办公室最基本的小技巧：如何高效办公 细节决定命运 办公室邮件六原则
办公室最基本的小技巧：如何高效办公 细节决定命运 办公室邮件六原则说完主题，我再来说说邮件正文务必遵循的三个原则。如果你实在很懒，觉得给邮件添加主题是一种酷刑，那么先别绝望，一些邮件客户端很适合你，比如Fox-mail，当你写邮件时，它可以自动把上传的第一个附件名称添加为邮件主题，它还可以直接复制附件名称，你只需要粘贴到主题栏就行了，值得深度“懒癌”患者拥有。要知道，对办公室人来说，邮箱远不只是一种通信工具，某种程度上也起着资料库和工作记录的作用。经常需要快速检索邮件、筛选垃圾邮件，你发没有主题的邮件给别人，别人通常不会打开，这样一来你发给别人的材料就很容易被遗漏，就算别人好奇心强，不打开看看心里不舒服，十分幸运地打开来看了，事后再想查找这封邮件时，也会因为空白的主题很难被发现，只能在邮箱里一个个去翻阅、打开。对你来说，写上主题是举手之劳，也是基本的礼貌，何不给别人行个方便？邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂。如果主题中有关键词想突出
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纳尼！我怎么会写空白主题！你当我二啊！然而，虽然这个要求看上去很小白，为人所不屑，但事实上很多人做得并不好。在发邮件求办事或提要求的时候，大部分人还能记得给邮件加上标题，但一到转发邮件和通过附件发送材料的时候，就很容易出现转发邮件不更改系统默认的转发主题，发送附件不写主题的情况。
我就经常收到层层转发的邮件，到我这的时候主题往往已经面目模糊，只剩下一排“fw”，让人如坠云雾之中。千万不要把转了N层的邮件直接发给别人，一方面显得非常业余；另一方面也不利于别人知晓邮件内容。我的一般做法是在转发邮件前标注【转自×××】，后边再写上邮件主题。
另一种容易出现的毛病是，有时你跟别人要一些参考材料：老赵，上次你给我们讲公文写作时用得PPT挺好的，发我看看呗；好的，马上发你邮箱。没一会儿，收到一封空白主题的邮件，正纳闷这是什么呢，打开一看，就是刚才索要的PPT。
要知道，对办公室人来说，邮箱远不只是一种通信工具，某种程度上也起着资料库和工作记录的作用。经常需要快速检索邮件、筛选垃圾邮件，你发没有主题的邮件给别人，别人通常不会打开，这样一来你发给别人的材料就很容易被遗漏，就算别人好奇心强，不打开看看心里不舒服，十分幸运地打开来看了，事后再想查找这封邮件时，也会因为空白的主题很难被发现，只能在邮箱里一个个去翻阅、打开。
对你来说，写上主题是举手之劳，也是基本的礼貌，何不给别人行个方便？
邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂。如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【特急】。
如果你实在很懒，觉得给邮件添加主题是一种酷刑，那么先别绝望，一些邮件客户端很适合你，比如Fox-mail，当你写邮件时，它可以自动把上传的第一个附件名称添加为邮件主题，它还可以直接复制附件名称，你只需要粘贴到主题栏就行了，值得深度“懒癌”患者拥有。
说完主题，我再来说说邮件正文务必遵循的三个原则。
原则一：礼多人不怪
礼多人不怪，礼貌性称呼是公务邮件不可或缺的内容。正文开始一定要说“××您好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职务，例如“刘处长你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐老师你好！”总是不会错的，毕竟“苍老师”“赵本山老师”也都是老师。结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到，比如“顺颂×祺”。
原则二：短句为上、简短为上
正文写的水平如何体现的是个人基本表达能力，我可能帮不到你，但简明扼要、多用短句总是没错的，毕竟大家都习惯了快阅读、短阅读，句子太长，内容太多，别人可能根本没耐心看完，也容易遗漏文中的重要信息。
原则三：比平常说话更委婉、更恭谦
电子邮件交流时，不像面对面交流那样带有表情、表达感情，也无法像电话交流中能听出语气，更不像书信可以慢慢推敲华丽辞藻。如果你不注意文字语气的话，是很容易显得冰冷、无情，易被误解的。
邮件里的一句话可以用很多语气表达出来，我们应该尽量选择委婉、恭谦的方式。举个例子，若你不同意对方的意见，那么在反对时请多用“我们”而不是“你”，比如“我们觉得这个稿子还可以再进一步修改”相比“你这个稿子还可以再进一步修改”，是不是感觉后一句的手指头都快戳到别人眼睛里了，而前一句则柔和得多呢？
很多时候办公室同志们写完正文觉得就万事大吉了，附件随便上传一下。但正如前面提到的，有些时候，传送附件才是写这封邮件的主要目的，对待附件也不应随心所欲。
千万不要忘记贴附件
我自己也发生过好多次这种情况，写着写着见附件，最后发送时忘记贴上附件，很明显，别人看到这样的邮件，眼里一个大号的马大哈就诞生了。
正文里一定要对附件有说明
附件自己不会说话，只能靠正文替它举牌。所以如果有附件，正文一定要用一定篇幅说明附件的内容，如果添加多个附件，更要一一说明附件一是什么，附件二是什么；如果附件是特殊格式的文件，必须说明一下附件用什么工具能打开。
附件一定要有编号和名称
我有时收到下级单位草拟的领导讲话，邮件附件的名字就简明扼要的两个字——“讲话”。麻烦请换位思考一下，这个叫“讲话”的文档在你电脑上可能是独一无二的，但在我的电脑上就没有任何意义；如果有多个附件，一定编好号，写清楚每个文档的名称，并对应在正文说明，否则有时六七个附件，收件人怎么分得清东南西北。
较短的文档附件，内容要在正文重现
以前我给一些报纸期刊投稿时，常常被要求将附件内容粘贴在正文里，我只好照做，但始终不明就里。一次别人也给我发了一封这样把附件内容也粘贴在正文里的邮件，终于体会到妙处。
原来，如果将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾，对方在使用电脑处理邮件尤其是智能掌上设备的时候，便无须等待下载打开附件，可以直接快速浏览正文。对于不长的文档附件，我建议你这样做，毕竟下载后浏览还是要浪费别人一些时间。
办公室里收发邮件的量通常不小，碰上大活动大材料，需要反复沟通，每天少则十来封，多则上百封邮件也是稀松平常。
我发现有些办公室同志耐心可嘉，邮件再多，也坚持有条不紊的重复在网页上登录邮箱的步骤，一遍又一遍地输入用户名、密码，不厌其烦地上传附件。
假如有时候需要同时使用好几个邮箱，单位的、处里的、科室的，还要打开网页分别一一登陆。这真是不胜其烦，为什么不用邮件客户端呢？其实，邮件客户端好处很明显：
有及时的来信提醒，别人发来邮件，你第一时间就能得到提示并处理。
不用频繁的登录验证，设置好账号之后，哪怕同时处理几个邮箱的邮件，也只需打开客户端软件处理，不用反复输入密码。
更方便的分类管理，客户端可以更方便的保存附件、分类邮件，提供更强大的检索工具。
可以离线保存文件，有时候单位邮箱容量小，放不了太多邮件，有时候出差在外总不能时刻保持网络畅通，客户端把邮件保存在本地，这时候客户端就派上了用场。
更强的编解码能力，提高对邮件格式的兼容性，不容易出现乱码，格式看着舒服。
此外，不少邮件客户端还提供更丰富的功能，比如自动输入邮件地址，随意拖拽上传附件，自动填写主题，通讯录导入等。
至于哪款客户端好用，我觉得都还行，大致不差，Outlook、Fox-mail、网易邮箱大师、WPS邮箱、YoMail都行。
需要特别指出，如果你用智能手机，手机上也应该装个邮件客户端，便于随时处理邮件，原因同上。
我经常收到一些陌生人的邮件，除了正文后面就没了，光秃秃的一片。
有时针对邮件内容着急和发件人沟通，却怎么也找不到对方的联系方式，只好又通过发邮件联系，往往要等到一两天后才得到回复。之所以出现这种联系上的错位，进而拖累办公效率，其实就是对方没有重视和用好电子邮件的签名栏。
先科普一下，电子邮件签名是指可添加到传出电子邮件末尾的文本，说白了就是自动添加到每封发出的邮件末尾的信息。作为一个追风少年，你当然可以在签名栏里写上“一切皆有可能”或者“求偶”等个性化的内容，但作为一个办公室人，我还是建议你的邮件签名栏尽量遵循以下原则。
简明扼要地写上基本信息
如姓名、单位名称、联系方式、个人职责范围等。注意，当你有多个电话、邮箱、网站和社交网络账号时，不要列出所有联系方式，这种做法大错特错，因为这会让收件人困惑甚至绝望。实际上，你只需要列出一两个联系方式，然后加上一句话，告诉对方怎样才能最快联系上你，比方说“微信是联系我的最快方式”“如有问题请您直接拨打我手机”等结束邮件，然后附上你的微信号、手机号。签名档最好不要超过5行。
千万不要添加图片艺术字体等过于花哨的内容
我个人非常讨厌把花哨的图片作为签名档，这总让人感觉这个E-mail头重脚轻快要摔倒，或者发邮件的人想给邮件套上貂皮大衣，签名栏太花哨会导致邮件接收人注意到签名胜过邮件内容本身，这恐怕是着急办正事的你不愿意看到的。另外，为了阻止垃圾邮件，一些电邮供应商有专门拦截邮件图像的默认设置，这样的结果就是如果你的签名含有名字、头衔和商标的图像，你要做好收件人可能什么也看不见的准备。
可以捎带不越界的个性
适当的个性也未尝不可。邮件签名栏里的个性化内容既可以是单位宗旨和愿景，比如“我专业代写公文，包您满意！”，也可以引用一个短语，比如“我爱岗敬业奉献”。另外，我前面也提到了，现在个人信息数字化方兴未艾，省略一切文字内容，在签名栏添加一个二维码名片也是让别人记住你的好办法。
还有一点提出来和大家探讨，签名栏中除了电话、手机、地址以外，该不该包含自己的邮件地址？应该。起初我觉得这完全是脱裤子放屁——多此一举，别人收到我的邮件自然可以从发件人里看到我的邮件地址，我还用得着狗尾续貂在签名栏里也把邮箱地址写上吗？
后来我发现一些大单位各有各的统一签名格式，但都会包含邮件地址。经过多方求教打探，原来，之所以要求签名栏里也注明邮箱地址，是因为你的邮件可能会被转发或回复给其他人，如果签名栏不写地址，几道转手之后别人就看不到你的邮箱信息了，这会给别人带来不便。
必须承认，一个普遍存在的现象是，许多单位使用邮箱的频率赶不上高度市场化的大企业，很多人也没有经常查收邮箱、及时回复邮件的习惯。
不少大企业的运行条线基本建立在电子邮件的基础上，比如我曾经看过一篇讲腾讯怎么用邮件办公的文章，说道：“一位程序员对我讲述过这样的经历：有一次，他做了一个PPT，后半夜两点钟就发给了马化腾，本想洗洗睡了，没料到过了20多分钟，马化腾就发回了修改建议；曾主管QQ会员业务的顾建斌回忆说，马化腾对页面的字体、字节、大小、色彩等都非常敏感，有一次，他收到一份邮件，马化腾指出两个字之间的间距好像有问题。”
这样的场景在一些机关和事业单位几乎难以想象，办事主要还是靠公文往来，很多人好几天也不看邮箱，甚至看到了也装作没看到不予理睬，你拿他还真没办法。
这样一来，对办公室的同志来说，发完邮件后的继续沟通就变得极为重要，必须通过邮件以外的方式提醒别人及时查看邮件，同时确认对方收到邮件，否则到时候对方推诿扯皮，说，哎呀，没有看到邮件啊！没有给我发过邮件啊！我好久没看邮箱了啊！你怎么不跟我说一声！你就有口难辩了。
后续的沟通一般采用两种方法：
一是请求阅读收条。我曾经丧心病狂地把邮箱设置成对所有发出的邮件默认请求收条以及默认回复，然后领导的邮箱被我的自动回复塞满了，你当然不要学这样的做法，只对重要的邮件请求收条即可。
二是通过微信短信电话提醒对方看邮件。毕竟别人也要开会，不是每个人都时时刻刻蹲在电脑前捧着手机刷邮件的。发个短信提醒别人看邮件的好处在于可以把短信邮件通知留下做凭证，对方不能再装作没看见而不理睬。好几次我被人诬陷，说没有收到邮件，在领导正准备劈头盖脸训斥下来的千钧一发之际，我掏出手机，给领导看了短信提醒，雄辩地证明了我是个办事靠谱的实诚同志。
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