仗剑天涯挂机攻略：财会人员必备的十项技能
仗剑天涯挂机攻略：财会人员必备的十项技能2、齐齐整整的各类凭证、账本等纸质文件；1、干净整洁的办公环境；01财会人员对“美”的追求财会人员对“美”的追求，主要体现在这几个方面：
财会人员的十项技能，就像冰山一样，分为水面以上的部分和水面以下的部分，“账、钱、税、控、器”就是水面以上的部分，容易看得见，而“信、礼、书、数、美”就是水面以下的部分，虽然看不见，但是起到的基础作用不可忽视。”
第五剑：美
由我这样一个中年不油腻的大叔来讲这个主题，是不是感觉怪怪的？或者，是不是很多人怀疑我又是准备在水字数？有图有真相，大家先看下面的这张图片。
大家都认识吧，这是三本会计凭证。你们公司的会计凭证能装订得这么漂亮吗？这就是我这一更的主题：美。
01
财会人员对“美”的追求
财会人员对“美”的追求，主要体现在这几个方面：
1、干净整洁的办公环境；
2、齐齐整整的各类凭证、账本等纸质文件；
3、简洁、漂亮的报表、PPT。
首先说办公环境，我工作20多年来，做审计、做投资、做咨询，基本都要和财务部门打交道，去过的别人家的财务部办公室的次数已经是不计其数。我总结出来大部分公司的财务部办公室有下面几个特点：
首先是“小”。大部分公司，财务部就像后娘养的，舅舅不疼，姥姥不爱，不受老板重视。所以，能够分配到的办公室空间就非常有限，一般在角落里面留个小房间给财务部。以前因为税局的要求，财务部还必须安装铁门、铁窗。我每次看到这样的办公室，总想起一首歌：“铁门啊铁窗铁锁链……”
财务部办公室的第二个特点就是“满”。各种单据、凭证、账本、合同等等文件资料堆满办公室。还有各种各样的办公设备，如复印件、发票打印机、税控机等等。走路都得提心吊胆，要是一不小心把某人装凭证的筐给打翻了，后果就是吃不了兜着走。
财务部办公室第三个特点就是“乱”。年少无知的时候，对小姐姐、小妹妹们充满幻想，总以为小姐姐、小妹妹们的闺房也是像小姐姐、小妹妹们一样让人赏心悦目。长大后上了大学，有幸去过一次女生宿舍，曾经的幻想彻底崩塌。财务部也是一样，大部分财务部都是以女员工为主，这样，零零碎碎的小东西、零食等个人物品就会比较多。因此，很多财务部都会显得很乱。
“一屋不扫，何以扫天下”，不要向爱因斯坦看齐。财会人员先把你的办公桌、办公室整理得干净、整洁。文件、资料一堆乱糟糟的放在办公桌上，或者，放在柜子里，找起来就不方便，甚至丢了都不知道。这是经常发生的事情，某些发票找不到了，直到后来某人离职的时候，才在他的办公桌里面发现这张发票。
要把对工厂、车间的“4S”管理要求一样应用到办公室管理当中，每样物品归位，用完之后立即放回它固有的位置。文件、资料分门别类的放在柜子里面，做好标签，方便查找。不要在办公桌上面、柜子里面存放私人物品。确认没用的、作废的纸张马上销毁，不要还放在办公桌上、柜子里面占着地方。定期交叉检查办公桌，清理整顿。
再说一说凭证装订问题。记得以前我刚进入公司工作的时候，公司装订凭证，还是用锥子、棉线来装订的，还真是一门技术活。把凭证左拍拍、又拍拍，上下左右都对整齐，然后用锥子在左上角锥几个洞，再用粗棉线穿到里面，绕来绕去，拉紧，结死扣。具体细节我也记不清了，直到离开第一家工作单位，我也没有学会怎么装订凭证。现在科技进步了，都有专门的凭证装订机，装订凭证要容易很多。但是，我还是在很多公司，看到凭证很乱。
首先，原始凭证要用胶水粘贴起来，不能用订书针钉在一起，或者用曲别针夹在一起。否则，容易脱落，时间长了生锈，还会导致凭证非常的不平整。粘贴的时候注意不要把有用的信息沾住了，比如有的车票金额在票面左边，如果胶水放多了，很容易就把金额数字沾住了，后面的人就看不到金额数字了。第二个要注意的问题，要平铺粘贴，不能都集中粘贴在左侧造成不平整。当然，如果左侧装订位置粘贴之后特别薄，形成“小头大肚子”，就要用纸折成条垫在那里。总之，粘贴凭证最终要形成的效果就是大小一致、平整，不能盖住有用的信息。粘贴好了之后，立即用平整的重物压在上面，把凭证压平。
在给一家公司做咨询的时候，他们财务人员问国家有没有规定，粘贴原始凭证有没有顺序要求，说他们的主管国资部门在检查他们的会计凭证的时候，认为他们凭证的粘贴顺序不对。请恕我才疏学浅，真不知道国家是不是规定过原始凭证要按照什么顺序粘贴。我认为公司可以自己规定粘贴顺序，比如，可以规定按照“会计凭证-报销单-发票-发票清单-银行回单-入库单-合同”这样的顺序粘贴凭证。
粘贴好凭证之后，就要装订凭证了。建议在装订之前，再次检查一下凭证是不是完整，按照凭证号检查一遍。要是装订完才发现缺号，只能拆开重新装了。大家都喜欢原装的，二次重装的凭证，看起来总是不那么顺眼。装订凭证，最高境界是上下左右四个边沿都是整整齐齐的，如果实在是“臣妾也做不到啊”，那要保证下边沿和右边沿是整齐的。摆放凭证，下边沿是接触柜子的，如果下边沿不整齐，有的纸张突出来，时间长了，突出来的纸一定会卷起来，看起来乱糟糟的。如果左边沿不整齐，可以用裁纸刀把它切整齐了，涂上胶水，把封皮贴上，然后用尺打磨一下，装订好的凭证就能像上图一样，有棱有角，和装订好的书本一样。
在此强调一下，不要省那点买装订机的钱，一定要用专业的凭证装订机把凭证装订好。我甚至还看到有的公司用穿孔夹装订凭证的。对，就是像图片里面的这个东西，有的是用铁皮做的。这个东西不可能把凭证装订紧，凭证看起来一定是松松垮垮，乱糟糟的，凭证里面小的原始凭证，比如支票头，很容易遗失，如果是铁皮做的，时间长了会生锈。
02
文档、表格、PPT的美化问题
其实，这是一个很大的课题，有很多东西需要财会人员去学习。我在这里给大家几个原则。
首先，财会人员要有这个意识，自己报给领导的书面报表、报告，就像自己的一张脸一样，是要给别人看的。不要求都整容整成锥子脸，至少应该清清爽爽，让人看着舒服。所以，不妨在把报告、报表交出去之前，自己先看一下，就像自己出门之前要照镜子一样，看看能不能出去见人。
其次，表格宽窄适当，尽量平均。比如资产负债表，从左到右，应该是“资产项目，行次、期末数、年初数、负债及权益项目、行次、期末数、年初数”这样8列，至少整个表格是在纸张中间的（如果是要左侧装订，则左侧可以预留装订线位置），左边4列和右边4列的宽度是一样的，“资产项目”“负债及权益项目”两列宽度一样，两个“行次”列宽度一样，“期末数”“年初数”4列宽度是一样的。除了第一行“资产负债表”可以用“小三”字体外，其他的字都用相同大小的字体，表格的高度都要一样。
第三，字体不要太多。一般做表格，一种字体就够用了，常用“宋体”或者“微软雅黑”。做PPT，“微软雅黑”是安全字体，适用的范围比较广，使用的字体尽量不要超过三种。
第四，颜色不能太杂乱。太多的颜色让受众眼花缭乱，抓不住重点，建议PPT颜色也不要超过三种。在电脑上面做完PPT之后，最好能预先在投影上看一下效果。有些颜色搭配，在电脑屏幕上看着还可以，但是，用投影投射出来的时候，很可能让人看不清。
第五，注意行间距。单倍行距太小，双倍行距太大，比较合适的行距是1.2、1.3。
简单总结一下，财会人员，不但要心理美，也要外在美。整洁有序的办公环境，既能够让自己每天心情愉快，也能提升工作效率。把我们的工作成果，视为自己的“产品”，给它一个漂亮的包装，毕竟，这是一个看颜值的时代。
