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excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)如下设置:这是,经典用法了,选中单元格时,就会弹出一个下拉菜单,都不用录入,直接选数据就行。数据验证,不仅可以防范这些“低级”错误,还可以提高录入的效率!数据验证的使用步骤:案例一:下拉菜单

规范数据,烦恼真不少?

之前,分享过一篇《想用好Excel?先养成这10个好习惯,这比盲目学技巧更重要》,其中,就有提到数据的规范性。

  • 本该输入11为手机号,误输入10位,或者12位;
  • 本该输入唯一值的列,却输入了重复值;
  • 本来需要文本信息的单元格,却录成了数字;
  • ... ...

这样的场景,在职场中,屡见不鲜,当然,这不一定是有意为之,也有可能是误操作,不注意,无心之举。

那,如何有效规范这些数据源呢?

当然有,Excel中的数据验证,就是一种很有效的防范措施!

数据验证,不仅可以防范这些“低级”错误,还可以提高录入的效率!

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(1)

Excel中的数据验证,功能简介

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(2)

  • ① 菜单位置在“数据”-“数据验证”
  • ② 数据验证面板中,设置标签,可以设置具体的数据规则;
  • ③ 输入信息标签,用于提示信息;
  • ④ 出错警告标签,当数据不符合条件时的操作及提示信息;
  • ⑤ 输入法格式标签,当选中单元格时,自动切换输入法;

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(3)

数据验证的使用步骤:

  • ① 选中数据区域;
  • ② 菜单选中“数据”-“数据验证”;
  • ③ 设置标签中设置具体规则;
  • ④ 按需设置其他标签内容,如,出错提醒,出错操作等;

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(4)

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9个常用应用案例

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案例一:下拉菜单

这是,经典用法了,选中单元格时,就会弹出一个下拉菜单,都不用录入,直接选数据就行。

如下设置:

  • ① 允许:序列
  • ② 来源栏:可以输入菜单内容,也可以选中区域

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(7)

如下动画演示:

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(8)

案例二:限制录入数字的大小

要点:

  • ① 允许:整数
  • ② 输入介于最小值和最大值

如下,限制单元格仅可以录入1000~9999之间的整数

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案例三:限制录入文本的长度

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案例四:只允许录入文本

要点:

  • ① 允许:自定义;
  • ② 公式:输入 =istext(单元格地址)

提示:通过函数istext判断输入的内容是否文本,若是,则符合规则,若非文本,则函数返回FALSE,不符合规则;

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案例五:限制录入日期区间

设置要点:

  • ① 允许:日期;
  • ② 数据:介于;
  • ③ 输入开始日期和结束日期;

excel表格数据有效性检验(9个Excel数据验证的使用案例)(12)

案例六:限制录入的时间段

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案例七:防止录入重复值

要点:

  • ① 允许:自定义;
  • ② 公式:=COUNTIF($D$1:$D$13 D1)<2

提示:

  • ① 此处的公式,需要注意下地址的引用方式;
  • ② 使用Countif条件计数函数,统计用户的输入内容的个数,若小于2,表示唯一,若2个以上,就说明有重复值;

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案例八:防止改动

这是一个比较特殊的应用案例,可以通过输入一个返回False的公式,来实现不允许用户的修改,如下所示:

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案例九:自动弹出提示信息

当鼠标选中单元格时,给用户弹出提示信息,告知用户该单元格的数据说明。

要点:

  • ① 勾选“选定单元格时显示输入信息”;
  • ② 输入提醒的标题和内容;

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最后,此节完整思维导图作为收尾,收好

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