进销存用什么系统？进销存系统中进

进销存用什么系统？进销存系统中进采购需求分析综上所述，咱们知道了“进销存”--“进”中企业需要的功能之一：我们在针对问题给出解决方案之前不妨先来梳理一下采购的流程。中大型企业会有供应商管理、采购质量与品类管理、采购平台等等；小微企业会有采购计划、采购需求分析、采购成本核算等等。不管是多大规模的企业，采购的流程是：供应商评审（大的供应商需要招标）--采购报价及合同签订--制定采购计划--采购单申请、审核、下达给供应商--质量检测--采购入库\采购退库--结算单对账--供应商开发票、采购方收到后和入库单核销--付款（如果有预付款，步骤前置）。这套流程最核心就两点：买什么？在谁那买？买什么？企业中有采购便有销售，采购需求往往就两种--一种是根据销售订单推算出采购需求或者生产需求就可以了；第二种是预估市场需求进行备货。如果有生产的就跑MRP运算（物料需求计划），后续文章会详细讲解。咱们如果采购的量小，那人力完全可以做出需求分析来

前文咱们聊了《“进销存”的昨天、今天和明天》，从古至今所有的工具都是为了解决问题而出现的，咱们来聊聊小微企业常见的管理痛点以及进销存软件的解决方案。这个话题蛮大的，咱们一步步来，很多大的内容以后咱们用单独的文章详细阐述。

首先，笔者盘点一下市面上常见进销存系统都能解决的问题。

• 库存、单据、价格不错；
• 了解企业经营情况；
• 单据打印，再也不用手工写单子；
• 数据集中管理，手机、电脑随时查看采购、销售、库存情况；
• 往来账款清晰，有据可查，不会因为单据丢失忘记应收应付账款；
• ........

这些功能都是为了让老板在平时往来过程中，数据不出错、单据不丢失、经营有数据辅助做决策，这些功能比较基础，本文不再赘述。咱们来详细捋一遍“进销存”系统中“进”这一个模块更高级的功能。

“进销存中的”“进”--也就是采购环节，从上游供应商那进货，做采购订单。采购会遇到各种各样的问题，比如：

• 不晓得选哪家供应商
• 供应商无法按时交货。
• 供应商的质量不好。
• 供应商突然涨价。
• 供应商暂停供货。
• ......

我们在针对问题给出解决方案之前不妨先来梳理一下采购的流程。中大型企业会有供应商管理、采购质量与品类管理、采购平台等等；小微企业会有采购计划、采购需求分析、采购成本核算等等。不管是多大规模的企业，采购的流程是：供应商评审（大的供应商需要招标）--采购报价及合同签订--制定采购计划--采购单申请、审核、下达给供应商--质量检测--采购入库\采购退库--结算单对账--供应商开发票、采购方收到后和入库单核销--付款（如果有预付款，步骤前置）。这套流程最核心就两点：买什么？在谁那买？

买什么？

企业中有采购便有销售，采购需求往往就两种--一种是根据销售订单推算出采购需求或者生产需求就可以了；第二种是预估市场需求进行备货。如果有生产的就跑MRP运算（物料需求计划），后续文章会详细讲解。咱们如果采购的量小，那人力完全可以做出需求分析来。如果量大、单据多，就算人们费时费力搞清楚自己要买什么的时候，也容易出错、单据容易弄丢。

综上所述，咱们知道了“进销存”--“进”中企业需要的功能之一：

采购需求分析

传统的采购，在企业中就是让内部各个部门每周、每月、每年报下周、下月、下年的计划。

• 有的是不定期的，什么时候想起来需要买什么东西，就让采购人员临时去买一下；
• 有的是靠技术人员、工人的工作经验，按照相关的技术文件去制定定额的方法，这类办法虽然简单易行，但是缺乏科学系统的分析，通常会多买、少买；
• 有的物资很重要，一点都不能缺货，有的物资并不重要，一旦缺货也不会造成什么损失。那物资肯定要给他们做出评级，这里涉及到库存预警，之后讲到库存的时候再详细讲解。

根据计划部门做出的预测单/销售订单/要货单，考虑咱们现有库存、采购在途、仓库容量等因素，通过系统推测出咱们该买什么、买多少、什么时候买、花多少钱、什么时候得到以及怎样得到。正确的采购分析，不仅可以保证及时获得合格的生产物资，也是控制成本的—项重要工作。

MRP运算--生产企业常用，之后会开一篇文章单独讲解。

在谁那买？

我们平时去买个日常用品都要货比三家，对企业来说，选择合适的供应商更是重要。供应商管理对企业而言一直是一套大系统，在供应链公司的运营中占据至关重要的地位，而且直接影响供应链企业总成本的支出比例。商贸、生产型企业把供应商管好，可以提高企业的经营合理化水平，降低供应成本，加强信息共享，保证公司内生产和贸易进度顺利流畅，保障供应商提供的产品符合公司的要求。

供应商管理主要是管哪些内容呢？质量，价格，地理优势，交货进度，付款条件，以及战略扶持等等都是我们要考虑的因素。总的来说供应商的管理有三个方面：进度管理、品质管理、成本管理。

进度管理--直接询问可能会有误差。使用进度管理协同系统，可以让供应商直接把产线报表给到你，从而可以实时了解供应商的进度，而不是要到送货那一刻才打电话询问为什么还没给你送过来，同时，我们可以在多次采购过程中选择协同率更高的供应商。

品质管控--管理供应商质量检测环节。企业需要质检、不需要质检的存货难以分清；供应商/车间进行质量统计过程复杂；质检报告手工记录整理，过程费时费力；质检报告存档多年，查询困难；检验标准文档多，边检验边查询较为费时；不合格原因统计费时、滞后，无法实时分析并改进。仅用质检管理系统，可以随时随地查询、检验、审批、分析供货的质量，使质检环节标准化、流程化、数字化，实现全过程质量管控，完善生产流程，确保生产顺畅，保证产品质量，

成本管理--采购成本就是在上述采购流程中所支出的费用，常用的成本有：人工成本、库存成本、基础固定成本、营销成本、采购成本......不同行业不同企业都有不同的成本管理需求。在生产环节，采购成本通常占销售额的比重在55%左右，不难看出，采购对节省成本非常重要，这意味着，从商品和服务上挣的钱，有一半以上返给了供应商。本篇主要讲讲采购过程中的成本管控，即我们常说的“降本”。

进销存系统通常在以下环节实现企业“降本”的目的。

• 采购计划的制定--准确的采购计划能精准预测和掌握企业的生产计划，使得企业在满足生产需求的前提下，最大限度地降低采购资金的占用，同时还可以通过对供应商全面的分析，调整订单计划，评估和选择供应商。
• 询价比价--询价比价的环节主要是用来寻找性价比最高的供应商，我们通常通过运输成本、原材料或者半成品成本、采购管理成本（包括人力成本、招待费、差旅费等等）等因素综合选择供应商。
• 仓储成本--一方面货品需要分类管理，有保质期、已破损的产品需要严格保管；另一方面库存积压也是影响仓储成本的主要因素，如何提高库房周转率、提高仓库的单位使用率，我们会在进销存--“存”中详细讲解。
• 时间成本--分析采购过程花费过长时间所产生的时间成本。简单来说，采购过程花费的时间越长，说明企业在采购环节越不成熟。

不管是否使用系统来辅助经营，企业建立并完善采购系统至关重要！企业不仅要关注显性成本，更要注重“看不见”的隐性成本。采购行为应该是基于“总成本最低”原则而不单只是追求 “采购价格最低”。只是采购价格最便宜的企业可能最后比关注整体成本的企业花销更大！企业要有控制总体成本的远见，要能够对采购流程中所涉及的关键成本环节和长期潜在成本进行评估。这样才能够从各个环节、各个细节，在总成本上节约采购成本。采购成本的控制不仅只是采购部门的事，它还背负着企业全面管理成本的责任，进而影响着后续的仓储、生产、销售等环节，所以成本的管控，即使是使用系统来辅助，没有各个部门的通力配合，也很难实际落地。

综上所述，采购业务对企业来说，并不只是购买材料回来生产那么简单，一套完善合格的进销存系统，在采购环节能帮助企业降低成本、增加企业价值，优化产品质量，缩短生产时间，控制供应商风险，避免缺货风险。如果企业要上进销存系统，因为人的趋利性，有些环节的人在上系统之前是能“吃回扣、拿返点”的，在进销存系统和科学采购制度的配合下，是会杜绝这种情况发生，所以我们在给企业实施软件过程中经常会遇到不愿意使用系统的部门。所以企业老板除了要解决使用系统所需要的知识储备外，还需要保障企业各环节“人”的配合。下一篇文章会详细讲讲进销存系统中，常用的销售功能，感兴趣的可以关注公众号：浅谈企业资源计划。