如何写外贸邮件回复率（外贸邮件这样写）

如何写外贸邮件回复率（外贸邮件这样写）如果在写邮件之前，脑子里没有一个清晰的结构框架，那凭意识流写出来的东西，水平怎么样是可想而知的。首先从“思维逻辑”开始，因为这是你邮件成型的必要条件。因为一篇文章罗纳所有不太可能，今天就结合一些高频“坑点”，分享下邮件中常见的逻辑漏洞和细节处理。虽然不一定能让你的邮件无懈可击，但把你的邮件拉升几个档次，少吃点亏还是绰绰有余的。01、邮件未成，逻辑先行

写出一封邮件并不难，写好一封邮件却很难，相信做外贸的朋友，对此都深有体会。

具体难在哪里，各有各的“血泪史”。

从我这些年收到的学员反馈来看，病症千奇百怪，但归结到最后还是：

拿不到订单。

因为一篇文章罗纳所有不太可能，今天就结合一些高频“坑点”，分享下邮件中常见的逻辑漏洞和细节处理。

虽然不一定能让你的邮件无懈可击，但把你的邮件拉升几个档次，少吃点亏还是绰绰有余的。

01、邮件未成，逻辑先行

首先从“思维逻辑”开始，因为这是你邮件成型的必要条件。

如果在写邮件之前，脑子里没有一个清晰的结构框架，那凭意识流写出来的东西，水平怎么样是可想而知的。

一般的邮件，不管是开发信还是其他，都是三段式，最多不超过四段。大家可以回忆一下自己写的邮件，如果超过这个段落数，你就要重新理一理自己的逻辑了。是否过于啰嗦，重点模糊？是否层次不明了，让人没有阅读欲？你要知道，外国客户通常只会花3-4秒钟扫一封邮件。如果超过这个时间成本，那你的邮件十之八九进垃圾箱。这不是在唬人，可以具体来看一个案例。

这是我真实收到过的一封开发信，大家觉得如何？

首先一眼看上去，感觉就是长。根据我说的3段式要求，这肯定超了。那有没有必要写这么长呢？这里面的信息都是必不可少的吗？显然不是，不然我不会提“3段式”这么明确的标准。

就比如“Maybe now you have regular business partner. If so please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”这段。有存在的意义吗？客户如果真想删掉你的邮箱，你这句话能阻止吗？所以结构上多出来这么一段，完全是逻辑上的混乱。另外公司介绍的部分也很多余。如果不是知名企业，比如世界五百强这种等级，客户是没兴趣了解的。

当然，这封邮件还有其他问题，考虑到是行文结构方面的分析，就不再多说了。

另外，除了框架结构上需要紧凑清晰的逻辑作支撑，还有一点需要注意的是邮件中是否存在漏洞。既避免踩对方的陷阱，也不要自己挖坑自己跳。除了要做到滴水不漏，最重要的还是“严谨”。

比如我有个朋友曾经就遇到过这样一个问题：

工厂方面的原因，他已经第二次向客户申请延期交货了，然后客户发来一句“We cannot afford any further delay."这句话是什么意思呢？其实存在歧义，既可以理解为：你这次延期我接受，但是下次不可以了；也可以理解为：我过去已经同意你延期了，这次就不行了。

这大概率是客户留下的“陷阱”，如果东西当时在市场上卖得不错，你延期发货可能什么事都没有。

但如果行情不行，也有可能你快要准备安排出货了，客人突然通知你“这批货不要了，因为你延期我没有办法搞促销。”

万一遇到这种情况你是有理说不清的，因为解释权在对方手里，你很被动。所以需要把这种可能扼杀在源头。你完全可以以第一种理解做回复：首先感谢谅解，再请求对方确认并通过一下新的ETD。只有这样做，才能完全避坑。

02、细节永远是加分项

如果逻辑结构上没什么问题，那就可以考虑怎么让邮件更完美精致了。

一封完美的邮件，在细节上肯定是面面俱到的，而“细节”又常常是被大家忽略的，所以接下来谈谈一些零碎但有用的“细节”。

一.字体

这可能对很多人来说太多余了，认为这完全不重要。我说过，细节是锦上添花的东西，你没有不见得就搞砸事情，但有了肯定加分。就像邮件的字体，它不会影响文本的理解，但绝对影响阅读的体验。如果能采用让客户舒适的字体，也能让你的邮件搏得几分好感。

我对商务邮件字体的意见是：

不要使用奇怪的或者特殊的字体，尽量用常规字体。

英文邮件千万不要使用“宋体”。

大小基本选11号或12号就可以了。

二.标点

标点符号其实还蛮重要，有时候跟语气、句意都有关系。比如不要使用太多感叹号，句子写完一定要加句号，英文标点符号后面必须空一格再继续。

三.邮件的语气

提到语气，可能有的人就下意识觉得要怎么委婉怎么来，事实上也未必。这其实是根据你自己的职位、对方的职位，或者你们之间的熟悉程度来斟酌敲定的。但有一些表达方式，不管是什么关系，都不建议使用，很容易冒犯到别人。

比如“Regarding this point my understanding is...”这种说法就有全盘否定对方的意思，非常不礼貌，如果改成“In my opinion ... is it correct?”就更为妥当些。

四.签名

邮件里插入签名其实还挺重要的，因为邮件这种交流方式的及时性并不那么强。如果客户有紧急的事情找你，却没有你其他的联系方式，那你很可能就失去一个潜在的机会。不要觉得这不可能，因为我真实遇到过。签名一般是由你的名字、职位、电话号码、公司全称、地址等要素构成，大家做的时候尽量全面一些。好了，关于邮件逻辑和细节的分享先到这里，希望大家能够对照自己的邮件查漏补缺。最后祝大家都能写出优秀的邮件，拿到更多的订单！（来源： 毅冰米课）

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