社恐人预习提问题（社恐人的PPT汇报操作手册）

社恐人预习提问题（社恐人的PPT汇报操作手册）l 忘词，磕磕巴巴；l 讲到高兴处，却被告知还剩2分钟，赶紧结尾；l 原本打算做一个15分钟的展示，但现场临时要求，在3分钟内将PPT展示完毕，结果自己手忙脚乱，汇报地一塌糊涂；l PPT上有大量的文字，没有图片，没有重点；l PPT花里胡哨，五颜六色；

毋庸置疑，PPT汇报已经成为成果展示、产品介绍、职称答辩、文件评审等各种场合下的主流汇报方式，其重要性毋庸置疑。一次成功的PPT汇报，可将我们的努力成果、产品特性等信息淋漓尽致地展现出来，进而帮助我们树立正面的职场形象、留下良好的第一印象、获得客户认可。

上学的时候，我们肯定已经拥有了一些PPT展示的经验，相信大家大多经历了如下挣扎或者犯过如下错误：

l 非常惧怕在众人面前说话，浑身不得劲，嘴唇发干，想上厕所，想逃离现场；

l 做了一个自己满意的PPT，结果现场并未获得观众的认可；

l 原本打算做一个15分钟的展示，但现场临时要求，在3分钟内将PPT展示完毕，结果自己手忙脚乱，汇报地一塌糊涂；

l PPT上有大量的文字，没有图片，没有重点；

l PPT花里胡哨，五颜六色；

l 讲到高兴处，却被告知还剩2分钟，赶紧结尾；

l 忘词，磕磕巴巴；

l 动作慌乱；

l ……

我个人从大学开始就有意识地积累PPT展示的经验，因为我觉得这个能力很重要，也很锻炼人，但即使有过多次效果很好的展示，现在每次汇报前，我仍然非常紧张、吃不好、睡不好，但我仍然觉得接下来的这些经验会对大家起到一定的帮助。对我来说，如果我每次展示都做到了下面几点，那我会更有信心，展示也更有可能会顺利。

1. 不自我设障

毋庸置疑，心理建设是最棘手的工作。有一个术语叫“自证预言”，大致意思是我们觉得一件事情会如何发展，结果事情真的就会往那个方向发展。所以，为了一次成功的展示，我们需要给自己积极的心理暗示，以期实现一个正面的自证预言。但有的时候，我们可能自己都没有意识到，我们不仅没有给自己加油打气，反而是在自我设障，自己给自己添堵。具体表现为拖延到deadline才开始做PPT（结果PPT做的不够精美、甚至错误百出，但可以安慰自己如果时间充足，就不会这样）、逃避写讲稿、排练计时等可以提高成功率的方式（结果由于准备不充分，现场展示磕磕巴巴，但可以安慰自己下次如果准备充分，就不会这样）。

其实自我设障是一种自我保护的心理机制，我们很怕自己自己努力过后，却并没有取得理想成果，自尊心受挫，感觉自己很失败，于是提前给自己设置很多障碍，这样失败的时候就有很多客观的借口了，心里会好受很多。

其实，一次没那么成功的展示，其背后的原因是很多的，有客观有主观，当然，为了自己的进步，我们需要更多关注主观因素，看看有哪些可以改进的地方，争取下次做得更好，这是一个获得反馈、进而成长的正反馈过程。一次展示的成功与否绝不代表我们这个人行与不行，没必要给自己扣上这么大个帽子，这个帽子会把自己压住、让自己不努力、固步自封。

我们换个角度想一想，每次展示都是很难得的人生体验，我们可以借此锻炼公众演讲能力、逻辑思维能力和表达能力。我们也会发现很多不足，但只要我们把这些不足都加以改善，下次就会更棒。只要我们善于发现，每一次经历都是成长的大好机会。其实，我们大多数巨大的成长是来自于痛苦的挣扎或者惨痛的失败，只要我们没被击倒，获得的收获都是巨大的。

2. 理清思路

心理建设好后，我们就可以理性地开始理思路了。每一次汇报都是一个展示我们想法、思考的过程，想不明白就讲不明白，观众也听不明白，所以最重要的就是先把思路捋清楚。

我们和观众见面的时间可能只有几个小时，人家不关心我们为PPT中所展示的产品付出了多少心血，只关心对自己有什么用，所以我们一定要考虑观众的需求。比如说，如果我需要给一个行政高层汇报一个项目的开发前景，如果从我的角度出发，我会说这个项目的研究背景是什么，前人做了哪些工作，我还可以干哪些工作，我已经干了多少，接下来我还打算怎么办，自己觉得逻辑清晰，但其实人家根本不关心这些，人家关心的是这个项目可以带来多少经济效益，或者有哪些正面的影响，工期多长，可否在人家的任期内完成，作为人家晋升的成果。

所以，为了把话说到观众的心里，我们通常需要思考如下问题：这次汇报的观众是谁？他们关心什么？我们汇报的目的是什么？为什么要研究这个课题？这个课题是什么？别人有做过类似的研究么？TA人取得了哪些成果呢？我们打算怎么研究？我们已经做了哪些工作，取得了哪些成果？工作亮点在哪里？下一步计划要做什么？未来的发展方向是什么？

对如上的问题针对不同的汇报场景进行裁剪，相信我们的展示就不至于偏题了。此外，好记性不如乱笔头，为了更好地理清思路，我们需要将思考的过程和结果进行可视化呈现，最简单地，我们可以拿出一张大白纸，将自己的展示要点写下来，比如说自己要讲几部分，每部分要讲哪些内容，不停地涂涂改改画画即可。

有了清晰的思路，如果遇到需要在短时间内进行汇报的突发事件，我们也可以从容应对。

3. 制作PPT

思路有了以后，我们就可以着手做PPT了，个人觉得把思路捋清楚后再做PPT比一边想思路一边做PPT效率更高。有关高效制作PPT的方法大家可以自行上网查找。在这里，我主要针对PPT的设计提供一些个人观点，供参考。

1) 添加图片

PPT一定要有图片，一张图片的说服力远超过一大段文字。全是复杂的公式和繁琐的文字、没有一张图片的PPT，我觉得没有人会喜欢看。即使我们是在进行一次非常庄重的学术汇报，那也要想方设法地添加图片，比如我们可以用图片显示研究背景及思路、仿真结果等等。

仅仅把图片插入PPT是不够的，我们需要把重点部分标示出来，并把图片想表达的结论用简洁的文字添加在图片周围空白处。

值得注意的是，如果图片是引用的，我们一定要在最底下注明来源。

2) 充分留白

人说话要留白，PPT设计也要留白，一页满满当当的PPT会给观众产生巨大的认知负担，所以PPT一定要充分留白。

3) 配色简洁

整个PPT的配色风格要统一，整个PPT中出现的颜色尽量不要超过3种。

此外，太亮眼的颜色会让人产生视觉疲劳，所以建议尽量不用亮绿、亮黄等颜色。

4) 字体醒目

整个PPT尽量使用3种以内的字体，且字体的大小不能太小，28号比较合适。如果一页文字过多，担心观众看不清，那么一方面建议能用符号或者图形表示的逻辑关系可以尽量不用文字呈现，另一方面建议可将大段文字拆分为多页，并将重点内容通过加粗或者标示颜色的方式，在视觉上将其凸显出来。

5) 保存选择

我们需要提前确定好现场展示所用的PPT版本，来确定自己做的PPT要保存成哪一版本，防止出现版本不匹配导致PPT变形或者动画失效的尴尬局面。当然，我们也可以将PPT保存成图片或者pdf，作为备用方案。

4. 撰写讲稿

做好了PPT，我们就可以开始写讲稿了，我的个人习惯是，无论是3分钟还是15分钟的展示，我都会写逐字稿。

关于讲稿，我常用的开场白是，“各种专家，大家上午好，我是XX，很荣幸今天能够在这里代表XX项目组进行XX方面的汇报，我的展示分为如下几个部分，分别是这个项目是什么、项目亮点是什么、为什么要研究这个项目、怎么研究这个项目，接下来我将针对上述内容逐一加以介绍。”

讲稿写完之后，我们先从头到尾用正常的语速读一遍，尽量在规定时间前30s左右结束，决不能超时。然后就可以反复背诵讲稿了，背的过程中可以随时对讲稿进行修改。

那么我们应该将讲稿背诵到什么程度呢？我没有一个明确的标准。但就我而言，如果是3分钟的展示，那么我会背到在不看PPT的情况下，能够连续三次均可以流畅地背完讲稿为止。

对于超过5分钟的汇报，我追求在看着PPT的情况下，能够连续三次均可以从头到尾流畅地背完讲稿。如果这次展示非常重要，我会追求在闭上眼睛的情况下，能够连续三次均可以从头到尾流畅地背完讲稿。

5. 提前预演

讲稿背好了以后，我们还需要对整个展示过程进行提前预演，也就是把现场所有可能发生的事情都提前想一下应对措施，比如自己该如何上台？该用鼠标还是激光笔展示？该用何种手势？讲到哪里声音该大一些或者慢一些？然后再反复练习。把自己能够想到的细节都提前想好应对策略，到时候就可以从容地尽情发挥了。

6. 现场展示

我觉得大家最害怕的环节就是现场展示。我也是，虽然我已经做过很多次展示，而且效果还不错，按理来说应该积累了不少信心，但其实无论是大展示还是小演讲，开始前我还是会非常紧张，吃不下饭，焦虑不已。

所以，展示前，我会不断地告诉自己，“自己讲稿已经背了那么多遍，没问题的”，“自己也做过那么多次成功的展示，这次也没问题”，“紧张是正常的，适度地紧张有利于我的发挥”，接下来的展示，我要将焦点放在有没有充分发挥出准备的水平上，如果发挥出来了，那就是很棒的，如果没有，那就反思一下，总结经验教训，下次继续努力。

展示过程中，最差的情况也就是自己因为出错而被大家嘲笑，但也没多大关系。自己感觉天大的事情，其实在别人眼里不是多大事，毕竟大家关心的还是自己的生活，我们不必自己给自己加戏，放大情绪。只要我们诚心致歉，相信观众还是会对我们多多包容的。我们甚至可以提前和观众说，这是我第一次做展示，很紧张，待会如果出错，希望大家多多担待，观众肯定会报之以微笑和掌声，觉得我们很真诚。

无论我们上台前有多少挣扎，上台以后，我们就牢牢站稳，脚下生根，腰背挺直，自信微笑，声音洪亮，从容地与TA人进行目光接触（可以看TA人的两眼之间或者鼻子的部分）。其实，大部分时间大家都在盯着手里的纸质文件或者PPT看，直勾勾地盯着演讲者看的情况还是比较少的，如果真的发生这种情况，那也是说明演讲者的魅力非常大，是好事。

值得注意的是，我们最好寄希望于展示前充足的准备而不是现场的临时发挥，因为展示时我们会紧张，能把准备的水平发挥出来已经非常厉害了，临场发挥的可能性比较低。

7. 回答提问

展示结束之后，我们通常还需要与观众进行交流。演讲，是一个传达观点的过程，提问，是一个观众反馈感受的过程，谁说观众就一定得和我们意见一致呢？所以有分歧是正常的，我们要做好迎接挑战的心理准备。

特别地，在回答专家们的问题时，我们态度一定要端正。专家们的时间很宝贵，肯抽出时间给我们指导，我们应该感谢专家，don't take it for granted。即使这位专家和我们研究的领域有所不同，我们也不能直接认为这个专家不懂我们的研究内容，毕竟很多思考问题的方法在不同领域中都是适用的。

我们一定要尊重专家，绝不顶撞专家。能够回答的问题就直接回答，不能回答的问题就表明态度，自己会后再把问题搞清楚，之后继续努力。即使专家们有的时候没有给我们留面子，语气很强烈，但我们的重点还是应该放在寻求有效的反馈、就事论事上。一方面，人家本来就没必要给我们留面子，另一方面，自己如何应对负面反馈也是个人的必修课，与TA人无关。天下就没有难听的话语，如果自己觉得有，那说明自己修心不够。

8. 小结

一切成长都靠积累，展示能力的提升要靠平时有意识地练习。做好心理建设，不自我设障，从观众的角度出发，在白纸上理清思路，做一份简洁明了的PPT，背熟讲稿，做好预演，自信从容登台，得到有效反馈，争取下次更棒。