数和全部科目的贷方期初余额合计数不相等，应仔细核对、认真查证并修改。余额校验平衡后，系统方可进入日常业务处理。
2.录入科目本年累计发生额
用户如在会计年度初建账，只需将各个科目的期初余额录入到系统中即可；用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各科目截止上月份的累计发生额。系统一般能根据本月月初数和本年度截止上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各科目的年初余额。
日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对辅助核算进行管理。具体包括：常用摘要和常用凭证的设置；凭证的填制、修改、删除；出纳签字和会计凭证的审核、记账；凭证和账簿的查询等。
（一）凭证管理
凭证管理是日常账务处理中最频繁的工作。通用电算化会计系统中，记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的唯一入口，其正确性控制成为保障系统输出的各类账簿和报表结果正确的关键。记账凭证管理的主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证记账等。
1.凭证录入
一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式；二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。企业正式使用会计软件，一般采用第二种方式，在软件中直接填制记账凭证。
- 凭证录入的主要内容：
①凭证类别。凭证类别是在初始化时设置的。在填制记账凭证之前首先要定义凭证类别。
②凭证编号。凭证编号是凭证的唯一标识。同一类别凭证按月从1号凭证开始连续编号，不允许重号和漏号。凭证编号为必填内容，通常由账务处理模块自动生成。不同软件对记账凭证编号的规则各不相同，大多软件将凭证类别与凭证编号作为两个项目，按“收”“付”“转”等分设，每一类型再按顺序编号，如“收”字第5号、“转”字第200号等。若凭证作废但并未在物理上删除，那么仍然占用着凭证编号。只有物理删除时其编号才被释放。凭证编号可以采用系统自动生成编号也可以为手工输入编号。
③制单日期。系统自动取进入账务处理资源系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。
④附单据数。本张记账凭证应附的原始凭证的张数。
⑤摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。在一些软件中可以定义常用摘要，在填制凭证过程中只输入之前定义好的常用摘要编码即可。
⑥会计科目。填制凭证时必须录入到会计科目的最末级。会计科目为必填内容，但账务处理模块提供多种参照方式。录入会计科目时，会计软件允许输入科目编码、助记码或科目名称，软件将完成一些自动检查。例如，检查所输入科目是否已经过设置，检查科目是否为最末级科目。如遇到明细科目不存在的情况，可运用软件提供的增加明细科目的功能增补。
⑦辅助核算信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。
⑧发生金额。在一张记账凭证中的每个科目后都需要录入发生金额。录入发生金额时，必须满足“有借必有贷、借贷必相等”的记账凭证要求，并且在一个科目后，不能同时出现借方金额和贷方金额。发生金额为必填内容。
发生金额的输入有直接输入和计算产生两种情况。对于有数量外币核算要求的科目，根据输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生金额。
- 凭证录入的输入校验。
凭证输入是财务软件应用中使用最频繁的一项功能。在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验，校验方法主要包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。校验的内容包括：
①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；
②会计科目是否为末级科目；
③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；
④发生额是否满足“有借必有贷、借贷必相等”的记账凭证要求；
⑤凭证必填内容是否填写完整；
⑥手工填制凭证号的情况下还需要验证凭证号的合理性。
2.凭证修改
- 凭证修改的内容
凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、辅助项、金额及方向等，凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。
①错误凭证的“无痕迹”修改。所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，也即调出原已录入的凭证，直接修改其中的内容。
有两种状态下的错误凭证可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过，此时可利用凭证的编辑输入功能直接由录入人员进行修改；二是凭证虽已通过审核，但还未记账，此时应首先由凭证审核人员取消审核后，再利用凭证的编辑输入功能由原录入人员进行修改。
②错误凭证的“有痕迹”修改。所谓有痕迹，指留下曾经修改的线索和痕迹，即以红字冲销或补充登己的方法来修改凭证中的错误。
对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。使用了红字冲销和蓝字补充的方法而增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。在补充增加的凭证上必须注明原凭证的编号，以明确这一凭证与原业务的关系。
- 凭证修改的操作控制
①修改未审核或审核标错的凭证。对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消失。
②修改已审核而未记账的凭证。经过审核人员审核，并已签章而未记账的凭证，如果存在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。
外部系统传过来的凭证不能在账务处理模块中进行修改，只能在生成该凭证的模块进行修改。
③修改已经记账的凭证。如果发现已经记账的凭证存在错误，用户可以使用红字冲销法或蓝字补充法(补充登记法)进行修改。
④修改他人制作的凭证。如果需要修改他人制作的凭证，在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项，修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选中不允许修改他人凭证，该功能将不能被执行。
3.凭证审核
- 凭证审核功能
凭证审核是指具有审核权限的操作人员依照会计制度的规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合会计准则，所附单据是否真实、完整等。
如果审核发现记账凭证存在错误，需要打上错误标记，交由制单人员进行修改。如果审核人员认为凭证没有错误，则审核通过后，系统将在审核栏显示审核人的名字。
- 凭证审核的操作控制
①根据会计制度，审核人员和制单人员不能是同一人；
②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；
③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；
④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账；
⑤作废凭证和已标错凭证不能被审核。
4.凭证记账
- 记账功能
在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。
- 记账的操作控制
①期初余额不平衡，不能记账；
②上月未结账，本月不可记账；
③未被审核的凭证不能记账；
④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；
⑤记账中，不应人为终止记账。
5.凭证查询
在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务发生的情况。总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。具体体现在：
- 丰富灵活的查询条件
既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目等辅助查询条件。各查询条件也可组合设置。
- 联查明细账、辅助明细及原始单据
当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“ 联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。
（二）出纳管理
出纳主要负责现金和银行存款的管理。
出纳管理的主要工作包括：现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。
1.现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理
出纳对现金日记账和银行存款日记账的管理包括查询和输出现金及银行存款日记账。
- 出纳签字
企业为了加强对出纳凭证的管理，可以由出纳人员通过出纳签字功能，对制单员填制的出纳凭证进行检查核对，核对的主要内容是出纳凭证的出纳科目金额是否正确。审查出的认为错误或有异议的出纳凭证，应交填制人员修改后再核对。
- 日记账及资金日报表
日记账包括库存现金和银行存款日记账，查询时只限于在科目设置时将其设置为指定现金科目或指定银行科目。
资金日报表是以日为单位，列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额，计算当日的余额，并累计当日发生的业务笔数，对每日的资金收支业务、金额进行详细汇报。出纳对资金日报表的管理包括查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。
2.支票登记簿
在手工记账时，银行出纳员通常建立支票领用登记簿来登记支票领用情况。会计电算化软件也为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。
支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。
- 支票购置
支票购置是指对从银行新购置的空白支票进行登记操作。登记的内容包括购置支票的银行账号、购置支票的支票规则、购置的支票类型、购置日期等。
- 支票领用
支票领用时应登记详细的领用记录，包括领用部门、领用人信息、领用日期、支票用途、支票金额、支票号、备注等。
- 支票报销
对已领用的支票，在支付业务处理完毕后，应进行报销处理。会计人员应填制相关的记账凭证，并填入待报销支票的相关信息，包括支票号、结算方式、签发日期、收款人名称、付款金额等。
3.银行对账
银行对账是指在每月月末，企业的出纳人员将企业的银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对，勾对已达账项，找出未达账项，并编制每月银行余额调节表的过程。
会计软件中执行银行对账功能，具体步骤包括：银行对账初始数据录入、本月银行对账单录入、对账，银行存款余额调节表的编制等。
- 银行对账初始数据录入
在首次启用银行对账功能时，需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业未达账项，即银行对账的初始数据。从启用月份开始，上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。
- 银行对账单录入
对账前，必须将银行对账单的内容录入到系统中。录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式结算单据字号、借方发生额，贷方发生额，余额由系统自动计算。
- 对账
在会计电算化环境下，系统提供的自动对账功能，即系统根据用户设置的对账条件进行逐笔检查，对达到对账标准的记录进行勾对，未勾对的即为未达账项。
系统进行自动对账的条件一般包括：业务发生的日期、结算方式、结算票号、发生金额相同等。其中发生额相同是对账的基本条件，对于其他条件，用户可以根据需要自定义选择。
除了自动对账外，系统一般还提供手工对账功能。银行对账可采取计算机自动对账的方式，也可采用人工核对方式，或者采取计算机自动对账与人工核对相结合的方法。特殊情况下，有些已达账项通过设置的对账条件系统无法识别，这就需要出纳人员通过人工识别进行勾对。
- 余额调节表的编制
对账完成后，系统根据本期期末的银行存款日记账的余额、银行对账单的余额对未达账项进行调整，自动生成银行存款余额调节表。调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。用户可以在系统中查询余额调节表，但不能对其进行修改。
4.出纳管理应用的控制
- 只有在会计科目设置中指定现金或银行存款科目才能够进行出纳管理。
- 经过出纳签字审核过的凭证，需取消出纳签字后才能修改。
（三）账簿查询
1.科目账查询
在会计核算软件中，各科目的会计账簿可随时根据需要生成以供查询或输出。查询账簿可以通过设定查询条件，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。部分会计账簿的查询可以选择是否将未记账凭证计算在内，所以会计人员可以在记账前得到会计账簿的预期数。然而，库存现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。
会计软件可以进行总账、明细账、日记账、辅助账等科目账的查询。
- 总账查询
总账查询用于查询各总账科目的年初余额、各月期初余额、发生额合计和期末余额。总账查询还可以根据需要设置查询条件，如科目代码、科目范围、科目级次、是否包含未记账凭证等。在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前科目当前月份的明细账。
- 明细账查询
用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件查询明细账，包括科目范围、查询月份、科目代码、是否包括未记账凭证等。在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细账事项的记账凭证及联查总账。
- 余额表查询
用于查询统计各级科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用户可以设置多种查询条件。利用余额表可以查询和输出总账科目、明细科目在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出某科目范围某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出包含未记账凭证在内的最新发生额及期初余额和期末余额。
- 多栏账查询
多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设计企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。查询多栏账时，用户可以设置多种查询条件，包括多栏账名称、月份、是否包含未记账凭证等。
- 日记账查询
用于查询除库存现金日记账、银行存款日记账之外的其他日记账。库存现金日记账、银行存款日记账在出纳管理中查询。用户可以查询输出某日所有科目(不包括库存现金、银行存款科目)的发生额及余额情况。用户可以设置多种查询条件，包括查询日期、科目级次、科目代码、币别、是否包含未记账凭证等。
2.辅助账查询
辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在科目设置时，如果某一科目设置多个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。
在会计期末，要对收入、费用类账户余额进行结转，计算出本期的利润或亏损。针对这些有一定时间性和规律性的业务，事先可以预知或可以描述业务发生金额的，电算化信息系统通常提供有自动转账的功能。
账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。
（一）自动转账
自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计科目间的数据自动生成相应的记账凭证。自动转账的目的在于减少工作量，避免会计人员重复录入此类凭证，提高记账凭证录入的速度和准确度。
1. 自动转账的步骤
- 自动转账定义
自动转账定义是指对需要系统自动生成凭证的相关内容进行定义。在系统中事先进行自动转账定义，设置的内容一般包括：编号、凭证类别、摘要、发生科目、辅助项目、发生方向、发生额计算公式等。
- 自动转账生成
自动转账生成是指在自动转账定义完成后，用户每月月末只需要执行转账生成功能，即可快速生成转账凭证，并被保存到未记账凭证中。可保证所生成凭证的正确性和业务的完整性。
用户应该按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能。此外，在自动转账生成前，应该将本会计期间的全部经济业务填制记账凭证，并将所有未记账凭证审核记账。
保存系统自动生成的转账凭证时，系统同样会对凭证进行校验，只有通过了系统校验的凭证才能进行保存。生成后的转账凭证将被保存到记账凭证文件中，制单人为执行自动转账生成的操作员。自动生成的转账凭证同样要进行后续的审核、记账。
2.常用的自动转账功能
- 自定义转账
自定义转账包括自定义转账定义和自定义转账生成。自定义转账定义允许用户通过自动转账功能自定义凭证的所有内容，然后用户可以在此基础上执行转账生成。
自定义转账主要用来完成费用分配、税金计算、提取各项费用、部门核算、项目核算、个人核算、客户核算、供应商核算的结转以及具有配比关系科目的对应结转，如销售成本结转、期末损益结转也可以做成自定义结转。
汇兑损益结转用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益处理外币账户有外汇存款、外币现金、外币结算的各项债权及债务，但不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。
- 期间损益结转
期间损益结转包括期间损益定义和期间损益生成，期间损益结转用于在一个会计期间结束时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。
期间报益结转用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的发生额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业的盈亏情况。
用户应该将所有未记账凭证审核记账后，再进行期间损益结转。在操作时需要设置凭证类别， 一般凭证类别为转账凭证。执行此功能后，一般系统能够自动搜索和识别需要进行损益结转的所有科目(即损益类科目)，并将它们的期末余额(即发生净额)转到本年利润科目中。
（二）对账
对账是指为保证账簿记录正确可靠，对账簿数据进行检查核对。对账主要包括总账与明细账、总账与辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。
（三）月末结账
1.月末结账功能
根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的服务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。
2.月末结账操作的控制
结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据状态正确的情况下才能进行。因此，结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：
①检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；
②检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；
③检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；
④对科目余额进行试算平衡，如果试算不平衡将不能结账；
⑤检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结
账；
⑥当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结
账。
结账只能由具有结账权限的人进行。在结账前，最好进行数据备份，且结账后发现业务处理有误，可以利用备份数据恢复到结账前的状态。
