如何快速正确填写外贸单证（最简单实用的外贸流程和单证）
如何快速正确填写外贸单证（最简单实用的外贸流程和单证）之前文章分享过了，外贸客户的来源基本上分为线上和线下。线下就是展会；线上常用的方式包括：谷歌、平台、社交网络等方式1. 客户开发所以本人的观点是，外贸流程没有那么高大上，也不是那么复杂难懂。单证也就是几种比较常用，不需要你先把所有单证学透彻才能做外贸。还是那个观点，外贸流程和单证制作，通通等到你开发到客户之后再去现学现卖，完全来得及。这篇文章就用简单易懂的语言，介绍下实用的外贸流程和常用的几种单证。弄懂了这篇文章，这方面的知识就足够你用一段时间了。简单来讲，外贸流程就是：开发→初步谈判→寄样→沟通确认订单细节、付款方式、单证要求→收定金→生产→订船发货→报关→提供清关单据→收尾款。其中，寄样品有可能不需要，因为有的产品不用样品确认；收定金和尾款时间不一样，因为有的公司和老客户合作是无定金生产，或者发货前100%全款，或者有一定比例的质保金。这些特殊情况就不单独介绍了，接下来一项项地介绍这些
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做外贸前，需要了解下基本的外贸流程。在很多人想象中，外贸流程和单证一定非常非常复杂、高深、难懂。上网搜，也会出来一大堆类似文章，把外贸客户谈判流程、单证制作搞得特别复杂，让人不敢靠近。
其实，除了开发客户和出口报关，其谈判过程和内销差不多，很相似。因为销售是相通的，无论内销还是外销。我觉得，当我们开始工作时，全球的客户就被分为有限的几种类型，而不是总想着客户是哪个国家哪个城市的。国家之间的采购特点的确不同，但是也要因人而异。
所以本人的观点是，外贸流程没有那么高大上，也不是那么复杂难懂。单证也就是几种比较常用，不需要你先把所有单证学透彻才能做外贸。还是那个观点，外贸流程和单证制作，通通等到你开发到客户之后再去现学现卖，完全来得及。
这篇文章就用简单易懂的语言，介绍下实用的外贸流程和常用的几种单证。弄懂了这篇文章，这方面的知识就足够你用一段时间了。
简单来讲，外贸流程就是：开发→初步谈判→寄样→沟通确认订单细节、付款方式、单证要求→收定金→生产→订船发货→报关→提供清关单据→收尾款。其中，寄样品有可能不需要，因为有的产品不用样品确认；收定金和尾款时间不一样，因为有的公司和老客户合作是无定金生产，或者发货前100%全款，或者有一定比例的质保金。这些特殊情况就不单独介绍了，接下来一项项地介绍这些通用的流程。
1. 客户开发
之前文章分享过了，外贸客户的来源基本上分为线上和线下。线下就是展会；线上常用的方式包括：谷歌、平台、社交网络等方式
文章标题是： 外贸怎么开发客户？做外贸怎么找客户？这些才是最实用的途径有需要的亲们可以去查看。
2. 初步谈判
当我们找到客户资源后，就开始联系客户，引起客户对产品的兴趣，并提供合适的报价。
这是初步的谈判，一般涉及到产品的介绍、价格谈判、问题解决等。总之，这一步谈判可长可短，决定客户是否会和你继续进展下去。这一步要做到尽可能地留住客户的兴趣，让他有兴趣继续进行下一步。
3. 寄样
小产品需要寄样品，客户用于测试，或者查看质量，或者查看实物是否符合自己的标准。样品很重要，是打开合作的一块敲门砖。很多客户上来就要样品，不管你什么价格、什么质量，只要你不提供免费的样品并且承担运费的话，一切免谈。这种客户不谈也罢。
样品的包装不需要太精美，毕竟我们不是专业做包装的，只要保证干净整洁，用心保护好样品，就可以了。不过要注意样品一定要和后期的大货一致，质量、等级、细节等等。所以做好记录很重要。
4. 沟通确认订单细节、付款方式、单证要求
样品满意后，客户就会考虑试订单了。这一步涉及到订单细节、砍价、付款方式、单据要求的确认。付款方式倾向于T/T电汇，方便快捷。有些国家限制电汇，管控严格，要求必须信用证，那就另说了。新客户最好是至少保证30%T/T电汇定金。
单据要求是最后谈的，等客户真的准备下订单了，有些敏感的国家，比如中东、埃及等，需要提前确认是否需要特殊的单证、费用如何承担，都是要考虑在内的。大部分国家不会有特殊要求。
5. 收定金
很好理解，客户付款后要过来水单，以便及时发现客户支付是否有错误，可以及时修正，以免影响备货。收到后看看扣费是否合理，到账期限多久，等等。现在美元电汇监管很严格，有些敏感国家汇款非常非常麻烦，几个月到不了账的情况也有可能发生，最好提前落实好汇款路径。
6. 生产
很好理解，就是按照要求生产订单。注意和工厂协调好交货期。按照合同规定的交货期完成生产，一定要及时关注交期的变化，以备及时调整船期。
7. 订船发货
和货代沟通运费、船期等，需要你来付运费的话，要和客户协商海运费是否合适，如果客户不认同，就得换船公司。至少在订单生产完成前的1-2周订船，甚至最好提前2周，因为很多船公司的截港时间是提前5-7天，哪怕根本没必要。而且海运费的问题有时候很棘手，很多航线海运费变化太大了，客户需要等候最佳时机。
8. 报关
船期的3-5天前，需要你提供报关资料给客户。具体单据在后面会提到。
9. 提供清关单据
开船后，你要几时提供清关单据给客户。一般是提单复印件或者格式单、箱单发票、开船通知。后面会提到。
10. 收尾款
凭借清关单据中的提单复印件，客户知道已经开船，就可以付尾款了。收到尾款后，你可以把正本提单或者提单电放给客户，这样客户可以清关。
很多公司有专门的的单证员，把业务员和单证员分离开来。但是实际上，大部分的业务员是从身兼业务员 单证员两职过来的。除了业务量特别多的大公司，其他中小型外贸公司和部门的业务员，都需要自己亲自处理单证。可以这么说：外贸业务员会做基本的单证，但是单证员不一定会做业务。
外贸单证的确非常多，但是作为外贸业务员，需要掌握的就是下面这几种：
1. 订舱单
订舱单模板找货代要，或者上网下载。最主要是收发货人信息尽量准确，这时候已经可以和客户确认下收发货人、通知人的信息了。件重尺按照实际填写。这是订船需要的基本文件。有的特殊产品需要MSDS等。到时候再学。
2. 报关单填写
报关单的模板找货代要就可以，公司也有现成的。
除了件重尺、运输条款、金额等基本信息外，还需要提供申报要素，也就是对应的HS编码规定提供的信息。不知道的信息就找以前报过的案例，或者上网搜一下案例，或者让工厂协助提供相关信息。
3. 箱单
收发货人信息，件重尺。这时候就要准确的信息了，因为是要录入系统的。如果更改，时间太晚的话，会产生改单费。件重尺尽量准确，相差太大的话，万一验货就麻烦了。模板找货代要，或者上网下载，公司也有现成的。
4. 发票
和箱单类似，不同的是需要填写报关金额。这个金额就是指这一票你会收到的客户款的总金额，包括货款、代付海运费等，不能相差太多，越精确越好，否则就麻烦大了。
5. 装船通知
FOB货物最好提供装船通知shipping advice，提醒客户投保。否则万一不幸运的客户货物沉船了，又忘了投保，那么他可以投诉你没有提供装船通知，一切损失让你赔偿。模板找公司要，或者上网下载，或者自己制作一个。
6. 特殊认证
1）原产地证：找代理公司做，上网一搜很多。公司一般都有合作的。
2）熏蒸证书：如果是实木托盘、含实木包装，那么很多国家要求必须提供熏蒸证书。这个需要提前与客户确认好，并且要求工厂配合提供。
3）SASO等：这个是沙特等中东国家要求的证书。具体怎么做我忘记了，第一次做比较麻烦，客户要求提供的话，那么费用一定要提前加上。
其他的暂时不记得了，要特殊证书的毕竟是少数国家，上网查查有哪几个，提前做到心里有数，别吃亏了就行。
外贸基本流程和常用单据就这些了。提前了解下，知道到哪一步该做什么了就可以了，不用先学会怎么做单据、怎么做认证，都可以现学现做，订船后你有足够的时间准备单据，咨询货代、领导、同事，他们简单易一指导你一定能学会，没有那么的高大上，没那么复杂。
记住：这些只是皮毛，外贸工作最难、最需要一直提升的是客户开发和谈判能力。至于这些知识，只是附属品，必须学会，但是不是阻碍你开发客户的原因。
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最后，预祝想做外贸的你，以最快的速度拿下你的外贸第一桶金！
Hi~~我是"小G外贸源"为何我的眼中常含泪水？因为我对外贸爱得深沉。O(∩_∩)O~我是一个不爱说废话的努力的苦逼的外贸经理人喜欢码字；记录外贸经历；吐槽外贸职场点击"关注"，我们一起成长~~听说关注我的都减肥成功了，变帅了，变美了......
