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职场邮件范例(写邮件的4个技巧)

职场邮件范例(写邮件的4个技巧)如何让别人更愿意第一时间点击你的邮件标题?跟新媒体文章的标题一样,好的邮件标题也要保证打开率,如果别人连你的邮件都不打开,你的邮件内容再重要也没有用。第三,别人如何看待你?因为见字如面。第四,是否有助于达成目的。通知是否有效传达,请求是否被及时收到,合作是否正常推进等等。如何写好邮件,更好的达成沟通目的?需掌握以下4招。

职场邮件范例(写邮件的4个技巧)(1)

写邮件,是职场中最常见也非常重要的应用场景。

邮件写得好不好,决定了以下几点:

第一,别人是立马查看你的邮件,还是直接忽略?很多人的邮件让人毫无点开的欲望。

第二,别人是否会及时回复你?有的邮件明明第一时间查看了,但不想回复,假装看不到。

第三,别人如何看待你?因为见字如面。

第四,是否有助于达成目的。通知是否有效传达,请求是否被及时收到,合作是否正常推进等等。

如何写好邮件,更好的达成沟通目的?需掌握以下4招。

职场邮件范例(写邮件的4个技巧)(2)

一、标题要提高打开率

跟新媒体文章的标题一样,好的邮件标题也要保证打开率,如果别人连你的邮件都不打开,你的邮件内容再重要也没有用。

如何让别人更愿意第一时间点击你的邮件标题?

1、清晰、准确、完整

《会议纪要》要改成《12月5日内容组会议纪要》、《下周一开会》要改成《1月8日运营组部门会议,讨论2020年预算》

2、展示重要性、必要性

其实就是通过标题告诉对方:你看到邮件,最好是马上打开,因为这件事很重要。

《1月8日运营组开会》改成《1月8日老板主持运营组开会》、《2月5日提交年终总结》改成《2月5日提交年终总结,汇总给XX领导》、《8月8日预算讨论结果》改成《8月8日运营部预算讨论结果,请批示》

3、展示利益、回报

这样写,收件人看了会主动的、忍不住的、尽快点开查看。

《12月5日部门培训》改成《12月5日阿里销冠培训2小时>、《2月5日提交年终总结》改成《2月5日提交年终总结,评定年终奖》

二、开头有情商、有介绍、有目的

1、开头有情商

先说一下开头的称呼。

有的人是来应聘的,结果邮件一开头的称呼是老金、小金、金毛线等等,这样都不恰当,用金老师、金总都可以。日常工作邮件,称呼的格式可以是「姓+职」或「姓+先生/小姐」。

再说一下开头第一句。

开头要直入主题,但很多时候并非从第一句就进入主题,第一句话可以是高情商的一句寒暄问候赞美等。

比如:

恭喜你,今天的会议发言很精彩!+进入主题。

好久不见,最近公司一切顺利吧。+进入主题。

刘总好,上次合作您真的帮了很大的忙,特别感谢!+进入主题。

不用太多,但加上这样一句,就高情商的开了个头,让人微笑着往下看。

2、开头有介绍

我收到过这样的邮件:我想和你聊一下商务合作的事情,不知道是否方便?收到的时候我很懵,你是谁,要跟我谈什么商务合作?

公司内部要注意这一点:

如果是小公司,或者大公司但同项目组,彼此都熟悉,可以省去自我介绍。但如果是人数多的公司,或者虽然是小公司但属于跨部分沟通,大家没那么熟悉,这时候即使是公司内部,也要在开头有一个自我介绍。

自我介绍不用长,姓名+部门+职位+负责业务即可,比如:您好,我是金毛线,运营部的运营经理,负责XXXXX

3、开头有目的

最好让对方在100字以内知道你来邮件的目的。

比如:我发邮件是想跟您汇报一下11月公众号运营的情况,并且有两个用户增长策略需要您批示。简要说完目的之后,再用正文展开。

职场邮件范例(写邮件的4个技巧)(3)

三、正文有结构有排版

写完邮件正文,尤其是比较长的,超过1000字的,一定要梳理调整一下结构和排版再发过去。

1、所有表达都应该有结构。

看看内容属于什么结构,然后梳理得更清晰一些,比如:

总-分-总、结果-原因、结论-论点、事件-分析-启发、错误-原因-反思、成绩-分析-经验、过去-现在-未来,等等。

2、凡是能加小标题的地方,最好加一下,结构感更强。而且小标题一般是内容的提炼表达,可以让收件人更好的把握你传递的信息。

3、凡是能标1234或者第一第二第三的,都标一下。逻辑更清晰,阅读的推进感更强。

4、凡是能分段的,最好分一下。一段文字在手机上显示最好不要超过5行,一定不要超过10行,一般三四行就可以,有的两三行即可,让收件人阅读体验更好。

5、凡是分段,必须空行,段落开头,不必空格。

6、凡是数据复杂的地方,尽可能转化成图片表格,让收件人一目了然。

7、字体统一,主体文字字号一致;颜色不要超过3种,两种为佳;不要随便配图,除非特别有必要;不要频繁的使用加粗、下划线等标记方式。

注意,邮件正文不要完全空白。

① 显得太冰冷,没有温度,一打开邮件只有文件,空空荡荡的感觉,我收到很多求职邮件就是这样,说不上不对,但看到有正文的还是感觉更好一些。

② 自己省时间却麻烦了别人,虽然有时候你的邮件主要是文件,但在正文加几句说明会让收件人更好的了解信息。

职场邮件范例(写邮件的4个技巧)(4)

四、结尾要能推进收件人的行动

你发一封邮件,一定是要达成某个目的,所以结尾处一定要推进收件人行动,说几句引发行动的话。

比如:

收到后请回复“收到”;期待您周一之前回复;期待您的来电;欢迎您下周一来我公司面谈;如果方便,我想下周一上午10点去贵公司拜访,期待您的回复。

总之,需要对方做什么,希望对方在什么时间之前给出什么回复,直接在邮件最后一段中说明即可,不要让对方去猜或者自己体会。沟通是要讲求目的达成和结果效率的,你表述不清,拉低了对方的工作效率,别人也不会愿意回你邮件,这影响的又是你自己的结果效率。

另外,结尾处写一句感谢或者祝福语比较好,写信的时候,我们会记得写上「此致 敬礼」,发邮件不需要太拘泥于格式,但加一句感谢或祝福会让你更有温度更有亲和力,比如「感谢您的时间」「祝您顺利」、「新年快乐」之类的就可以了。

邮件结尾的最后,尤其是工作邮件,一般会在邮件末尾加上签名档,里面包含自己的名字、公司、职位、联系方式等。

现在你可以打开自己的邮箱,看看最近收到的邮件,哪些做得比较好?哪些还不够好,应该怎么优化?

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