excel有哪些提高数据录入的方法（揭秘Excel高手数据录入的原则）

excel有哪些提高数据录入的方法（揭秘Excel高手数据录入的原则）如果将单位连同数据录入到单元格中，单元格的格式就是【文本格式】，文本格式是不能直接进行【加减乘除】四则运算的。这是很多人都喜欢，甚至是习惯犯的一个错误一维表格：仅仅只需通过首行或者首列一个表头字段来进行数据阅读的表格二维表格：需要通过首行与首列2个字段进行数据阅读的表格，具体如下图所示下面这2个表格，展示的数据是一模一样的，1维表便于进行数据统计，但是会占据更多的空间，2维表不利于数据统计，会占据更少的空间，所以它更适合用于数据展示

看完今天这篇文章，无需学习任何函数，你的Excel水平也会有明显的提升

昨天一个学员给我发了一个表格，打开后我瞬间就无语了，几乎所有的坑都被他踩了一遍：合并单元格、数据带单位、空格占位、颜色做标记本来几分钟就能搞定的问题，硬生生搞了半个小时，做到最后，我觉得很有必要跟大家重申下：Excel究竟应该如何录入数据，什么样的数据的便于进行数据统计的

首选一维表

在Excel中录入数据，首选一维表格，因为所有的函数，透视表等数据处理工具，都是一维表进行编写的，那么什么是一维表呢？

我们可以将Excel看做是一个平面，一个平面是有2个维度的，所以Excel表格也是最多只有2个维度，而根据这2个维度，可以拆分出2种图表类型

一维表格：仅仅只需通过首行或者首列一个表头字段来进行数据阅读的表格

二维表格：需要通过首行与首列2个字段进行数据阅读的表格，具体如下图所示

下面这2个表格，展示的数据是一模一样的，1维表便于进行数据统计，但是会占据更多的空间，2维表不利于数据统计，会占据更少的空间，所以它更适合用于数据展示

2.禁止录入单位

这是很多人都喜欢，甚至是习惯犯的一个错误

如果将单位连同数据录入到单元格中，单元格的格式就是【文本格式】，文本格式是不能直接进行【加减乘除】四则运算的。

这样的数据直接计算会是一个错误值，我只有将单位都替换掉后才能正常计算

建议：如果必须录入单位，可以考虑将单位录入在表头，不影响计算

3.同列同格式

一列数据，格式必须一致，不然真的是离了个大谱，我拿到的数据，居然把【吨、千克、克】这三个单位录入到了一列，光分离单位就用了好久。

还有就是如果同一列数据格式不同，这个错误也是很难被发现的

如下图所示，【成绩】这一列有3个数字它们的格式是【文本格式】，使用sum函数对【成绩】和，【文本格式的数字】是不会参与运算的，这样就会得到错误的结果。

4.禁止录入空格

对齐名称，不要再使用空格了，查找错误就得掉好几根头发

如果你使用空格进行数据对齐，在使用函数进行数据统计的时候，往往会找不到结果，这是因为【鲁班】跟【鲁 班】它们是不相等的，所以就会匹配不到结果

在Excel中两个数据相等必须是它们的【值】与【格式】都相等，Excel才会认为它们是相等的

如果数据中存在空格，删除也非常简单，只需按下快捷键Ctrl H调出替换，在【查找内容】中输入一个空格，直接点击【全部替换】即可

5.禁止合并单元格

合并单元格，可以说是数据统计的毒瘤，它会造成单元格的缺失，得到的结果往往是错误的。取消规整的合并单元格很简单，但是你的表格如果是一些【奇形怪状】的合并单元格，这个真的只能自求多福了！

首先需要把合并单元取消掉，随后按下【Ctrl G】调出定位点击【定位条件】选择【空值】然后点击确定，然后在【编辑栏】中输入一个等于号，点击下第一个姓名，按下快捷键【Ctrl 回车】就能实现批量填充

6.其他规则

以上列举的是5个比较常见的错误方式，以下4点大家也需要注意下

1.避免出现1类1表的情况，相同类型的数据都录入在一个表格，就用进行数据汇总了

2.不要使用颜色标记数据，可以新增一列数据，在这一列中进行数据标记，方便统计

3.多个相关Sheet，格式应该保持一致，方便进行数据汇总与批量引用

4.表格牵扯人员较多，应该设置【数据验证】规范数据录入格式，避免大范围出错

以上9点就是我们现在能想到的数据录入的注意事项，你有什么需要补充的吗？

想要从零学习Excel，这里↓↓↓