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如何判断付款方式不明确(企业付款中的门道)

如何判断付款方式不明确(企业付款中的门道)二、付款未成功例如资金系统问题导致无法付款。遇到此类情况,首先应初步判断可能的问题原因,以及预估解决时间。当预估解决时间可能超过付款截止时间时,就应该立即启动备选付款方案,包括通过网银支付、通过柜台转账支付等。如果付款很紧急,资金系统在预定时间内解决存在不确定性,且没有网银的情况下,就应该立即派人到柜台,准备线下转账,确保款项按时支付。3、付款错误。虽然款项支付完成,但与付款约定不一致。包括付款单位错误、收款人错误、付款用途错误、付款金额错误、付款时间错误等。一、付款受阻付款受阻的原因很多,基本的处理思路就是,先看受阻的具体原因,再找可以解决的人和方案(含备选方案),然后立即按选定方案执行。特殊情况下需要几套方案同时执行,以节省时间,确保万无一失。否则当最优方案遇阻,再启动备选方案,可能时间就来不及了。

即便我们每日都小心谨慎地处理付款事宜,但还是难免会出问题。问题本身并不可怕,关键是遇到问题要能正确应对,将问题带来的风险降到最低。

付款常见的问题有以下三类:

1、付款受阻。因各种原因无法正常完成付款。例如网银证书错误或过期、付款系统问题、付款单无法签字、银行头寸问题等等;

2、付款未成功。因各种原因导致款项未能成功从指定账户支出。例如账户支付额度受限、收款账户信息错误等;

3、付款错误。虽然款项支付完成,但与付款约定不一致。包括付款单位错误、收款人错误、付款用途错误、付款金额错误、付款时间错误等。

一、付款受阻

付款受阻的原因很多,基本的处理思路就是,先看受阻的具体原因,再找可以解决的人和方案(含备选方案),然后立即按选定方案执行。特殊情况下需要几套方案同时执行,以节省时间,确保万无一失。否则当最优方案遇阻,再启动备选方案,可能时间就来不及了。

例如资金系统问题导致无法付款。遇到此类情况,首先应初步判断可能的问题原因,以及预估解决时间。当预估解决时间可能超过付款截止时间时,就应该立即启动备选付款方案,包括通过网银支付、通过柜台转账支付等。如果付款很紧急,资金系统在预定时间内解决存在不确定性,且没有网银的情况下,就应该立即派人到柜台,准备线下转账,确保款项按时支付。

二、付款未成功

常见付款未成功的原因有两种,一种是收款方信息错误,一种是付款方账户问题。通常付款未成功可以直接看到失败原因,针对问题解决即可。如果一开始无法知道具体原因,建议按以下顺序逐一排查:

1、付款指令是否成功执行;

2、付款账户资金余额是否足够或是否已扣款;

3、付款单(含网银付款指令)上收款方账户信息是否正确;

4、检查付款操作执行到哪一步了(含金融机构);

5、检查资金流,看付款的资金流转到哪一步了。

如何判断付款方式不明确(企业付款中的门道)(1)

例如一次公司一笔大额支付,付款银行已经操作完毕,账户也已经扣款,但是收款银行就是接收不到资金。一开始沟通了近两小时,没有找到原因,付款方说操作完毕了,但是收款方说我什么都没收到。最后通过上述第四步和第五步的梳理,找到了问题的原因。通过梳理操作执行进度,发现付款银行已经完成了付款的所有操作,正常情况下资金就应该汇出到对方银行了。但是收款行没有收到资金,于是继续检查资金流进度,发现原来是因为实际支付金额超过了之前报备的付款头寸额度。实际支付35.2亿,但报备的是35亿整。因为超过报备头寸0.2亿导致指令未能成功执行。资金流在付款行的最后一步操作后断了。于是银行立即增加0.2亿头寸报备后,款项成功支付。

通过这个案例也给了我一个启发,就是在给银行大额支付报备时,额度最好适当放大一点,留点冗余,确保万无一失。

三、付款错误

常见的付款错误,就是款项支付成功了,但是付款单位、收款单位、付款金额、款项用途、付款时间等中的一项或者几项弄错了,未能按要求支付。只要负责企业资金支付一段时间,都会或多或少地出现几次错误。是人都可能犯错,关键是出现错误了应该如何处理,将损失降到最低,同时吸取经验教训,及时优化我们的操作流程和操作习惯,在后续的支付中尽可能避免再次出现类似错误。实际工作中只要遵循付款中的一些基本原则,并严格去执行,那么出错的概率就会大大降低。

常见的几种付款错误处理方式如下:

1、付款单位错

通常是集团企业,同时负责多家单位的付款,在实际支付时弄错了付款单位,导致款项支付的付款单位错误。常见的处理方式如下:

方式一:退回重付。最完美的解决方式,只要条件允许,尽可能用此方式解决;

方式二:按代付款处理。通常在无法协调收款方退回,或者收款方资金已经使用,没有足够资金退回的情况下采用此种方式。

例如A单位应付C单位100应收款资金,但实际操作时由B单位支付给C单位100资金。标准代付款处理为A、B、C三方签订代付款协议,由B代A支付应付C的100资金。然后A支付100资金给B。根据代付款协议账务处理为:

A支付100资金给BA根据代付协议调整往来

借:其他应收款 B 100 借:应付账款 C 100

贷:银行存款 100 贷:其他应收款 B 100

B代付时: B收款时:

借:其他应收款 C 100 借:银行存款100

贷:银行存款 100 贷:其他应付款 A 100

B根据代付协议调整往来:

借:其他应付款 A 100

贷:其他应收款 C 100

C公司收到B单位100资金转款,根据代付款协议账务处理为:

借:银行存款 100

贷:应收账款A 100

上面A、B的账务处理也可以简单一点,A支付时直接挂C,B直接挂A单位,缺点是报表系统不能自动获取到内部现金流抵消数据。需要财务手工在系统填报内部现流金额。

能够签订三方协议是比较理想的解决方式,如果无法签订三方协议,就只能由A、B签订两方代付款协议,同时通过有效沟通渠道告知C该笔款项由B代A支付。签订两方协议虽留下了隐患,至少当前能解决账务处理问题。

通过两方代付款协议及告知,能解决账务处理问题,但无法避免可能带来的额外的经济损失。有一个真实的案例。A单位因为收购,要代原股东代扣个税100余万。税局对代扣个税有约10%的返还。而实际支付时不小心由B单位支付了。经过多次沟通,由于国库资金只进不出,无法退回,最终税局同意并认可了该笔税款的缴纳义务,但是因为付款方B与收购方A不一致,代扣税返款还部分A单位没法享受。因为付款单位错误企业最终损失了10多万元的税款返还收益。

2、收款单位错误

收款单位错误原则上只能原路退回,尤其是外部单位。如果和对方企业比较熟悉,直接联系退回即可。如果与对方不熟悉,或者没有联系方式的企业,就只能通过业务、领导、朋友、公共信息等一切你可以调动的资源,去联系和协调对方尽快退回。极端情况下可能还需要动用法律手段。

资金晚退回一天,对企业来说都是风险和损失。未退回之前,资金在对方账户,资金本身安全存在不确定风险;同时企业还要承担资金持有的利息收益损失,对于大额资金,这个损失就更大。

3、付款用途错误

付款用途错误的影响可大可小。一般情况下通知收款方说明一下即可。严重时可能带来直接经济损失、法律风险。

例如业务采购,如果厂家要求必须注明什么款项,以便第一时间上账,如果不按要求注明,就会导致付款资金上账不及时,进而影响业务采购下单,遇到资源紧张可能一些好的资源就被其他企业抢了。

如果付款用途错误不能仅通过告知解决,有以下几种处理方式:

方式一:收款方能接受的正式说明,明确原付款的实际用途;

方式二:退回重付;

方式三:按付款银行要求出具公函,让付款行发更正查询,查复给对方收款行,更正指定付款的款项用途,走大额支付系统当天就可以完成。该操作方式,只要收款行认可,没有严格的时间限制,只要是付款之后都可以进行查询调整。通常是在资金没法退回的情况下,对用途又有严格要求的时候使用此种方式。

4、付款金额错误

付款金额错误有两种情况,少付或多付。

少付款发现后及补上即可。如果是还本付息、票据兑付等,如果少付可能带来比较严重的后果。发现少付后应第一时间补足,如果非紧急情况下可以第二天或者后续补足。

多付款的情况,常见有四种处理方式,具体要根据实际情况确定用哪一种。

方式一:联系收款方将多付部分退回;

方式二:联系收款方全额退回重付。如果对入账金额要求严格对应的,通常使用此方式;

方式三:如果后续还有业务款项需要支付,留抵后续业务款项;

方式四:做营业外支出处理。通常在多付金额较小的情况下使用。曾经有企业因为多支付了一分钱还来申请退回的。最终处理方式是对于这一分钱,付款方做营业外支出,收款方做营业外收入。如果真要退这一分钱,手续费就要5元,而且还有后续往来对账、凭证处理等事务,得不偿失。

5、付款时间错误

付款时间错误也分两种情况,提前支付或延后支付。

提前支付最好的处理办法就是让对方先退回。这需要调用一切你可调用资源,去协调对方退款。实际业务中要看提前多久以及提前支付对企业带来的影响。如果提前时间不长、对企业影响不大,可以暂且不管。

如果是延后支付,带来的风险可能更大。发现后应第一时间完成款项支付,同时若有必要,及时与收款方做好解释和安抚,将影响降到最低。

尤其是对于还本付息、票据兑付的延后支付,应想尽一切办法在当天完成支付到账。如果大额系统已关闭,先想办法同行调拨,即便通过小额系统多笔支付,也必须全额到账。最坏的结果是隔天才发现,就应充分和金融机构沟通,让金融机构帮想办法“承担”一部分责任,把对企业的影响降到最低。

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