如何排版毕业论文长文档，用毕业论文排版手册

如何排版毕业论文长文档，用毕业论文排版手册扩展就是在某个组右下角的类三角符号。操作位置简单介绍一下各个界面的名称，后续会直接使用这些术语表达：界面名称本书的操作路径，统一使用如下的表示方法：『主|工具选项卡』-「组」- 【(下拉)命令】|【扩展】，分别对应如下图的位置：

很多人在后台问 Word 排版的内容，之前也写过「使用 Word 对长文档排版」的文章，此次是对之前的内容重新梳理，调整了部分顺序和书写逻辑，整理成了手册。

本手册共 13000 字，90 张图片，预计需要花费 30 分钟阅读。建议收藏备用。

▌内容简介

详细介绍在 Microsoft Word 中进行排版论文时，你需要掌握的基础知识、常用操作，让你少走弯路。

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提前说明0.1 界面名称

简单介绍一下各个界面的名称，后续会直接使用这些术语表达：

界面名称

0.2 术语解释0.2.1 操作表示方法

本书的操作路径，统一使用如下的表示方法：『主|工具选项卡』-「组」- 【(下拉)命令】|【扩展】，分别对应如下图的位置：

操作位置

扩展就是在某个组右下角的类三角符号。

0.2.2 鼠标形态

鼠标的操作有很多，这里事先声明一下操作规范，免得后面的文字有歧义：

右击：鼠标右键单击一次

单击/左击：鼠标左键单击一次

双击：鼠标左键快速单击两次

向上/下滚动：鼠标滚轮向上/下滚动

框选：通过鼠标拖动选择对应多个文本、多个图片等

点选：鼠标单击选择对应文本框、图片、公式等

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1 开写准备

1.1 保存设置

保存主要分为两类，一种是基于文档的具体内容的保存，另一种是基于文档的文件的保存，下面具体来介绍一下：

注：如果你的文章内容丢失或是文件丢失\损坏，打击将是毁灭性的。请一定重视这部分。

1.1.1 具体内容的保存（一）软件：设置自动定时保存

避免因停电、电脑突然卡死等造成文件内容丢失的情况，我们可以在『文件选项卡』-「选项组」- 【Word选项—保存】进行设置，让Word每隔一段时间自动保存一次。

自动保存

注：自动保存时间，太长不能起到保护的作用，太短影响正常使用，推荐5~10分钟。

（二）自己：手动保存

虽然软件会定时进行保存，遇到突发情况，可以从恢复区调取出之前保存的文件，但为了防止大量信息的丢失，我们还是要养成随手保存的习惯，在有大的改动时Ctrl S手动保存。

1.1.2 文档文件的保存（一）分章节保存

通常情况下，我们的论文都不是一次写完的，需要一步一步完成，而且这些内容都会汇合在同一文档文件中。

但一些误操作，可能会删除我们之前文稿的内容，而我们通常不会关注之前写过的内容，直到最后整理时才发现内容的丢失。

为避免这种风险，建议你将各个章节分别进行保存，这样既方便查看，也方便编辑（打开速度会更快），最后全部写完后使用合并文档功能或主控文档功能即可。

合并文档设置路径：『插入选项卡』-「文本组」- 【对象下拉选项——文件中的文字】

插入文件中的文字

注：良好的文件命名顺序，对之后的文档合并至关重要

（二）多地保存

下面的这些要求，可以按需选择，毕竟全部出现问题的概率太小了。

1) 多磁盘分区保存

由于电脑可能会出现各种问题，而对这些问题的一般的解决方法是恢复出厂设置或重装，而这些解决方法会抹除你系统盘内的文件。所以你最好将你的文章保存在非系统盘分区中，比如E盘。

2) 保存到移动设备中

为了避免出现电脑硬盘出现故障，你可以将文件保存到你的移动设备中（包括但不限于手机、U盘、移动硬盘）

3) 云盘同步备份

将文件同步到云端，如果怕信息泄露，可以将文件设置密码压缩后再上传。

比如一些我常用的云盘工具：

网盘

1.2 首选项设置

对软件的默认选项的设置，是很有必要的，它能让你更好地进行文章内容的输出。

1.2.1 高级选项设置

打开路径『文件选项卡』-「选项」- 【高级】，做如下设置：

选项高级设置

简单解释一下上面这样设置的原因：

（一） 从其他程序粘贴：仅保留文本

这部分一般是指从浏览器网页中进行粘贴，或者你使用 OCR 技术复制的文字，由于这些文字是为显示浏览而出现的（与下载后的文件不同），他们的格式复制到 Word 中会发生错乱。使用此选项，就省去了你用记事本去除格式的操作。

（二） 将图片插入/粘贴为：嵌入型

将图片设置为嵌入型，可以理解为图片就是一小部分文字，按照文字的方式对图片进行设置就可以了。如果选择其他的方式，在增删内容时，图片的位置会错乱，会出现文不对图的情况，不利于之后的排版。

高级选项亦或者说选项的设置并不仅仅包括这些，但其他的使用默认配置就好了，一般不需要修改。

1.2.2 快速访问工具栏

快速访问工具栏，是一个可自定义区域，我们可以在功能区上方或下方看到：

快速访问工具栏

可以自行设置其位置，主要添加一些比较常用但使用选项卡查找很麻烦，又没有快捷键的功能，比如添加图片、绘制文本框。

我们可以在你需要添加的命令按钮上右键，选择【添加到快速访问工具栏】即可：

添加到快速访问工具栏

当然，还有一类在功能区无法找到的命令，比如自动图文集（后面会用到），我们可以在『文件选项卡』—「选项」— [快速工具栏] — 不在功能区中的命令 —【添加自动图文集】，将其添加到快速访问工具栏。

添加自动图文集

1.2.3 功能区自定义

这部分仅为我的个人使用习惯，你可以预览下，也可以选择忽略。

在论文排版写作过程中，需要不断调整，这就需要在各个选项卡中切换，感觉每次操作都是在浪费时间，而自定义功能区就可以将所有常用的功能，集中在一起。

在『文件选项卡』—「选项」— 【自定义功能区】添加/删除/隐藏对应的功能即可。

自定义功能区

注：主选项卡一直存在，工具选项卡在你选择对应的元素才会出现。文件选项卡不可隐藏。

这里，我将常用且无法通过简单快捷键实现的功能，集合在了一起：

我的选项卡

1.2.4 插入/改写状态切换

如果你在录入后面的内容时，前面的内容被吞了，这时你需要更改一下Ins模式。

在状态栏中，如果是「改写」，单击一下切换为「插入」即可。

插入改写状态

注：按Ins也可以直接切换插入/改写状态。

1.3 纸张页面设计

页面设置，简单来说，就是你纸张大小、各个部分边距的设置。

因为页面会影响你整体文章的视觉效果，而且还关系到之后的打印输出等，所以一定要在开始写之前，首先需要按照论文格式要求设置纸张和页面布局。

打开路径『布局选项卡』-「页面设置」- 【扩展三角】，详见下图：

页面设置扩展三角

设置纸张大小及方向：

纸张设置

根据要求设置页边距：

页边距设置

注：在图片应用于的地方，请选择整篇文档。

因为论文最终会打印装订成册，对于纸张的要求都是统一的，如果有特殊要求（比如附录图片中可以减少页边距等等），可以之后再进行特殊处理。

可参考如下的示意图，但大部分论文要求中都有规定，无需自己确定。

边距示意图

好了，开始写作前的准备工作，到这里基本就完成了。

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2 正式写作

接下来要真正开始写作了。

我们在写作时，不仅仅会通过键盘录入，还会从其他程序粘贴一些内容到我们的 Word 中，这个过程中会遇到很多小问题。

不同的人有不同的操作习惯，有人习惯全部写完再统一排版，有的人喜欢一边录入一边排版。

根据我的经验来看，后者的效率可能会更高。因为写论文周期很长，如果等论文全部写完，需要在录入时做好标记，写完排版时，可能会忘记这是哪级标题；还有参考文献的引用也是一个问题，由于参考文献可能有很多，在插入过程中，可能出现很多个1的情况，对后期查找到对应的文献很不友好。

为方便大家查阅，我按照形式分为了文本、图片、表格、公式等四个部分。

在查阅时，需要说明的是，“如图1-1”这类，虽然是文字，但属于图片部分。

2.1 文本相关2.1.1 生僻字输入

我们在搜集素材时，可能会碰到生僻字，但无法复制，这时我们可以使用下面的这些方法：

（一）笔划输入法

你可以使用一些通过笔画输入而不是读音的输入法，如五笔输入法。

（二）手写输入

你可以使用输入法的手写功能，比如搜狗的手写输入，当然，你需要在有网络的条件下下载手写插件。

搜狗手写输入

（三）输入法u模式

现在的输入法有一个生僻字模式，你只要输入一个“u”，之后输入生僻字中的单字，比如这个 武曌(zhào)的曌字，由“明”和“空”组成。我们可以中文输入状态下，输入“umingkong”就可以找到这个字了。

输入法u模式

如果想使用u模式，需要切换到拼音输入状态

（四）OCR软件

自己不认识，不代表机器不认识，如果你有识别率比较高的OCR软件，就可以进行识别录入。

由于生僻字的字库比较少，这种方法的识别效果不是特别好。OCR更适合识别大段不可复制的文字。

电脑端推荐「天若OCR」和「panda OCR」这两款软件，当然，QQ 所带有的截图工具也有这个功能。

2.1.2 标点符号输入（一）键盘录入

很多符号是可以直接从键盘上录入，比如句号、逗号等。但由于键盘位置有限，一些标点的录入方式并未在键盘中进行标注，这里就列举一下：

常用中文符号

名称	符号	键盘
省略号	……	Shift 6
间隔符	·	Tab上方的键
中国钱币符	￥	Shift 4
顿号	、	Backspace键周围的反斜杠\
前书名号	《	Shift
后书名号	》	Shift .

注：输入法需切换到中文状态下

其中间隔符与反斜杠在键盘中的位置如下：

键盘

如果想输入全角的字符，按下Shift Enter即可切换全/半角模式。简单讲，就是全角的字符与汉字占用字符相同，都是 2 个字节，最常见的就是全角空格“　”。

（二）Word插入符号

其他不常用的符号，如直角引号「」等，可在『插入选项卡』-「符号组」-【符号下拉其他符号】

插入符号

然后打开符号选择界面，在其中进行选择。

符号选择

（三）输入法输入符号

如果你知道这个符号的名称，可以在搜狗输入法中输入该名称，选择即可，比如直角引号『』：

搜狗直角引号

如果你觉得输入字符太多，可以搜索「输入法自动更正」获取更多有关输入法的知识，这里不再展开。

当然，你也可以用输入法的符号来进行输入：

搜狗符号

另外，你可以Ctrl Shift K（可自定义）调出特殊标点输入键盘：

搜狗特殊标点

2.1.3 冗余格式、字符清除

在写作前期，我们需要复制大量的他人文章，其中大部分内容可能来自网络。

但直接从浏览器中复制过来会有这样或那样的问题，比如文字带链接，有多余空行的等等，如果不及时处理这些问题，之后很难再理清了。

因此，我们需要了解下面这些技巧，来清除这些冗余的格式和字符：

（一） 清除格式-只保留文本

由于我们浏览器中的文章的文字会自带一定的格式，我们在 Word 中是不需要这些格式的，因为之后会进行统一的样式修整。

因此我们可以在粘贴时选择仅保留文本，具体路径如下：『开始选项卡』-「剪贴板组」- 【粘贴下拉只保留文本】

只保留文本

这种方法类似于通过记事本进行粘贴

（二） 删除多余空行

有时候我们会碰到这种情况，在两行文字中有一个或多个空白行，如下面的示意图：

空白行

我们使用查找替换功能Ctrl H：查找^p^p，替换为^p

删除空行替换

如果有多个空白行，就多执行几次该操作。

对查找和替换感兴趣的，可以看我之前写的《Word查找与替换详解》

（三） 删除手动换行符

有时候，我们在网页中或者 OCR 软件中复制的文字，可能会遇到一个莫名其妙的符号，是向下的箭头，其实这个叫做手动换行符，俗称软回车，使用快捷键Shift Enter即可打出，如下图：

手动换行符

如果你的 Word 没有显示这些标记，可以在『开始选项卡』-「段落组」~ 【显示/隐藏标记】中打开，或者直接使用快捷键Ctrl *快速打开。

如何删除呢？查找^|替换为（空）。

替换手动换行符

2.1.4 标题样式设置

对于格式的修改，不算太难，但 Word 有自己的逻辑。

（一） 什么是样式

首先说一下，Word 中通过大纲来分辨等级。最高级的是1级，最低级的是正文。而我们日常设置的字符格式和段落格式，其实都是样式的一部分。

（二） 为什么要用样式

在排版长文档中，使用样式可以避免重复的操作。

比如你需要修改一下“第一章 XXXXX”这类文字的颜色，如果不用标题样式，可能需要替换或者格式刷，但有很多类似的文字，重复操作步骤太多。而且，如果你在第 2 章前想加入一个新章作为第 2 章，那之后的所有章节编号都需要修改，而使用样式可以自动修改。

可以说，样式是所有排版自动化的基础。

（三） 怎样设置标题样式

首先论文中，会有至少三级标题和正文，这个比较复杂，我们先来谈一下某些特殊的格式，比如封面中的文字。

特殊文字样式设置

有些文字的样式，与其他大部分的内容都不一样，而且比较灵活，是比较特殊的格式，比如我们封面页的文字。

论文封面

由于我们所有文字在录入到 Word 中，其实都会默认应用“正文”样式，一旦这个样式更改，我们的所有样式都会随之更改。

因此，我们需要创建一个独立的样式，在其他样式修改后，它这部分能够不变动。

在『开始选项卡』-「样式」- 【下拉列表—创建样式】

创建样式

命名为「特殊样式」，然后将其中的样式基准改为“无样式”：

特殊样式

如果你不想这样设置，可以为封面单独建立一个文件。

接下来，我们需要创建章、节、正文等样式。

在原有的样式中进行修改，比如标题一就表示章样式，标题二就表示节样式。

我们在需要修改的样式上右击，选择修改：

样式修改

这里可以更具体地设置字体、段落、快捷键等样式：

样式格式

具体如下图，注意图中框选的地方，是论文常常要求更改的。

字体设置比较简单，就不进行展示了，看下段落设置：

段落设置

一般取消“对齐网格”，如勾选文字会对齐一条看不到的线，行距不容易调整，1.2 和 1.3 可能看不到差距。

设置好了格式，那前面的「第X章」和「1.2」这样的前缀如何设置呢？这些前缀其实是多级列表的一部分，我们怎样设置呢？

首先，我们创建新的多级列表：

在『开始选项卡』-「段落组」- 【多级列表】中设置：

定义新的多级列表

在定义新多级列表时，需要注意以下问题：

• 首先在左侧打开“更多”选项，以调整具体样式；
• 调整各级列表的链接样式，这样我们之后只要设定标题样式，就会自动带有 1.1这样的编号样式了；
• 将编号之后选择为空格，否则使用默认的制表位会出现间隔过大的问题；
• 若一级标题样式为“第一章 XXXXXXX”，二级标题默认的编号为“一.1”，如果想改为“1.1”，需勾选“正规形式编号”。

具体如图标注所示：

定义多级列表

这样，我们的标题部分就设置好了。

如果之后你又需要修改为新的样式，可以先将其中的某一段更改为想要的样式，然后在对应的样式中右键，选择“更新以匹配”。

更新以匹配标题样式

2.2 图片相关2.2.1 插入图片

插入图片主要有两种方法：

1. 在『插入选项卡』-「插图组」-【图片】中选择本地文件。

2. 直接Ctrl V进行图片粘贴。

如果需要作图，比如流程图等，可以在 PPT 中制作，然后使用截图的方式（不要使用默认的另存为图片功能，像素不可控），粘贴到 Word 中。而且还可以自由更改。

如果在其他程序中粘贴的图片带有超链接，你可以使用清除所有格式功能。具体路径如下：『开始选项卡』-「字体组」~ 【清除所有格式】：

清除所有格式

2.2.2 更好地选择图片

有时候一页中的图片太多，为了方便更快速的选择特定的图片，可以打开选择窗格。路径为『开始选项卡』-「编辑组」-【选择下拉选择窗口】：

选择窗口

使用快捷键Alt F10也可调出选择窗格

2.2.3 设置图片样式

样式不仅仅用在文字上，对于其他非文字内容的，比如图片、表格等，也可以使用样式统一管理。

而图片段落可以做如下设置：

图片样式

这里注意，行距一定要设置多倍行距，无论是 1倍还是 1.2倍都可以，一定不要设置为固定值，否则会出现类似下图这种，图片显示不全的问题：

图片显示不全

2.2.4 图片题注插入与引用（一） 什么是题注？

题注，其实就是对图片等元素的命名。比如说下面的这个：图1-1 莫浅北头像。

而我们在论文中的命名方式，通常是在将图片放在各个章节中排序，而不管具体在哪一节。也就是说，前面的1表示这张图是哪一章中的，后面的1表示这是它所在章的第几张图片。

题注示例

（二） 为什么要插入题注？

使用题注可以更方便我们阅读，让阅读论文的人更好地找到相关的图片，而且可以自动更新。

（三） 如何使用题注？

1. 插入题注

『引用选项卡』-「题注」-【插入题注】：

插入题注

2. 新建标签（图）

题注新建标签

3. 设置题注编号，勾选“章节号”后，就会按照每一章统一编号，如第1章的图片为：图1-1，图1-2……图1-21：

题注编号

但有一个问题，如果我们的一级标题样式为“第一章”这样的中文汉字，图片编号会默认为“图一.1”，但这并不是我们想要的，我们想要“图1.1”，如何设置呢？

两种方法，一种就是使用替换，但需要替换多次，而且如果一旦中间有插入其他章节，不能自动更新，不满足自动化的要求，这里就不多说了。

我们说说另外一种方法，更改域代码。

这里涉及到一个新概念：域代码。

简单讲，就是Word背后的逻辑公式，举个例子：在第一章后插入新的一章，Word会自动显示为“第二章”，这背后就是域代码的功劳。

首先，按照上面正常的操作步骤插入题注，然后按Alt F9切换为域代码模式，在“图”（你自定义的题注标签名称）后面按Ctrl F9插入一个代表域代码的大括号，之后输入QUOTE"一九九六年三月日"\@"D"，将紧挨着的大括号及其内容号，剪贴到“月日”之间，然后再按Alt F9切换为普通模式，这样就可以了。

修改域对比

此方法最多支持31章

但如果我们每次都这样修改，也很麻烦，我们可以采用自动图文集的方式，这部分对于图表式都是通用的，我会放在公式那节统一说明。

除了我们在图片下方设置题注外，我们在文章中也会引用这些题注，“如图1-1所示”，这里的“图1-1”就是题注的引用，会自动更新。

如何对题注进行引用呢？

4. 在『引用选项卡』-「题注」- 【交叉引用】：

题注交叉引用

5. 一般我们会做“如图1-1所示”的引用，没有具体的图片名称，因此我们在“引用内容”栏需选择“仅标签和编号”：

设置交叉引用

2.3 表格相关2.3.1 插入表格

『插入选项卡』-「表格」-【插入表格|Excel电子表格】

插入表格

2.3.2 粘贴后保持原格式

复制excel的表格，粘贴时选择链接与保留原格式：

表格保留原格式

2.3.3 跨页重复标题行

有时候我们的表格很长，需要跨页显示，而第 2 页需要显示表头：

跨页重复表头

设置方法：

选中想要设置为标题行的行（一行或多行），单击『表格工具布局选项卡』-「数据」-【重复标题行】：

重复标题行

2.3.4 设置三线表

其实设置三段式表格，就是使用不同粗细的框线绘制的。比如下面这个表格：

三线表

使用『表格工具设计选项卡』-「边框」-【笔颜色 边框样式 边框粗细】实现：

边框刷

上下两条边线稍粗（1.5磅）一些，中间的分隔线稍细（0.75磅），如果中间需要分隔开，仅仅是添加了竖向白色线框，使用了障眼法。

另外，可以将这个表格保存为模板，重复使用：

保存表格模板

2.3.5 其他常用操作

• 光标定位于表格最后一个单元格，按Tab键新建一行
• 光标定位于表格某一行最后的换行符后，按Enter键在下面插入一行
• 光标定位于某一单元格，按Ctrl Shift Enter键拆分表格：在光标行前插入一个空段落，同时该行作为新表格中的首行
• 为避免同属于一个单元格的内容，在换页时分开导致歧义，可以在表格设置中勾选「禁止跨页断行」
• 
  

2.3.6 表格的题注插入与引用

与图片的类似，这里不再赘述，详见图片题注插入与引用。

2.4 公式相关2.4.1 插入公式

『插入选项卡』-「符号组」-【公式】，或者快捷键Alt =

2.4.2 录入公式(一) 使用墨迹公式

在『公式工具选项卡』-「工具」-【墨迹公式】，手动书写，自动识别（识别率不是很好）

墨迹公式

(二) 手动输入公式

如果你需要插入很多数学公式，你可以学习一下如何快速录入公式，里面涉及到一些比较难的代码，这里就不展开讲了。之后会单独写一篇文章。

(三) 鼠标点击录入公式

在『公式工具-设计选项卡』-「符号组和结构组」插入对应的符号和结构，不过需要在鼠标和键盘中来回切换，适用于对公式需求不多的论文。

插入公式和符号

2.4.3 公式题注插入与引用（一）样式分隔符插入式注法

需求：公式位于行中心，公式题注与公式同行，居右对齐，为“（2-1）”样式，包括圆括号，且需要引用处只引用“公式（3-1）”字样，即如下图：

公式题注示例

1. 在『视图选项卡』-「显示」- 【标尺】勾选上以打开标尺工具；
2. 单击左侧制表位对齐方式按钮，然后在标尺上合适位置单击插入制表位：第一次为居中对齐，第二次为右对齐；
3. 在公式的左右两侧，均单击一次Tab键，让公式居中对齐；
4. Enter换行后插入题注，具体参考上面的图表题注插入，之后在题注两侧添加圆括号；
5. 返回公式所在行的最后位置，按 Ctrl Alt Enter（样式分隔符），完成题注换到同行操作。

引用方法类似图表交叉引用，但这里引用内容需要选择“整项题注”

如果想更精确的定位公式和编号的位置，可以使用样式中的“制表位”

（二）表格插入公式法

1. 先插入一个 1 行 × 3 列的表格，并设置其边框样式、对齐方式等。

2. 在中间的单元格中按Alt =插入公式；

3. 为这个表格插入名为「式」的表注；

4. 将下方的表注（式3-3）剪贴到上方最右侧单元格

（三）图表式快速多次插入

上面提到，如果想一劳永逸，让 Word 可以自动更新，需要我们设置题注，但可能需要我们更改域代码，如果每次都要操作一次非常麻烦。

通过使用自动图文集工具，可以减少我们的多次域代码操作。我们以操作步骤较多的公式题注为例，说一下这种方法：

首先将自动图文集功能添加到快速访问工具栏，详见快速访问栏添加不在功能区的操作；

在已设置好公式格式的位置，按Alt F3将所选保存为新的图文库：

公式图文集

在需要插入公式的位置，单击快速工具栏中的自动图文集工具，单击应用刚才的样式：

插入图文集

对公式部分进行修改就可以了。

建议之前的公式设置得越简单越好，如“a”，这样删除起来比较方便。

2.4.4 图表式题注与文字间空格

如果你仔细观察，会发现，默认插入的题注，标签和文字间会有一个空格，这是英文的表达方式，以区分英文单词。

题注文字间空格

如果你想去掉中间的空格，可以使用查找([图表式]) 替换为\1：

注意勾选使用通配符

2.5 善用分节

分节可以很好的将文章分为几部分，各部分不会相互影响，便于之后的设置页眉页脚。通常用于各部分相接位置，如封面、摘要、目录、正文、附录之间，正文中的各章节。

『布局选项卡』-「页面设置组」-【分隔符下拉分节符下一页】：

分节下一页

将目录、参考文献页空出，且参考文献页位于文件最后。（目录后期会自动生成）

2.6 参考文献引用

参考文献的引用主要有两种方式，一种是全部使用编号的交叉引用，另外一种是使用尾注 交叉引用的方式。

2.6.1 编号方法引用文献

先说一下全部使用编号交叉引用的方法，这种方法比较简单实用：

1. 新建一个名为“参考文献”的标题样式，然后录入所有的参考文献。

2. 设置其编号方式为 [123] 格式，不要用多级列表。

3. 在需要引用参考文献的位置，选择交叉引用-编号，引用内容选择段落编号：

引用参考文献

4. 依次插入对应参考文献的交叉引用。

5. 通过Ctrl H查找[^#]，替换为^&上标格式：

替换为上标

上标属于字体格式

这种替换方法，可能会将正文中的 [1] 这样的文字错误替换

为避免正文被错误替换，可以在插入参考文献引用时使用下划线_作为标志，只需要查找_[^#]，替换为[^&]上标格式即可。

2.6.2 尾注方法引用文献

有的学校，可能规定使用尾注引用的方式，这里再说一下这种比较复杂的方式：

1）在需要插入参考文献的地方插入尾注

首次：『引用选项卡』-「脚注」-【扩展三角】：

脚注扩展三角

打开设置尾注的位置和样式：

脚注和尾注

如果参考文献后还有新的节，这里必须选择节的结尾

再次：『引用选项卡』-「脚注」-【插入尾注】即可

2）输入所参考的文献资料名称

重复步骤（1）（2），直到所有要参考的文献（不包含重复引用）全部插入。

3）将尾注置于参考文献节

将鼠标定位于前面不是参考文献的节中的某一段，在『布局选项卡』-「页面设置」-【扩展三角】，在打开的对话框中切换到版式，勾选“取消尾注”，应用于本节。这样尾注内容会移动到下一节中。

版式设置

F4键重复该操作，直到所有的尾注均移动到参考文献节中。

4）格式替换

查找与替换，按照图片所示，输入查找与替换内容，全部替换：

查找和替换

^e表示尾注标识编号，^&表示查找栏中的文字，[ ]是设置格式，这些也可以在特殊格式中选择

5）去除尾注分隔符横线

『视图选项卡』-「视图」-【草稿】：

视图草稿

『引用选项卡』-「脚注」-【显示备注】，选择查看尾注区，确定：

显示尾注

依次选择尾注分隔符、尾注延续分隔符，然后删除：

删除尾注

返回页面视图可以点击状态栏右侧的页面视图标志，切换回普通视图：

页面视图标志

6）取消参考文献节字体上标

这样插入的字体，引用部分和参考文献部分全都为上标格式，我们需要将参考文献部分改为非上标。

选择所有参考文献，单击『开始选项卡』-「字体」-【上标】，这样就更改为普通的非上下标格式了。

7）重复引用参考文献

同插入图表题注的方法，插入交叉引用，引用内容为“尾注编号”。

尾注交叉引用

如有修改，全选文章后右键更新域（或F9快捷键）：

更新域

双击参考文献部分的尾注，可返回首个插入的位置。

2.6.3 多个参考文献的引用

但如果一个文本引用了多条参考文献，比如下面这样：

多条参考文献引用

而规定只能有下面两种格式合法：[1~5]和 [1 3~5]。

但我们不能将其中未用到的数字直接删除，这样不方便之后的修改。

我们可以将没有用到的字符设置隐藏的字体格式：

其他的字符，比如「~」和「 」直接录入即可。

但这种方法，需要完全手动，而参考文献也不多，可以配合查找功能快速定位：

如果想查找被设置隐藏的字符，需要Ctrl *打开显示隐藏标记功能。

2.7 页眉和页脚2.7.1 插入纯文本

插入页眉，可双击页面上方（双击页面内区域退出）或『插入选项卡』-「页眉和页脚」-【页眉】，一般调整图中框选的位置：

页眉页脚设置

如果当前页眉不同于上页页眉时，需要取消【链接到前一条页眉】，而且需要在上一页与本页中插入分节符

2.7.2 插入章节标题

有时候在页眉部分，需要插入每章的标题，如「第1章 概述」：

要想实现这个功能就需要我们的域啦。

1. 在『页眉和页脚设计选项卡』-「插入」-【文档部件-域】：

文档部件域

2. 选择域名 StyleRef，然后选择样式名：

域设置

如果你还想增加标题前的“第X章”，需要在前面插入一个相同的域，且勾选插入段落编号

2.7.3 页脚插入页码

在页脚位置通常会要求插入页码

在『页眉和页脚设计选项卡』-「页眉和页脚」-【页码-设置页码格式】插入页码：

页码格式

如果想让页码从1开始，注意设置下方的起始页码，从1（或任意数字）开始

如果要求页眉无横线时，只要选择文本（包括回车符），然后在『开始选项卡』-「段落」-【边框-无边框】

2.7.4 页眉奇偶页不同

部分学校会要求，在左侧页面的页眉上写校名，右侧写对应的章节名，这就需要设置奇偶页不同了：

奇偶页不同

之后，分别在左右两侧设置不同的格式就可以啦，当然，页脚也要重新设置。

2.8 目录生成2.8.1 插入中文目录

『引用选项卡』-「目录」-【目录下拉-自定义目录】：

自定义目录

注意以下前导符的设置：

目录设置

点击「选项」，可修改目录的来源，比如仅显示前三级目录，仅显示某些样式的内容：

目录来源修改

点击修改按钮，修改各级别标题在目录页中的显示格式：

标题样式修改

2.8.2 插入英文目录

有些学校要求，除中文目录外，还需要插入英文目录。但我们正文中并没有英文标题文字。

这里介绍三种手法，建议选择第三种。

（一）使用复制法

复制中文目录，然后将其翻译为英文。

无法设置自动编号，比如 Chapter1 这种。且更新目录后编辑后的目录会失效，只能用于全部完成后，建议采用第三种方式。

（二）使用目录域

这种方法，简单来讲，就是通过插入可以隐藏的目录域，自动生成目录。

1 定位到对应的标题后面，比如「第一章 概述」，按下Shift Alt O，调出目录域窗格：

标记目录项

2 修改其中的级别和目录项中的文字。

3 重复上述两个步骤

4 在插入目录列表时，需要插入自定义的目录：

标题样式修改

5 点击「选项」按钮，更改要插入目录的范围：

标题样式修改

6 打开目录选项窗格，取消勾选样式和大纲级别，仅勾选目录项字段即可：

仅勾选目录项字段

但这种方式，插入的目录列表中，不能实现自动编号，需要手动录入「Chapter 1」这样的编号。建议采用第三种方式。

（三）使用障眼法

在所对应的标题下插入对应的英文标题和多级编号，与中文标题插入方法类似。

设置所有级别的英文标题的段落行距为固定值0.7磅（不影响其他段落的排版），字体颜色为白色（背景色）。

然后使用插入中文目录的步骤，在目录来源中取消勾选大纲和中文标题样式，设置对应的英文标题样式即可。

如果出现是否替换对话框，选择否即可：

不替换目录

2.8.3 插入图表式目录

同中文目录插入方法，选择对应的题注样式即可。

2.9 最后的完善

Ctrl A全选后，按下F9对之前设置的域进行更新。

为满足页面整洁美观，可适当增减文字，且这部应应用于“修”的全部过程。

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3 检查保存3.1 图、表错位3.2 样式未应用3.3 页眉、页脚格式3.4 链接失效3.5 多版本保存

建议另存为一个兼容版本（****.doc）。以保证在其他低版本的软件中也可以简单编辑。

PDF版：打印时使用，避免因软件或软件版本不同造成的排版错乱。

压缩文件：上交 Word 及其他相关文件电子版

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当然，上面的步骤不仅仅适用于论文，一些长文档，比如公司制度规范、招标书等。

好了，到这里，你的论文基本就可以完成排版了，完结，撒花~