归档文件整理规则国家：解读归档文件整理规则

归档文件整理规则国家：解读归档文件整理规则传送门：《档号编制规则》（DA/T 13-1994） 不过，该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的。 编制档号是对档案进行规范管理的基本要求，也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。档号能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置，在以件为单位进行档案管理的情况下，为归档文件确定唯一、合理的档号既便于管理，又能够在不同载体档案之间建立联系，为后续进行多样式、高水平的档案资源开发奠定基础。 档号编制原则 1994年发布的《档号编制规则》（DA/T 13-1994）是规范档号编制的一项重要标准。该标准规定的档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案，但并不完全适用归档文件的档号编制。

编者按：

归档文件整理中，“编号”的重要性不言而喻，档案伙伴们经常为此烦恼，编辑整理相关规则解读材料，方便档案伙伴们在手机端查阅和借鉴。如果有您任何问题，敬请留言。

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编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。档号是在文件整理过程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。

编制档号是对档案进行规范管理的基本要求，也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。档号能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置，在以件为单位进行档案管理的情况下，为归档文件确定唯一、合理的档号既便于管理，又能够在不同载体档案之间建立联系，为后续进行多样式、高水平的档案资源开发奠定基础。

档号编制原则

1994年发布的《档号编制规则》（DA/T 13-1994）是规范档号编制的一项重要标准。该标准规定的档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案，但并不完全适用归档文件的档号编制。

不过，该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的。

传送门：《档号编制规则》（DA/T 13-1994）

档号的结构

档案行业标准《归档文件整理规则》在规划归档文件的档号时，借鉴了《档号编制规则》中的合理部分，并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。

1、考虑到馆室街接便利，《规则》以“年度一保管期限一机构（问题）"分类法为基准，提出的档号基本结构为：

全宗号一档案门类代码·年度一保管期限一机构（问题）代码一件号

其中，档号左边为上位代码，右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线“—”连接，同一级代码之间用间隔号“·”隔开。

2、“规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类，从而采取“年度一保管期限”分类方法的，应在档号基本结构的基础上，省略机构（问题）代码，其档号结构为：

全宗号一档案门类代码·年度一保管期限一件号

3、为满足电子文件整理、纸质档案数字化时的特殊要求，有些单位使用子件号的概念。建议档号的基本结构为：

全宗号一档案门类代码．年度一保管期限一机构（问题）代码一件号·子件号

需要特别说明的是，采用其他分类方法进行归档文件整理的，其档号可以采用上述档号结构，也可以综合考虑分类方案、进馆需求等对档号结构进行相应调整，但要保证构成档号的要素齐全。而且，考虑到数据互通共享的需要，一般建议一定区域内的档号结构保持一致。

档号编制方法

1、全宗号

全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照《档号编制规则》编制。全宗号原则上由数字组成，也可采用字符 数字的方式编制，其中字符为全宗属性代码。全宗号不足4位的，应在全宗号前补零，如21全宗，在档号中应为0021。全宗号第一位为全宗属类代码，且全宗号不足3位的，应在全宗属类代码之后、数字前补零，如A12全宗，在档号中应为A012。

2、档案门类代码

归档文件的档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。其他门类档案，比如照片、录音、录像、科技、专业档案，参照《规则》进行整理时，其门类代码可以分别设置为“ZP”、“LY”、“LX”“KJ”、"ZY”，科技、专业门类需要复分的，应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822一2008）和国家基本专业档案目录执行。

传送门：《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822-2008

3、年度

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2010”。

4、保管期限

保管期限是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照文书档案保管期限表给归档文件划定的保管期限。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年，分别以代“Y”、“D30”、“D10”标识。

传送门：国家档案局 令 第8号 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

如果档案整理中使用其他年度的定期保管期限，其保管期限代码为“D 年度”。如定期5年标识为D5，定期巧年标识为D巧。

5、机构（问题）代码

机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室用"BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

6、件号

件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。以采用“年度一机构一保管期限"进行分类为例，件号应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“0001”开始逐件流水编号。例如，办公室2010年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“0001”开始编一个流水件号，30年的从“0001”开始编一个流水件号，10年的也从“0001”开始编一个流水件号。

子件号是多份文件作为一件归档文件情况下，件内单份文件排列的顺序号。子件号用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“001"。需要编制子件号的，在一件归档文件内，按照文件排列顺序从“001”开始逐份文件标注。