档案管理系统现状：业务耗时减少80新一代档案管理系统助力档案数字化管理

档案管理系统现状：业务耗时减少80新一代档案管理系统助力档案数字化管理档案数字化需求01面对势不可挡的时代浪潮中，各地数字化发展的需求都都表现尤为迫切。但是数字化建设之路中，问题依然层出不穷。各地业务与运营建设模式存在条块分割、各自为政，系统互不相同，存在“烟囱效应”；庞大的数据治理需要众多的工具，不同供应商提供的大量工具难以统一整合；不同系统质检的数据互通存在技术壁垒，需要打通系统间的API接口等...

近年来，数字化改革浪潮一直在加速席卷全球，这场数字化改革被誉为是“21世纪人类发展史上一场十分重要的变革，中国有可能在这场伟大变革中登上高峰”。

数据来源：清华大学数据治理研究中心《中国数字政府发展研究报告（2021）》

在现实生活中，数字化改革打破了各地各部门各系统传统的业务流程。由曾经以年、月、日来衡量办事效率的许多政务服务事项，而今在手机上已实现了“秒办”，由几年到几秒，由线下到网上，数字政府建设撬动数字经济建设，进而推动数字社会的发展。

在近年国务院印发的《“十四五”数字经济发展规划》也明确要求：到2025年，数字经济迈向全面扩展期，数字经济核心产业增加值占GDP比重达到10%。

面对势不可挡的时代浪潮中，各地数字化发展的需求都都表现尤为迫切。

但是数字化建设之路中，问题依然层出不穷。

各地业务与运营建设模式存在条块分割、各自为政，系统互不相同，存在“烟囱效应”；庞大的数据治理需要众多的工具，不同供应商提供的大量工具难以统一整合；不同系统质检的数据互通存在技术壁垒，需要打通系统间的API接口等...

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档案数字化需求

江苏一市不动产登记中心档案储存有土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案，面临着海量信息急需快速整合的尴尬局面，过去，该不动产登记中心的档案存在数量大、种类多，跨度大，周期性长，动态性强等特点。

同时，也面临着以下这些困难：

（1）材料不完整，数据存在准确性、真实性问题。存在不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题，身份信息、门牌信息缺失以及档案管理杂乱无序等问题。

（2）数据库整合技术欠缺，数据不够完善。推进不动产统一登记，有一个对原单位档案数据库对接整合的过程，由于技术问题，这个过程中有时会出现数据挂接错误，比如已抵押注销登记的房屋在数据库中还是抵押态，一幢房屋已办理完成分割登记，但数据库查询显示的房屋所有权人还是原权利人等等。

（3）信息化水平较低，不能资源共享。由于种种原因，该市不动产登记档案管理技术还比较落后，登记档案没有实现数字化，依然是纸质存档管理，无法实现资源共享。

（4）档案多部门存放，未能便民服务。原来的不动产登记档案仍然存放于原登记部门，群众需要跑多个部门查询，很不方便。分散在各部门的不动产登记档案数量大，历史跨度长，动态性强，如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联，需要统筹规划。

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全面铺开数字化

经过综合的考研调查，采取四步骤对馆内档案进行数字化改革：

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加大数字化经费投入，落实增加一间128平米的不动产登记过度档案库房，安装档案架9列45节，安排专项档案工作经费23万，保障不动产登记档案工作。

带你看看不动产登记档案库房！

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制定工作流程，学习调研省内优秀档案馆管理的经验，制定工作规程，整理归档标准。

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服务外包，强化管理，通过政府购买服务，选择专业档案服务提供商-畅飞扬，将整理数字化服务整体外包，形成职责清晰，分工明确的管理模式。

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数据整合，系统统一，统一采纳畅飞扬新一代档案管理系统，实现土地登记档案、42.9万卷房产登记档案、3.3万卷不动产登记档案的一键检索查询，入库档案数字化影像1879万页，数据总量3350Gb。

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数字化的成效

通过《新一代档案管理系统》，将大量电子文档图片用统一管理整理，并且该系统与实体库房一 一对应，通过图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，在调档中采用多途径档案检索方式，直接方便检索不动产资料目录，集成条形码自动识别接口，实现档案资料的大批量、快速借阅登记与归还，同时，通过双重加密技术，进一步保障数据安全！

据统计：

该系统自上线以来，该登记中心处理过户发证业务较日常数据填报时间耗时减少80%，资料调取准确率达100%，纸张消耗量减少10%，资料整理上传效率增加20%，实现了工作衔接有序、流程可控的目的。

这套系统之外，可以对接多项API接口，接入更多硬件，实现更加智慧的档案数字管理。它实现对档案管理数据化、信息化，通过分类储存，强大关联，促使各类档案得以完整保持。实现档案信息资源共享、科学保管与利用，为社会提供高效、便捷、优质的服务。