知识管理痛点，知识管理井然有序

知识管理痛点，知识管理井然有序快速搜索资料，一是依赖于资料文件本身的文件名，二是依赖于搜索软件索引功能的强弱。善于将二者结合起来使用，文件搜索效率必将会有很大提高。由于系统自带的搜索功能只限于对建立了索引的库中的内容进行搜索，搜索效率也不是很高。所以为了提高效率，往往会使用第三方工具软件进行文件快速搜索。2. 擅用好工具 高效管资源（图1：用批处理一次建立多级别文件夹）用如上方法建立文件结构体系后，由于文件夹和文件名实现了规范化命名，因此，我们只需使用系统自身的搜索功能，就可以随时方便地搜索到所需的文件。以Windows 8.1为例，只需在资源管理器窗口右上角的搜索框中输入关键字或关键字组合，系统马上会轻松过滤出符合条件的文件。但要注意的是，文件资料要先纳入到系统“库”与文件索引的范围内。（图2：系统按关键词自动过滤符合条件的文件）

如今是一个知识爆炸的年代，获取有用知识的途径和渠道非常广泛，方法和工具也多种多样，基本不是什么问题。但是，对于所获知识如何有效地进行管理，如何在需要时能够快速找到，是提高学习和工作效率所应该研究的方法。现代知识的载体越来越多地体现在电脑文件中，因此，知识管理工作更多地体现在对文件的管理和查询。

1. 资源管理器 用好也贴心

最简单的知识管理方法就是用Windows自带的资源管理器来管理，顾名思义，“资源管理器”本来的职能就是用来管理资源的，所以不能让它“屈才”，我们要尽可能好好利用它，还它本来的职能。

使用资源管理器可将各种渠道获得的资料直接以文件的形式保存在本地，结合自身的搜索功能或搜索软件来管理和查询。这就要求首先做好文件夹和文件结构的规划，不能随便找个目录存放。文件夹可按资料类别建立，可分层建立，文件夹名称要能反映资料类别的大体内容，内容可以逐级递进，而文件名要更加具体地反映文件内容。例如：在规划连续剧资料的文件结构体系时，建立第一级文件夹“连续剧”，第二级文件夹“韩剧”、“日剧”、“美剧”等，文件名则命令为类似“连续剧-韩剧-大长今”的结构。这样，当需要搜索时，无论从文件夹名称，还是从文件名出发，都能很快定位到所需的文件。

（图1：用批处理一次建立多级别文件夹）

用如上方法建立文件结构体系后，由于文件夹和文件名实现了规范化命名，因此，我们只需使用系统自身的搜索功能，就可以随时方便地搜索到所需的文件。以Windows 8.1为例，只需在资源管理器窗口右上角的搜索框中输入关键字或关键字组合，系统马上会轻松过滤出符合条件的文件。但要注意的是，文件资料要先纳入到系统“库”与文件索引的范围内。

（图2：系统按关键词自动过滤符合条件的文件）

2. 擅用好工具 高效管资源

快速搜索资料，一是依赖于资料文件本身的文件名，二是依赖于搜索软件索引功能的强弱。善于将二者结合起来使用，文件搜索效率必将会有很大提高。由于系统自带的搜索功能只限于对建立了索引的库中的内容进行搜索，搜索效率也不是很高。所以为了提高效率，往往会使用第三方工具软件进行文件快速搜索。

火速链接：

有关第三方搜索工具的具体情况，请参阅本刊2014年第10期特别话题文章《寻找好用的第三方搜索工具》。

此外，对于日常记录写作或部分复制而收集的内容，我们还可以用专门的知识管理工具来管理。传统的知识管理软件有许多，然而最近发展比较好的莫过于带有云存储功能的笔记类软件。这里向大家推介使用云笔记类软件“有道云笔记”、“印象笔记”等，这些都可作为日常的知识管理软件。

使用云笔记软件，不但可以将资料在本地系统化地管理和存储，利用云笔记软件对不同设备和平台的支持，利用各种平台上的相应客户端，可将资料通过云端同步到不同的设备上，随时随地调用。云笔记还可以实现在软件内对所管理的资料进行按关键字快速搜索，无论是管理资料还是查询资料都非常方便。

（图3：用有道云笔记实现资料管理和搜索）

小技巧：

如果在看杂志、报纸或书籍时发现一些有用的消息或资料，可将它们用手机拍摄下来，作为图片甚至可转换为文字保存在云笔记中。本刊在2014年第8期APP生活汇上曾介绍过的涂书笔记APP，就能实现将图片中的文字数字化的功能。

3. 网海勤拾贝 云端来收藏

除了下载文件的管理、知识性的笔记管理外，我们平时浏览网页，常常会看到好的内容，这其中或许是整个网页，或许是其中的文字或图片等部分内容，这时可能需要像传统的“剪报”那样把这些有用知识收集起来。在这种情况下，可通过云收藏工具来快速实现资料收藏。

云收藏工具收集网页资料，一般是通过在浏览器中添加资料收集插件进行的。目前，许多网盘或浏览器均推出资料收集类的插件。比如，有道云笔记网页剪报、360网页快存云收藏、百度云收藏、QQ网页助手等。这些插件性的工具，都为网上搜集资料提供了极大的方便。

以使用360安全浏览器为例，只需在360应用市场搜索“有道云笔记网页剪报”应用，在扩展区添加有道云笔记网页剪报一项，之后打开要收藏的网页，点击扩展区“有道云笔记”按钮，就可以将网址、网页或网页正文，选择性地保存在自己的云盘中。

（图4：将网页内容保存在自己的有道云笔记中）

小技巧：

有道云笔记使用的实际是有道云空间为中转，以及本地与云端的同步技术。若非仅保存网址，则经过同步后，保存的网页内容即便在离线后，也可以用各种设备线下查询阅读。

除了可以使用有道云笔记网页剪报插件外，还可以使用“网页快存”轻应用，将网页的网址、文字、截图等内容保存到360云盘中。只需在360安全浏览器的扩展区，选择开启“网页快存”轻应用，即可随时在360安全浏览的网页内保存文字或图片。

（图5：通过网页快存轻应用将网页保存在云盘中）

小提示：

如果使用的是谷歌Chrome浏览器或UC浏览器，也可通过添加相对应的有道云笔记网页剪报插件，实现在不同浏览器中将网页快速向有道云的保存。

除了以上所述的网页插件外，还可以利用云盘与浏览器联合的“云收藏”功能来实现网页的云端保存。以使用360安全浏览器为例，安装最新版的360安全浏览器7版之后，在工具栏上会出现一个云朵图标，点击此图标即可将网页收藏到360云盘中。登录360网盘页面，点击“云收藏”按钮，可见收藏的内容，包括图片、文字、下载的文件等均可方便地收藏于其中。

（图6：开启360云收藏功能即可收藏各种内容）

如果使用百度云收藏收集网页内容，可先登录百度云账号，通过“文章”一栏进入添加百度云收藏按钮到浏览器的收藏栏，之后便可在浏览器中收藏网页内容了。百度云收藏支持目前主流的10多种浏览器。

此外，通过安装QQ网页助手，可让浏览器上的网页收藏到QQ微云中，QQ网页助手有针对不同浏览器的版本，根据自己所用的浏览器，安装对应的版本后，这样该浏览器就会出现相关云收藏的插件按钮，遇到需要收藏的网页，只需一键点击该按钮，即可将网页收藏到自己的微云中。收藏的网页，可以在QQ中通过点击“我的收藏”按钮打开阅读。

（图7：安装QQ收藏·网页助手收藏网页内容到微盘）

（图8：在QQ收藏页面可看到收藏的网页内容）

小技巧：

有些网页不支持内容下载，或限制网页复制，这时除了采用通过网页源码来获取内容外，也可以用上面的办法，直接将网址或网页截图收藏到“云”中保存。

4. 本地知识库 断网也能查

除了用上面的云笔记同步的办法建立本地知识库外，我们还可以用特种词典软件组建自己的本地知识库。比如用一个叫做MDict的词典软件来建立本地知识库。该软件支持内容扩展，只要下载相应的词典，即可扩展知识库。例如，可添加维基百科、大英百科、百度百科、各类汉语词典和英汉词典等数据库到词典中。

（图9：Mdict本地知识库万能词典）

Mdict软件不但有PC的版本，还有面向苹果、Android、PPC等平台的版本，这些软件版本都可以共享使用相同的数据库，供PC和各种移动设备同时使用。将这些数据库尽可能多地下载到本地，可保存在一张专门的SD卡中，并将软件的数据库连接指向到这张专门的数据卡，这样，当在没有网络的地方需要查询时，用移动设备就可访问任何数据库，就如同在网络上查询一样方便。而且因为不存在受带宽的限制，搜索速度会更快，使用更加方便。