企业档案管理办法及实施细则（企业档案管理暂行规定）

企业档案管理办法及实施细则（企业档案管理暂行规定）第五条 公司档案管理工作遵循统一管理、分级负责原则。第四条 公司应当加强档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。公司及其工作人员（含签约、代理公司工作人员）都有保护档案的义务。公司工作人员在职务活动中形成的档案，其所有权属于公司。签约合作、代理公司履约执行公司相关职能部门职责所形成的档案，其所有权属于公司。

第一章 总 则

第一条 为实现公司档案归档管理和管理利用的标准化和规范化，严格公司档案管理 保证档案管理有效性、规范性，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，结合本公司的实际情况，特制定本规定。

第二条 本办法所称公司档案是指公司在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对公司具有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式、不同载体的原始记录，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案，是准确、完整、系统地反映本公司经营管理活动的真实内容和历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。

第三条 公司档案属公司所有，受国家法律保护，但其中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，公司应当按照有关规定妥善保管。

公司及其工作人员（含签约、代理公司工作人员）都有保护档案的义务。

公司工作人员在职务活动中形成的档案，其所有权属于公司。

签约合作、代理公司履约执行公司相关职能部门职责所形成的档案，其所有权属于公司。

第四条 公司应当加强档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。

第五条 公司档案管理工作遵循统一管理、分级负责原则。

第六条 档案管理要求：内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密；设施配套完整，存放保管安全。

第二章 管理职责

第七条 员工在各项工作活动完结时，都应将工作中形成的各种档案材料交由所在部门的档案人员统一归档；各部门当年归集的档案材料应于翌年6月底前完成档案整理和移交。

第八条 公司宜根据需要建立本公司的档案管理规章制度，包括各类文件材料收集、整理、归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等方面的规定，逐步实现档案管理的规范化和制度化。

第九条 公司设立公司档案室，由公司行政文员兼任档案管理员；各部门、子公司相应设立档案分室（档案柜），并指定专人为档案管理员；对各种门类和不同载体的档案，由公司档案室和各部门、子公司档案分室（档案柜）保管。

第十条 公司档案管理职能部门的职责

（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。

（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。

（三）检查、指导公司、各职能部门的档案管理。

（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。

（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。

（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。

（七）组织对档案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。

第十一条 档案管理职能机构管理员职责

（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；

（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；

（三）负责检查、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；

（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；

（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。

第十二条 职能部门兼职档案员职责

（一）严格执行国家有关档案管理规定，制订本单位的管理措施。

（二）及时收集、整理档案，按规定立卷建档，每年定期更新档案目录。

（三）办理档案查阅、借用、复制等利用工作，并及时收回归档，做好登记。

（四）加强档案管理，确保档案资料安全完整。

（五）对保管期满和失去保存价值的档案进行鉴定、报备登记并办理申报销毁事宜。

第十三条 当年立卷归档的档案整理完成后，年度档案目录要逐级报审阅。

股东会（董事会）是公司经营、管理的最高管理机构，董事长代表股东会（董事会）对公司管理具有最终监督权、指导权。

董事长作为公司治理的高层管理人员，也是公司经营、管理的最终监督执行人员，是公司档案管理第一责任人。

总经理（总裁）作为公司运营管理的高层管理人员，也是公司经营、管理的最终执行人员，是公司档案管理第二责任人。

各部门负责人应加强本部门档案工作的监督检查。

部门经理要对当年立卷整理归档资料的完整性、真实性要进行全面、细致把握，确保没有疏漏。

其他部门其他人员应当配合档案管理人员做好公司档案资料的收集、整理、归档工作。

第三章 档案分类

第十四条 企业档案的收集管理范围主要包括：

（一）企业设立和资产、产权变动等方面的文件材料；

（二）股东大会、董事会、监事会和职代会形成的文件材料；

（三）财务管理中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等；

（四）劳动工资、人事、法律、行政事务管理方面的文件材料；

（五）科学技术研究开发及技术引进、转让方面的文件材料;

（六）产品生产及生产技术管理方面的文件材料；

（七）质量管理、目标管理方面的文件材料；

（八）知识产权和商业秘密方面的文件材料：

（九）企业信用、形象宣传、企业文化建设方面的文件材料；

（十）物资供应、营销管理方面的文件材料；

（十一）仪器、设备方面的文件材料；

（十二）境外项目管理方面的文件材料；

（十三）基建项目方面的文件材料；

（十四）教育培训方面的文件材料；

（十五）工会等群众组织形成的文件材料；

（十六）其他具有利用和保存价值的文件材料。

第十五条 档案的分类

（一）业务类档案是指：反映公司从事管理与经营等职能活动的各种真实记载，包括供应商、客户之间的各类往来文书等。

（二）工程类档案是指：各种办公、动力、汽车等设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等资料；

（三）文书档案是指：公司及各部门在各项行政事务、经营管理、党群工作中产生的各种书面记录和电子文档，是本公司基本职能和历史概貌的真实反映。

（四）声像档案是指：具有保存价值的照片、录音、录象带、光（磁）盘、及有关文字说明，它反映本单位各项活动的生动而形象的真实历史记录。

（五）会计档案是指：会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核心专业材料，它是记录和反映经营业务的重要史料和证据。（公司财务部指定一名专人进行会计档案归类）

（六）荣誉（实物）档案是指国家、省、市各级政府颁发给本公司或对在管物业的各种奖旗、证、杯、牌、匾以及知名人士的提词、条幅、字画等，是记录和反映公司荣誉和业绩的实物见证。

第十六条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子资料可仅以电子形式保存，形成电子档案:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（一）形成的电子资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子资料，能够输出符合国家标准归档格式的等资电子文档，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子档案被篡改；

（五）建立电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

第十七条 满足本规定相关要求，单位从外部接收的电子资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子档案。

第十八条 各部门应及时对公司档案进行整理全面清理，需要归档保管的，按照有关类别和方法整理。

第四章 档案整理

第十九条 归档整理是指对档案材料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒（袋），使之规范化、制度化的过程。

第二十条 档案整理应当遵循档案形成的规律，保持档案资料之间的内在联系，做到格式统一、分类科学、装订牢固、整齐美观、便于查询。

第二十一条 档案整理要求：

（一）以公司制定的《各类档案的归档范围和保管期限表》为依据；

（二）归档文件材料必须齐全、完整，凡有原件的，不能以复印件归档；

（三）文件要用A4标准纸型，统一使用不褪色的炭素墨水或蓝黑墨水书写，书写要求字迹清楚；修改文稿时，尽量不要在纸的顶边写字。

第二十二条 业务类档案归档整理要求：

（一）按年度、机构、保管期限的方法组成案卷；

（二）编写卷内目录，并排列于卷首，与案卷一起装订；

（三）封面统一，制式规范，装订成册；

（四）用阿拉伯数字顺序编页码，统一装订字体；

（五）将案卷放入统一的档案盒内（每盒装的案卷数量视容量而定），并填写档案盒面的内容；

（六）编制卷内目录和案卷目录。

第二十三条 工程类档案归档整理要求：

（一）区分设备种类、型号，按机构种类、型号的方法排列；

（二）逐分编号，盖归档案章并填写相关内容（归档章样式与文书档案归档章同）；

（三）编制档案目录；

（四）装入专用档案袋（图纸折成A4规格），逐项填写袋面内容。

第二十四条 文书档案归档整理要求：

（一）以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件。转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；

（二）区分文件材料的不同年度、不同机构（问题）和不同保管期限；

（三）以件装订，属永久和长期保管的档案必须使用档案专用不锈钢书订；

（四）按年度、机构、保管期限的方法，采用阿拉伯数字顺序对每件归档文件材料编件号，以确定文件的排列顺序；

（六）编制归档文件目录；

（七）归档文件按件号顺序装入标准档案盒，并填写档案盒封面、盒背脊及备考表项目。

第二十五条 磁盘音像类

（一）按磁盘音像的种类分别整理，集中存放。

（二）数据磁盘按内容、时间和单位顺序整理，并在磁盘标签上注明单位、内容、时间，不同版本的系统软件及使用说明存放在一起，并注明软件名称、起用时间等。音像资料应制作有关说明，与音像资料一并存放。

第二十六条 会计档案

（一）分凭证类，帐簿类，财务报告类和其他等四种方式整理立卷。

（二）会计档案案卷的质量要求参照会计法规和本公司财务管理的规定。

（三）会计档案目录由财务部兼职会计档案员负责集中统一按年度编制。

第二十七条 荣誉（实物）类

（一）分别按时间顺序编号；

（二）每一实物档案均要贴归档标签；

（三）编制目录。