采购申请流程图（采购申请流程的指南）

采购申请流程图（采购申请流程的指南）在您的采购系统中创建采购申请表。添加有关此购买的目标和需求分析的相关信息。收集并提交所有必需的数据后，将转发采购申请以进行筛选。第 1 步：提交换句话说，采购申请表可以变成采购订单表。在业务流程自动化解决方案的帮助下，这两个文档可以组合起来作为补充文档。有效的采购申请流程可为公司带来许多好处，并解决采购和采购流程中的许多挑战和低效问题。好处包括：但是，当公司实施新的工作流程或对现有工作流程或流程进行更新时，可能会增加采购流程的复杂性或额外步骤。对于请求者来说，这些添加可能被认为是耗费时间或资源的。尽管如此，借助正确的技术，公司可以实现更高的透明度并获得长期的业务优势，例如减少错误或标准化申请。

你是否经常遇到这样的情况：你需要购买一些物品或服务，但是你不知道该如何申请，或者你的申请被拒绝或延迟了？你是否想知道如何让你的采购申请流程更高效、更透明、更自动化？如果是的话，那么你来对地方了。本文我们将介绍什么是采购申请，它与采购订单有什么区别，它有什么优点和缺点，以及如何优化和自动化采购申请流程。

什么是采购申请？

采购申请是获得批准购买或获取公司需求的过程。它是公司发起购买所经历的一系列步骤。此过程对于现代高效的企业至关重要，因为它可以在适当的时候进行购买，并在不必要的采购请求占用太多宝贵的管理时间之前将其停止。但采购申请流程远不止获得采购批准。它还涉及：

• 分析利润率；
• 使采购与业务目标保持一致；
• 确定节省成本的机会；
• 评估供应商或销售商；
• 获取报价和谈判。

采购申请流程越一致、精简和自动化，它就会越快速、高效和准确。

采购申请和采购订单有什么区别？

采购申请和采购订单之间的主要区别在于：

• 采购申请是一份内部文件，用作需要审批的采购申请的许可单。
• 采购订单是提供给供应商或供应商以完成采购的正式、批准的采购文件。

换句话说，采购申请表可以变成采购订单表。在业务流程自动化解决方案的帮助下，这两个文档可以组合起来作为补充文档。

优点

有效的采购申请流程可为公司带来许多好处，并解决采购和采购流程中的许多挑战和低效问题。好处包括：

1. 停止双重购买。
2. 杜绝乱花钱。
3. 使采购与目标和 KPI 保持一致。
4. 通过增强可见性和可追溯性来控制预算。
5. 削减成本，同时确保将资金花在能带来最高投资回报率的地方。
6. 由于最佳的流程透明度，降低了欺诈风险

缺点

但是，当公司实施新的工作流程或对现有工作流程或流程进行更新时，可能会增加采购流程的复杂性或额外步骤。对于请求者来说，这些添加可能被认为是耗费时间或资源的。尽管如此，借助正确的技术，公司可以实现更高的透明度并获得长期的业务优势，例如减少错误或标准化申请。

采购申请流程的3个步骤

第 1 步：提交

在您的采购系统中创建采购申请表。添加有关此购买的目标和需求分析的相关信息。收集并提交所有必需的数据后，将转发采购申请以进行筛选。

第 2 步：筛选

采购申请交给负责筛选请求的人员。当表格在他们的法庭上时，此人可能需要执行一系列任务，包括：

• 检查库存以确保所请求的商品尚无库存。
• 确保在预算之内。
• 当涉及多个供应商时，从供应商处获取报价。
• 谈判以获得最优惠的价格。

一旦他们完成了这个筛选过程，他们就会将这个报价信息添加到申请表中并将其发送以供批准。

第 3 步：回顾

如果申请未获批准，则说明理由。如果获得批准，它将成为正式的采购订单。如果您已经集中并自动化了采购请求流程，那么系统可以自动将此采购订单提交给已批准的供应商。收到订单后，将对其进行检查并解决所有问题。

如果订单被接受，剩余的发票将根据条款支付，您将在线查看供应商。将所有记录集中在一个地方，管理和财务团队可以审核请求和采购，以提高质量、降低成本并优化整个采购申请系统。

优化采购申请流程的最佳实践

集中信息

必须在多个地方查找状态更新、购买历史记录、截止日期和发票，效率很低。通过集中信息，团队可以在一个地方管理更新和活动，以便于审查，并简化流程报告。通过将数据存放在一个地方，分析工具可以轻松收集该数据并以有用的形式将其呈现给管理层。他们可以使用它来掌握整个流程和采购。

保持对部门技术的自主权

当您想要更新工作流程时，许多采购请求技术都需要 IT 参与。这可能会导致过时的工作流程，需要容易出错的解决方法。寻找一种低代码自动化解决方案，使团队能够轻松、快速、安全地自行扩展流程解决方案。这意味着更新技术几乎不需要IT 干预。

提高流程可见性

无形支出会对公司产生负面影响——而且公司规模越大，情况就越糟。通过提高可见性的流程管理系统，让团队成员和管理层可以看到所有内容。

定期审核优化

坚持流程审核计划可以更轻松地持续改进采购申请流程，而不会感到不知所措。首先进行渐进式改进，并评估流程的效率和由此产生的采购。调整优化流程所需的时间和地点。

获取实时报告

为了更好地控制采购，您需要能够实时审查流程的绩效和效率。自动运行并发送给关键管理人员的最新可视化报告可以满足此目的。通过访问此数据，您可以查看哪些有效或无效，以及是否存在阻碍流程的 特定瓶颈。

自动化繁琐、重复的任务

手动任务会导致错误和延迟增加，并且难以衡量流程的生产力和成功。此外，重复的、琐碎的任务甚至会导致最细心的团队成员走神，这不利于追求准确性。自动化技术消除了这些重复、耗时的任务并干预了可能出现的错误，因此您的团队可以更加专注于他们的工作，并因此而感到更加充实。

采购申请流程自动化的 6 个好处

1. 一个更加连接和简化的流程。自动分配责任，通知负责的专业人员，并提醒他们需要注意的采购请求。
2. 更好的采购经理监督。管理层可以准确地看到采购请求在何处以及与谁一起处理。
3. 更少的错误和延迟。自动切换、分配批准和集成软件消除了手动管理更新引入的延迟或错误。
4. 更快、更高效的采购流程。
5. 提高支出可见性，更好地控制贵公司的支出方式。
6. 更高的员工工作满意度，这可以导致更高的员工保留率。

控制您的采购申请流程

白码采购管理系统可以将冗长的、手动的或非标准化的采购申请步骤，并将其转变为优化、透明和自动化的流程。从而更轻松地识别问题和改进机会，并且集成白码采购管理系统连接到您现有的软件或应用程序，以获得无缝、无差错的流程体验。还在等什么？快点击公司管理系统模板(企业经营管理系统软件大全)_白码，来白码官网亲自试用体验吧~