会议通知格式与范文文库(会议通知如何写)
会议通知格式与范文文库(会议通知如何写)6、会议场所:即开会的地点,根据级别或人数要求来定,若参会人数多,一般选择公司大会议室举行,人数少的选择公司小会议室进行,高级别的会议,一般在公司高层指定的会议室召开,若有外来贵宾参会的会议,一般选择在公司豪华会议室召开等;5、参会人员:组织此次会议需要哪些部门或人员参加,一般领导会告诉你的,要是没有及时说明,你要问清楚。一般参会人员遵照“职务对等原则”,即同一级别的人参加,以及具体项目实施人要参加。若是重大决策会,一般采取奇数人数参加,这样好投票表决,这些都是常识性的经验;2、会议目的:阐明组织此次会议的目的,解决什么问题,达到什么预期效果;3、会议时间和日期:即开会的日期,以及具体开会时间,有时候我们经常忘记写具体开会时间,造成参会人员只知道开会日期,不知道具体时间,要是参会人员没有及时询问的话,参会人员迟到了,你会很尴尬的,领导觉得你做事不靠谱,所以这些事情务必提前问清楚,然后在会议
公司一般召开正式性或重要性的会议,都会下发会议通知,职场中有的人不会写《会议通知》,不知道会议通知涵盖哪些内容和条款,于是草草了事,不但不会收到好的会议效果,而且会造成一些人对你不满或抱怨,你的领导也会对你工作能力大打折扣。
为此怎么写好“会议通知”,给你1个模板,涵盖以下9点内容和条款,让你彻底搞定会议通知。
1、会议主题:即召开什么会议,如:《XX项目验收会》,《产能协调会》,《公司战略实施检讨会》,《人力资源分析会》等主题的会议通知;
2、会议目的:阐明组织此次会议的目的,解决什么问题,达到什么预期效果;
3、会议时间和日期:即开会的日期,以及具体开会时间,有时候我们经常忘记写具体开会时间,造成参会人员只知道开会日期,不知道具体时间,要是参会人员没有及时询问的话,参会人员迟到了,你会很尴尬的,领导觉得你做事不靠谱,所以这些事情务必提前问清楚,然后在会议通知中写清楚,就不存在造成这样尴尬的局面;
4、会议主持人:就是这场会议是谁来主持的,一般领导安排你,会告诉你的,要是没有及时告诉你,你务必要问清楚谁来主持的,否则闹笑话。一般重大性的会议,由高层领导主持的,或者高层领导的副手来主持;
5、参会人员:组织此次会议需要哪些部门或人员参加,一般领导会告诉你的,要是没有及时说明,你要问清楚。一般参会人员遵照“职务对等原则”,即同一级别的人参加,以及具体项目实施人要参加。若是重大决策会,一般采取奇数人数参加,这样好投票表决,这些都是常识性的经验;
6、会议场所:即开会的地点,根据级别或人数要求来定,若参会人数多,一般选择公司大会议室举行,人数少的选择公司小会议室进行,高级别的会议,一般在公司高层指定的会议室召开,若有外来贵宾参会的会议,一般选择在公司豪华会议室召开等;
7、会议召集人:即这场会议是谁来召集的,一般来说,涉及到跨部门公司高级别的会议,是由公司最高层召集,否则可由部门分管领导召集,要是级别错乱,势必达不成会议效果,或引起参会领导重视程度不够等;
8、会议议题或议程安排:这是会议通知的主体部分,此次会议讨论什么内容和议题,会议议程顺序安排等,一定要写清楚,便于参会人员做好充分准备,有的需要提前提交会议资料的,有的需要做好会前沟通的,都是达成会议效果的重中之重。若需要提交会前资料的,务必写清楚提交日期,提交日期至少要提前到会议开始前一天,便于总结归纳,了解会议问题解决的实情,便于领导提前审阅与决策,从而减少参会人员准备不充分,达不成会议效果;
9、会议提醒或注意事项:有的会议需要提前准备一些道具或文件,以及遇到一些特殊情况的解决措施,以及会场纪律等提醒事项,都要写清楚,便于参会者有个充分准备;
除了以上提出的9点必备条款外,为了提高会议效果,达成会议共识,我们在会议通知拟定好后,必须要提交给直属领导审阅,直至最后批准后才可下发,不可草率了事。再者,无论是下发纸质版会议通知,还是邮件形式下发,都需要接收方确认签收。最后要在会议开始前一天做好口头或电话通知,提醒参会者准时参会,防止意外情况发生,做到万无一失。只有这样去工作,才能称得上是一名好员工或好领导。